IRS-Veröffentlichung 552
Was ist die IRS-Veröffentlichung 552?
Ein vom Internal Revenue Service (IRS) veröffentlichtes Dokument, das Informationen darüber enthält, welche Dokumente für Steuererklärungszwecke aufbewahrt werden müssen und wie lange.
Der IRS schlägt vor, genaue Aufzeichnungen zu führen, um Einkommensquellen zu identifizieren, Ausgaben im Auge zu behalten und die in der Steuererklärung enthaltenen Informationen sichern zu können. Die IRS-Veröffentlichung 552 gibt nicht die Methode der Aufzeichnung an.
Verständnis der IRS-Veröffentlichung 552
Korrekte Aufzeichnungen zu führen und leicht zugänglich zu sein, erleichtert die Steuererklärung und ist für die Festlegung einer angemessenen Kostenbasis für den Verkauf von Investitionen und Immobilien unerlässlich.
Grundlegende Aufzeichnungen sind jene Dokumente, die jeder aufbewahren sollte. Nach Angaben des IRS umfassen diese grundlegenden Aufzeichnungen:
W2s
1099s
Steuerrückzahlungen
Kontoauszüge
Maklererklärungen
Gehaltsabrechnungen
Verkaufsbelege, Quittungen oder Rechnungen für größere Einkäufe
Stornierte Schecks oder Zahlungsnachweise für größere Einkäufe
Versicherungspolicen
Abschlusserklärungen von Immobilientransaktionen
Taten
Titel (z. B. zu Autos oder Booten)
Personenstandsurkunden (z. B. Geburtsurkunden, Heiratsurkunden etc.)
Die IRS-Veröffentlichung 552 beschreibt die Art der Aufzeichnungen, die einzelne Steuerzahler führen sollten, nicht Unternehmen. Informationen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finden Sie in der IRS-Veröffentlichung 583.
Warum gute Aufzeichnungen führen
Der IRS hebt in Veröffentlichung 552 mehrere Gründe für eine gute Aufzeichnungsstrategie hervor, und zwar nicht nur aus steuerlichen Gründen. Weitere Punkte sind:
Bessere Budgetierung von Einnahmen und Ausgaben
Nachverfolgung der Kostenbasis für Immobilien, Erbschaften oder Investitionen
Beantragung von Krediten
Beantragung einer Versicherung
Aufzeichnungen können entweder in physischer Form (z. B. als Scheckbuch oder Hauptbuch) oder als elektronische Aufzeichnung unter Verwendung von Buchhaltungs- oder Buchhaltungssoftware geführt werden.
Wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden
Die folgenden Informationen stammen direkt von IRS.gov, die angeben, wie lange Einkommensteuererklärungen aufzubewahren sind. Die angegebenen Jahre beginnen nach Einreichung der Erklärung. Alle vor dem Fälligkeitsdatum eingereichten Erklärungen gelten als am Fälligkeitsdatum eingereicht.
Bewahren Sie Aufzeichnungen drei Jahre auf, wenn die nachstehenden Situationen (4), (5) und (6) nicht auf Sie zutreffen.
Bewahren Sie Aufzeichnungen für drei Jahre ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, oder zwei Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer bezahlt haben, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt, auf, wenn Sie nach Einreichung Ihrer Steuererklärung einen Antrag auf Gutschrift oder Rückerstattung stellen.
Bewahren Sie Aufzeichnungen für sieben Jahre auf, wenn Sie einen Anspruch auf Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsausfall geltend machen.
Bewahren Sie Aufzeichnungen für sechs Jahre auf, wenn Sie kein Einkommen melden, das Sie melden sollten, und es mehr als 25 % des in Ihrer Erklärung ausgewiesenen Bruttoeinkommens beträgt.
Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie keine Steuererklärung einreichen.
Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie eine betrügerische Rückgabe einreichen.
Bewahren Sie Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt
Höhepunkte
Diese Veröffentlichung richtet sich an einzelne Steuerzahler und geht nicht auf die Aufzeichnungen ein, die Sie beim Betreiben eines Unternehmens führen sollten.
Gute Buchhaltungspraktiken sind nicht nur für Steuern wichtig, sondern für viele Aspekte der persönlichen Finanzen, unter anderem bei der Aufnahme von Krediten, dem Kauf von Immobilien und dem Abschluss von Lebensversicherungen.
Die IRS-Publikation 552 mit dem Titel „Recordkeeping for Individuals“ behandelt, warum Sie Aufzeichnungen führen sollten, welche Art von Aufzeichnungen Sie aufbewahren sollten und wie lange Sie sie für Steuerzwecke aufbewahren sollten.
