Budgetavvikelse

Vad är en budgetavvikelse?

En budgetavvikelse är ett periodiskt mått som används av regeringar, företag eller individer för att kvantifiera skillnaden mellan budgeterade och faktiska siffror för en viss redovisningskategori. En gynnsam budgetavvikelse hänvisar till positiva avvikelser eller vinster; en ogynnsam budgetavvikelse beskriver negativ avvikelse, vilket indikerar förluster eller underskott. Budgetavvikelser uppstår eftersom prognosmakare inte kan förutsäga framtida kostnader och intäkter med fullständig noggrannhet.

Budgetavvikelser kan uppstå i stor utsträckning beroende på antingen kontrollerade eller okontrollerbara faktorer. Till exempel är en dåligt planerad budget och arbetskostnader kontrollerbara faktorer. Okontrollerbara faktorer är ofta externa och uppstår från händelser utanför företaget, till exempel en naturkatastrof.

Förstå budgetavvikelser

Det finns tre primära orsaker till budgetavvikelser: fel, förändrade affärsförhållanden och ouppfyllda förväntningar.

1. Fel från skaparna av budgeten kan uppstå när budgeten sammanställs. Det finns ett antal anledningar till detta, inklusive felaktig matematik, användning av felaktiga antaganden eller att förlita sig på inaktuella eller dåliga data.

2. Förändrade affärsförhållanden, inklusive förändringar i den övergripande ekonomin eller global handel, kan orsaka budgetavvikelser. Det kan bli en ökning av kostnaderna för råvaror eller så kan en ny konkurrent ha kommit in på marknaden för att skapa prispress. Politiska och regulatoriska förändringar som inte var korrekt förutspådda ingår också i denna kategori.

3. Budgetavvikelser kommer också att uppstå när ledningsgruppen överträffar eller underpresterar förväntningarna. Förväntningarna är alltid baserade på uppskattningar och projekt, som också förlitar sig på värdena av input och antaganden som är inbyggda i budgeten. Som ett resultat är avvikelser vanligare än vad företagsledare vill att de ska vara.

Betydelsen av en budgetavvikelse

En avvikelse bör på lämpligt sätt anges som "gynnsam" eller "ogynnsam". En gynnsam avvikelse är en där intäkterna kommer in högre än budgeterat, eller när kostnaderna är lägre än förutspått. Resultatet kan bli större intäkter än ursprungligen prognostiserat. Omvänt uppstår en ogynnsam avvikelse när intäkterna understiger det budgeterade beloppet eller kostnaderna är högre än förutspått. Som ett resultat av avvikelsen kan nettoresultatet vara lägre än vad förvaltningen ursprungligen förväntade sig.

Om avvikelserna anses vara väsentliga kommer de att undersökas för att fastställa orsaken. Sedan får ledningen i uppdrag att se om den kan åtgärda situationen. Definitionen av material är subjektiv och olika beroende på företaget och avvikelsens relativa storlek. Men om en väsentlig avvikelse kvarstår under en längre tidsperiod måste ledningen sannolikt utvärdera sin budgetprocess.

Budgetavvikelse i en flexibel budget kontra en statisk budget

En flexibel budget tillåter ändringar och uppdateringar som kan göras när antaganden som används för att utforma budgeten ändras. En statisk budget förblir dock densamma även om antagandena ändras. Den flexibla budgeten möjliggör alltså större anpassningsförmåga till förändrade omständigheter och bör resultera i mindre budgetavvikelser, både positiva och negativa.

Till exempel, förutsatt att produktionen minskar, kommer de rörliga kostnaderna också att bli lägre. Med en flexibel budget återspeglas detta och resultaten kan utvärderas på denna lägre produktionsnivå. Under en statisk budget förblir den ursprungliga produktionsnivån densamma, och den resulterande variansen är inte lika avslöjande. Det är värt att notera att de flesta företag använder en flexibel budget just av denna anledning.

Exempel på ogynnsam varians

Som ett exempel, låt oss säga att ett företags försäljning var budgeterad till $250 000 för årets första kvartal. Men företaget genererade bara 200 000 dollar i försäljning eftersom efterfrågan sjönk bland konsumenterna. Den ogynnsamma avvikelsen skulle vara 50 000 USD, eller 20 %.

På liknande sätt, om utgifterna beräknades vara 200 000 USD för perioden men faktiskt var 250 000 USD, skulle det finnas en ogynnsam avvikelse på 50 000 USD, eller 25 %.

##Höjdpunkter

• En budgetavvikelse är en redovisningsterm som beskriver fall där faktiska kostnader antingen är högre eller lägre än standardkostnaderna eller beräknade kostnader.

• En ogynnsam eller negativ budgetavvikelse tyder på ett budgetunderskott, vilket kan uppstå på grund av att intäkter missar eller kostnader kommer in högre än förväntat.

• Avvikelser kan uppstå av interna eller externa skäl och inkluderar mänskliga fel, dåliga förväntningar och förändrade affärs- eller ekonomiska förhållanden.