التوثيق
ما هو التوثيق؟
عند حدوث التوثيق ، يشهد كاتب العدل على صحة أي توقيع مرفق بمستند. يعمل كتاب العدل كوكلاء حكوميين ليشهدوا صحة التوقيعات الملحقة بشهادات قانونية.
فهم التوثيق
في الولايات المتحدة ، يمكن لكتاب العدل توثيق المستندات والعمل كوكلاء للدولة التي تم تسجيلهم فيها. يحمل المستند الموثق وزنًا قانونيًا لأن كاتب العدل يعمل كشاهد طرف ثالث محايد على صحة طرف أو أكثر يوقعون اتفاقية أو إفادة خطية أو شهادة أو مستندات أخرى مماثلة.
تطلب معظم الولايات من كتاب العدل توثيق المستندات عن طريق ختمها بالختم الرسمي والتوقيع بالأحرف الأولى على الختم. في بعض الحالات ، يشمل التوثيق إعداد شهادة قانونية. تسمح بعض الولايات الآن بتوثيق المستندات عبر الإنترنت باستخدام كاميرات الفيديو والتطبيقات عبر الإنترنت.
لا يتلقى كتاب العدل عادةً أي أجر من الحكومة مقابل عملهم. بدلاً من ذلك ، يفرضون رسومًا على الأنشطة المتعلقة بالموثق ، بما في ذلك توثيق المستندات. في حين أن الرسوم المفروضة قد تختلف ، فإن بعض الولايات تضع رسومًا قياسية أو الحد الأقصى للرسوم المسموح بها لخدمات معينة.
تقدم العديد من البنوك وبعض الشركات الأخرى ، مثل UPS ، خدمات التوثيق لعملائها.
متطلبات التوثيق
الشرط الأكثر أهمية للتوثيق هو أن التوقيعات على الوثيقة يجب أن تكون مصدقة من قبل كاتب عدل معتمد. في الولايات المتحدة ، الولايات هي المسؤولة عن تصديق الموثقين ، وتفرض عليهم متطلبات مختلفة ، ومع ذلك ، هناك بعض المتطلبات الأساسية المتشابهة في معظم الولايات. يجب أن يكون الموثقون أكثر من 18 عامًا ، من سكان الولاية التي يرغبون في أن يكونوا موثقين ، وليس لديهم أحكام جنائية (ما لم يتم استعادة حقوقهم). قد تكون هناك متطلبات أخرى كذلك. على سبيل المثال ، تطلب كاليفورنيا من كتاب العدل أن يأخذوا دروسًا .
يتطلب التوثيق أيضًا عادةً أن يقوم كاتب العدل المعتمد بختم المستند بختم رسمي. يمكن لكتاب العدل شراء هذه الطوابع كجزء من مجموعة بأسعار معقولة.
أخيرًا ، عادةً ما يطلب كتاب العدل بطاقة الهوية. سيرغبون في رؤية الأشخاص يوقعون المستندات شخصيًا أو عبر الفيديو المباشر. لا يعمل إحضار المستندات الموقعة من قبل شخص آخر ليتم توثيقها. ومع ذلك ، سيسافر بعض الموثقين لمشاهدة التوقيعات مقابل رسوم.
مزايا وعيوب التوثيق
أهم ميزة للحصول على وثيقة موثقة هي أنها مطلوبة قانونًا في بعض الحالات. حتى عندما لا يكون ذلك مطلوبًا قانونيًا ، فإن التوثيق يزيد الثقة في أن المستند قد تم توقيعه بالفعل من قبل الأطراف المعنية.
من ناحية أخرى ، يتم استدعاء كتاب العدل في بعض الأحيان لمشاهدة التوقيعات على I-9s وغيرها من الوثائق الرسمية التي لا تحتاج إلى توثيق. في بعض الحالات ، قد يؤدي استخدام ختم كاتب العدل إلى إبطال هذه المستندات.
أمثلة على التوثيق
عادةً ما تتطلب المستندات القانونية التي تتعامل مع الأمور الخطيرة أو التي يُقصد بها تمثيل معاملات ذات قيمة نقدية كبيرة توثيقًا. على سبيل المثال ، عادةً ما تتطلب الأطراف في المعاملات العقارية صكوكًا موثقة لتأكيد إضافي بأن المعاملة ستتوقف إذا تم الطعن فيها قانونيًا أو إذا حاول أحد الأطراف خرق الشروط في تاريخ لاحق.
تتطلب العديد من المستندات التي تمنح الحقوق القانونية الرئيسية أيضًا التوثيق. على سبيل المثال ، يجب عادةً توثيق عمليات نقل ملكية السيارات ، ونماذج التوجيه المتقدمة ، والنماذج التي تشير إلى التغييرات في التوكيل الرسمي حتى تكون قابلة للتنفيذ.
تتطلب معظم عمليات التوثيق أن يقدم كاتب العدل إما إقرارًا أو تشريعًا. يتطلب الإقرار أن يصادق كاتب العدل على أن الشخص الذي يوقع على مستند قد قدم الهوية وقدم إقرارًا قانونيًا بأنه وقع على مستند عن طيب خاطر. يجب أن تتضمن مستندات الرهن العقاري ، على سبيل المثال ، توقيعات المقترض والمُقرض.
يوفر القانون طبقة ثانية من الحماية من خلال مطالبة الفرد بالتوقيع على المستند أمام كاتب العدل بالإضافة إلى القسم بأنه يقوم بذلك عن طيب خاطر. في حين أن الاختلاف قد يبدو طفيفًا ، إلا أن بعض المستندات مثل الإقرارات القانونية تتطلب أن يوقع عليها الأطراف الذين يقسمون على المعلومات الواردة فيها ويقسمون على أنهم أدلوا بالبيان بصدق وإرادة. في هذه الحالات ، ستكون لغة الإقرار ، التي لا تحدد ما إذا كان الفرد قد وقع على مستند أمام كاتب عدل أم لا ، غير مقبولة.
يسلط الضوء
لا يتقاضى كتاب العدل أجرًا من الحكومة لقاء عملهم.
الوثيقة الموثقة لها وزن قانوني لأن كاتب العدل يعمل كشاهد طرف ثالث محايد.
عند حدوث التوثيق ، يشهد كاتب العدل على صحة أي توقيع ملحق بمستند.
يتطلب التوثيق وجود كاتب عدل ليشهد التوقيعات وعادة ختم كاتب العدل كذلك.
