Solicitação de cotação (RFQ)
O que é uma solicitação de cotação (RFQ)?
Uma solicitação de cotação (RFQ), também conhecida como convite para licitação (IFB), é um processo no qual uma empresa solicita fornecedores e contratados selecionados para enviar cotações de preços e licitações para a chance de cumprir determinadas tarefas ou projetos. O processo de RFQ é especialmente importante para empresas que precisam de um fornecimento consistente de um número específico de produtos padrão. As empresas podem enviar RFQs sozinhas ou antes de uma solicitação de proposta (RFP).
Como funcionam as solicitações de cotação
Uma RFQ geralmente é a primeira etapa no envio de uma solicitação de proposta (RFP). Esses dois documentos são semelhantes, pois fornecem detalhes do projeto ou dos serviços necessários, mas as RFQs geralmente solicitam uma cotação de preço mais abrangente. Além disso, as empresas geralmente projetam RFQs para produtos genéricos em que a quantidade necessária é conhecida, e RFPs são para projetos de nicho exclusivos, onde as quantidades e especificações são desconhecidas.
Além dos preços, as RFQs podem incluir detalhes como condições de pagamento, fatores que podem influenciar a seleção de propostas de uma empresa, prazo de envio e afins. Uma agência governamental que deseja comprar 500 computadores com um tamanho específico de disco rígido e velocidade de processamento, por exemplo, enviaria uma RFQ para vários fornecedores como possíveis licitantes.
Como o formato da RFQ é uniforme dentro de uma determinada empresa, quando as RFQs retornam com cotações de preços, a empresa solicitante pode compará-las facilmente. Normalmente, um processo de RFQ consiste em quatro seções: a fase de preparação, a fase de processamento, a fase de concessão e a fase de fechamento. A empresa geralmente adjudicará o contrato ao fornecedor que atender aos critérios mínimos de qualificação e apresentar a oferta mais baixa.
Considerações Especiais
RFQs não são anúncios públicos. Como a empresa solicitante envia RFQs apenas para empresas em que confia, ela não precisa preparar uma longa documentação de aquisição. Além disso, diferentemente de uma solicitação pública, uma empresa pode receber de volta apenas o número de lances que solicitou, o que também economiza tempo.
O uso de uma RFQ reduz o tempo necessário para adquirir bens ou serviços. Também oferece um grau de segurança, pois uma empresa receberá ofertas apenas de fornecedores de sua preferência. Por outro lado, como as RFQs reduzem a quantidade de concorrência, uma empresa pode deixar de receber o preço mais baixo disponível ou aprender sobre novos fornecedores de alta qualidade.
Quando uma empresa recebe uma cotação em resposta a uma RFQ, não é uma oferta nem um contrato vinculativo. O solicitador oferecerá o trabalho ao fornecedor escolhido enviando-lhe uma ordem de compra, que, na verdade, é um contrato especificando os termos e condições do trabalho. Quando um fornecedor aceita e assina o pedido de compra, o contrato começa.
Destaques
Uma empresa geralmente envia uma RFQ quando a quantidade de um produto padrão é conhecida e as necessidades estão em andamento.
Uma RFQ pode ser enviada sozinha ou em conjunto com uma solicitação de proposta (RFP).
As RFQs não geram licitações e cotações não solicitadas, pois as empresas visam fornecedores e contratados específicos.
Uma solicitação de cotação (RFQ) é um processo de negócios no qual uma empresa solicita cotações de fornecedores e contratados selecionados para uma tarefa ou projeto específico.
