سجل الدفعة

ما هو سجل رأس الدُفعات؟

سجل رأس الدُفعة هو جزء قياسي من المعلومات الوصفية فيما يتعلق بنقل مجموعة من البيانات (دفعة) ، عادةً داخل المجال المصرفي. يحتوي سجل رأس الدُفعة على تحديد أصل المعاملة ويلخص عمليات الخصم والائتمانات المتضمنة وهو أمر حاسم للمعالجة الناجحة للدُفعة. هذا هو عنصر أساسي في معالجة الدُفعات.

على الرغم من أن سجل رأس الدُفعة يُستخدم في الغالب في المعاملات المصرفية ، إلا أنه يُستخدم أيضًا في عمليات النقل المهمة الأخرى ، مثل بين الشركات والأقسام والمستشفيات.

كيف تعمل سجلات الدُفعات

في البنوك ، يتم استخدام سجل رأس الدُفعة في غرفة المقاصة الآلية (ACH) ، وهي عبارة عن نظام تحويل أموال إلكتروني موجه نحو الدُفعات. للبدء ، يتم إعطاء المعاملة سجل رأس ملف لتحديد أصل الملف وخصائصه. ويتبع ذلك عدد من الدُفعات ، لكل منها سجل رأس الدُفعة الخاص بها. عند دمجها مع سجلات تفاصيل الإدخال ، يصف سجل رأس الدُفعة المعاملة بالكامل.

تحتوي كل دفعة أيضًا على سجلات تفاصيل الإدخال ، يمكن اتباع كل منها بسجل واحد أو أكثر من السجلات الإضافية ، حسب الضرورة أو وفقًا لما يقتضيه رمز SEC المستخدم.

معالجة الدُفعات هي معالجة المعاملات في مجموعة أو دُفعة. لا يلزم تدخل المستخدم بمجرد أن تتم معالجة الدُفعات. يميز هذا معالجة الدُفعات عن معالجة المعاملات ، والتي تتضمن معالجة المعاملات واحدة تلو الأخرى وتتطلب تفاعل المستخدم.

بينما يمكن تنفيذ معالجة الدُفعات في أي وقت ، إلا أنها مناسبة بشكل خاص لمعالجة نهاية الدورة ، مثل معالجة تقارير البنك في نهاية اليوم أو إنشاء كشوف رواتب شهرية أو نصف شهرية.

المعلومات المدرجة في سجل رأس الدُفعة

عادةً ما يبدأ سجل رأس الدُفعة برمز نوع السجل ، وهو رمز رقمي يشير إلى أن السجل عبارة عن سجل رأس دُفعي. يحدد سجل رأس الدُفعة أيضًا الشركة أو المؤسسة التي تم إنشاء الدُفعة التي يجب اتباعها منها. سيحدد أيضًا الغرض من الإدخالات الموجودة في الدفعة. على سبيل المثال ، قد يقوم المنشئ بتضمين رمز مثل "المرتب" أو "فاتورة الكهرباء" في رمز رأس الدُفعة للإشارة إلى الغرض من المعاملات المراد وصفها في إدخالات الدُفعات.

سيشير رمز رأس الدُفعة أيضًا إلى تاريخ الدخول الفعلي لجميع المعاملات المضمنة في الدُفعة. تنطبق هذه البيانات على جميع سجلات تفاصيل الإدخال في الدُفعة.

إذا كان المنشئ يرغب في تغيير أو تغيير أي من تاريخ الإدخال الفعلي أو بيانات الغرض ، فإنه يحتاج إلى إنشاء دُفعة جديدة من أجل تصنيف تلك البيانات ضمن سجل رأس الدُفعة. على سبيل المثال ، إذا أراد المنشئ معالجة المدفوعات لكلٍ من الراتب العادي ومكافآت الموظفين ، فعليه إنشاء دفعتين مع سجلين لرأس الدُفعة ، واحدة لـ "كشوف المرتبات" والأخرى لـ "المكافآت". المعلومات المضمنة في سجل رأس الدُفعة ضرورية للمعالجة الفعالة والدقيقة للدُفعة.

يُنسب إلى هيرمان هوليريث (1860-1929) تطوير البطاقة المثقوبة حوالي عام 1890 عندما كان يعمل كخبير إحصائي في مكتب الإحصاء الأمريكي. كانت هذه البطاقة المثقوبة هي البذرة لمعالجة الدُفعات على نطاق واسع بعد حوالي 50 عامًا.

يسلط الضوء

• في البنوك ، غالبًا ما يتم تجميع العديد من المعاملات معًا في دفعة واحدة من أجل معالجة وتصفية أكثر كفاءة.

• سجل رأس الدُفعة هو المعلومات والبيانات الوصفية المتعلقة بدفعة معينة من المعاملات ، تُستخدم في مقاصة ACH.

• قد يتم وضع علامة على الدُفعات في السجل الرئيسي لأغراض مثل الرواتب أو الحسابات المستحقة الدفع.