Faktura

Co to jest faktura?

Faktura jest dokumentem handlowym ze znacznikiem czasu, który wyszczególnia i rejestruje transakcję między kupującym a sprzedającym. W przypadku zakupu towarów lub usług na kredyt, faktura zazwyczaj określa warunki transakcji i zawiera informacje o dostępnych sposobach płatności.

paragon papierowy , rachunek sprzedaży, notę debetową,. fakturę sprzedaży lub zapis elektroniczny online.

Podstawy faktury

Faktura musi zawierać informację, że jest to faktura na pierwszej stronie rachunku. Zwykle ma unikalny identyfikator zwany numerem faktury, który jest przydatny do celów wewnętrznych i zewnętrznych. Faktura zazwyczaj zawiera dane kontaktowe sprzedawcy lub usługodawcy na wypadek błędu związanego z rozliczeniem.

Warunki płatności mogą być określone na fakturze, a także informacje dotyczące wszelkich rabatów, szczegółów wcześniejszej płatności lub opłat finansowych naliczonych za opóźnienia w płatnościach. Przedstawia również koszt jednostkowy towaru, łączną liczbę zakupionych jednostek, fracht, obsługę, wysyłkę i powiązane opłaty podatkowe oraz przedstawia całkowitą należną kwotę.

Firmy mogą po prostu wysłać wyciąg na koniec miesiąca jako fakturę za wszystkie zaległe transakcje. W takim przypadku oświadczenie musi wskazywać, że kolejne faktury nie będą wysyłane. Historycznie faktury były rejestrowane na papierze, często z wieloma wygenerowanymi kopiami, tak aby zarówno kupujący, jak i sprzedający posiadali zapis transakcji dla własnej ewidencji. Obecnie faktury generowane komputerowo są dość powszechne. Można je wydrukować na papierze na żądanie lub wysłać pocztą elektroniczną do stron transakcji. Ewidencja elektroniczna pozwala również na łatwiejsze wyszukiwanie i sortowanie poszczególnych transakcji czy określonych dat.

Faktura pro forma to wstępny rachunek sprzedaży wysyłany kupującym przed wysyłką lub dostawą towaru. Faktura zazwyczaj zawiera opis zakupionych przedmiotów i inne ważne informacje, takie jak waga przesyłki i opłaty za transport. Faktury pro forma często wchodzą w grę w transakcjach międzynarodowych, zwłaszcza dla celów celnych w imporcie.

Faktura pro forma jest umową wiążącą, chociaż warunki sprzedaży mogą ulec zmianie.

Znaczenie daty wystawienia faktury

Data wystawienia faktury reprezentuje czas i datę z sygnaturą czasową, w której towary zostały zafakturowane, a transakcja została oficjalnie zarejestrowana. Dlatego data wystawienia faktury zawiera istotne informacje dotyczące płatności, ponieważ dyktuje okres kredytowania i termin płatności rachunku. Jest to szczególnie istotne w przypadku podmiotów oferujących kredyt, np. netto 30. Faktyczny termin płatności faktury to zazwyczaj 30 dni od daty wystawienia faktury. Podobnie firmy oferują klientom opcję zwrotu produktów, które zazwyczaj mają termin określony na podstawie określonej liczby dni od dowodu zakupu, jak wskazano na fakturze.

E-fakturowanie

Od czasu nadejścia ery komputerów ludziom i firmom łatwiej było polegać na fakturowaniu elektronicznym jako alternatywie dla dokumentów papierowych. Fakturowanie elektroniczne lub e-fakturowanie to forma fakturowania elektronicznego służąca do generowania, przechowywania i monitorowania dokumentów związanych z transakcjami pomiędzy stronami oraz zapewniania przestrzegania warunków ich umów.

Te dokumenty elektroniczne mogą obejmować faktury i rachunki, zamówienia zakupu, noty debetowe i kredytowe, warunki i instrukcje płatności oraz pokwitowania przelewu. Faktury cyfrowe są zwykle wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, strony internetowej lub aplikacji. Zalety to:

• Trwałość i odporność na uszkodzenia fizyczne

• Łatwość wyszukiwania i sortowania według konkretnych nazw, terminów lub dat

• Zwiększona możliwość kontroli

• Możliwość drukowania lub powielania na żądanie

• Umiejętność zbierania danych i business intelligence

• Zmniejszenie zużycia papieru

Fakturowanie elektroniczne obejmuje kilka technologii i opcji wejścia i jest używane jako ogólne określenie do opisania dowolnej metody, za pomocą której faktura jest elektronicznie przedstawiana klientowi w celu zapłaty. Kilka standardów e-fakturowania, takich jak EDIFACT i UBL, zostało opracowanych na całym świecie w celu ułatwienia przyjęcia i wydajności.

Faktury i rachunki płatne

Faktury śledzą sprzedaż produktu do celów kontroli zapasów, księgowości i podatków, co pomaga w śledzeniu zobowiązań i podobnych zobowiązań. Wiele firm wysyła produkt i oczekuje płatności w późniejszym terminie, więc całkowita należna kwota staje się kontem płatniczym dla kupującego i należnością dla sprzedającego.

Współczesne faktury są przesyłane elektronicznie, a nie w formie papierowej. W przypadku zgubienia faktury kupujący może poprosić sprzedawcę o kopię. Użycie faktury oznacza obecność kredytu, ponieważ sprzedawca wysłał produkt lub wykonał usługę bez otrzymania gotówki z góry.

Faktury różnią się od zamówień zakupu, które są tworzone przed zamówieniem towaru lub usługi przez klienta.

Faktury i kontrole wewnętrzne

Faktury są krytycznym elementem kontroli wewnętrznej rachunkowości. Opłaty na fakturze muszą zostać zatwierdzone przez odpowiedzialny personel zarządzający. Alternatywnie faktura jest dopasowywana do zamówienia i po uzgodnieniu informacji następuje płatność za zatwierdzone transakcje. Firma audytorska zapewnia, że faktury są wprowadzane do odpowiedniego okresu księgowego podczas testowania odcięcia wydatków.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Opłaty znalezione na fakturze muszą zostać zatwierdzone przez odpowiedzialny personel zarządzający.

• Faktury są krytycznym elementem kontroli i audytów wewnętrznych rachunkowości.

• Faktury zazwyczaj określają warunki płatności, koszty jednostkowe, wysyłkę, obsługę i wszelkie inne warunki określone podczas transakcji.

• Faktura to dokument zawierający zapis transakcji między kupującym a sprzedającym, taki jak paragon papierowy ze sklepu lub zapis online od sprzedawcy internetowego.