发票

什么是发票？

发票是带有时间戳的商业文件，它详细列出并记录买卖双方之间的交易。如果商品或服务是赊购的，发票通常会详细说明交易条款并提供有关可用付款方式的信息。

发票的类型可能包括纸质收据、销售单、借记单、销售发票或在线电子记录。

发票的基础知识

发票必须在账单正面注明它是发票。它通常有一个称为发票编号的唯一标识符，可用于内部和外部参考。发票通常包含卖方或服务提供商的联系信息，以防出现与计费有关的错误。

发票上可能会列出付款条款，以及与任何折扣、提前付款细节或为延迟付款评估的财务费用有关的信息。它还显示了项目的单位成本、购买的总单位、运费、装卸、运输和相关税费，并概述了欠款总额。

公司可以选择简单地发送月末报表作为所有未完成交易的发票。如果是这种情况，声明必须表明不会发送后续发票。从历史上看，发票是记录在纸上的，通常会生成多份副本，以便买卖双方各自拥有交易记录以供自己记录。目前，计算机生成的发票相当普遍。它们可以按需打印到纸上，也可以通过电子邮件发送给交易各方。电子记录还允许更轻松地搜索和分类特定交易或特定日期。

形式发票是在货物装运或交付之前发送给买家的初步销售单。发票通常会描述购买的物品和其他重要信息，例如运输重量和运输费用。形式发票通常在国际交易中发挥作用，特别是用于进口海关目的。

形式发票是具有约束力的协议，但销售条款可能会发生变化。

##发票日期的重要性

发票日期代表货物开票和交易正式记录的时间戳时间和日期。因此，发票日期包含有关付款的基本信息，因为它规定了账单的信用期限和到期日。这对于提供信用的实体尤其重要，例如 net 30。发票的实际到期日通常是发票日期后 30 天。同样，公司为客户提供退货选项，退货期限通常基于购买证明后的特定天数，如发票所示。

电子发票

自计算机时代到来以来，人们和企业发现依靠电子发票作为纸质文件的替代品更容易。电子发票或电子发票是一种电子计费形式，用于生成、存储和监控各方之间的交易相关文件，并确保其协议条款得到履行。

这些电子文件可能包括发票和收据、采购订单、借方和贷方票据、付款条件和说明以及汇款单。数字发票通常通过电子邮件、网页或应用程序发送。优点包括：

持久性和对物理伤害的抵抗力
易于搜索和排序特定名称、术语或日期
增加可审计性
按需打印或复制的能力
数据收集和商业智能的能力
减少纸张使用

电子发票包括多种技术和输入选项，并被用作一个通用术语，用于描述以电子方式向客户提供发票以进行付款的任何方法。一些电子发票标准，如 EDIFACT 和 UBL，已在世界各地开发，以促进采用和效率。

发票和应付账款

发票跟踪产品的销售情况，用于库存控制、会计和税收目的，这有助于跟踪应付账款和类似的到期义务。许多公司运送产品并期望在以后付款，因此应付总额成为买方的应付账款和卖方的应收账款。

现代发票以电子方式传输，而不是纸质发票。如果发票丢失，买方可以向卖方索取副本。发票的使用代表了信用的存在，因为卖方在没有预先收到现金的情况下发送了产品或提供了服务。

发票不同于采购订单，后者是在客户订购商品或服务之前创建的。

发票和内部控制

发票是会计内部控制的关键要素。发票上的费用必须由负责的管理人员批准。或者，发票与采购订单相匹配，并在核对信息后，为批准的交易付款。审计公司确保在测试费用截止时将发票输入适当的会计期间。

＃＃强调

发票上的费用必须得到负责管理人员的批准。
发票是会计内部控制和审计的关键要素。
发票通常概述付款条款、单位成本、运输、处理以及交易期间概述的任何其他条款。
发票是保存买卖双方交易记录的文件，例如来自商店的纸质收据或来自电子零售商的在线记录。