Publikacja IRS 552

Co to jest publikacja IRS 552?

Dokument opublikowany przez Urząd Skarbowy (IRS), który zawiera informacje o tym, które dokumenty należy przechowywać i jak długo, do celów rozliczenia podatkowego.

IRS sugeruje prowadzenie dokładnej ewidencji w celu identyfikacji źródeł dochodu, śledzenia wydatków i możliwości tworzenia kopii zapasowych informacji zawartych w zeznaniu podatkowym. Publikacja IRS 552 nie wskazuje sposobu prowadzenia ewidencji.

Zrozumienie publikacji IRS 552

Prowadzenie dokładnych rejestrów i łatwy dostęp do tych rejestrów ułatwia rozliczanie podatków i jest niezbędne do ustalenia odpowiedniej podstawy kosztowej sprzedaży inwestycji i nieruchomości.

Podstawowe zapisy to te dokumenty, które każdy powinien zachować. Według IRS te podstawowe zapisy obejmują:

• W2s

• 1099s

• Zwrot podatku

• Wyciągi bankowe

• Oświadczenia maklerskie

• Odcinki wypłaty

• Pokwitowania sprzedaży, paragony lub faktury za większe zakupy

• Anulowane czeki lub dowód wpłaty za większe zakupy

• Polisy ubezpieczeniowe

• Końcowe zestawienia transakcji na rynku nieruchomości

• Czyny

• Tytuły (np. do samochodów lub łodzi)

• Akty stanu cywilnego (np. akty urodzenia, akty małżeństwa itp.)

Publikacja IRS 552 określa rodzaj ewidencji, którą powinni prowadzić poszczególni podatnicy, a nie firmy. Informacje na temat prowadzenia dokumentacji biznesowej można znaleźć w publikacji IRS 583.

Po co prowadzić dobre zapisy

IRS zwraca uwagę na kilka powodów, dla których warto przyjąć dobrą strategię prowadzenia dokumentacji w publikacji 552, nie tylko dla celów podatkowych. Inne punkty obejmują:

• Lepsze budżetowanie przychodów i wydatków

• Śledzenie podstawy kosztów nieruchomości, spadków lub inwestycji

• Ubieganie się o pożyczki

• Ubieganie się o ubezpieczenie

Zapisy mogą być prowadzone w formie fizycznej (np. książeczkę czekową lub księgę rachunkową) lub w formie elektronicznej za pomocą oprogramowania księgowego lub księgowego.

Jak długo przechowywać dokumentację

Poniższe informacje pochodzą bezpośrednio z IRS.gov, który określa, jak długo należy przechowywać zeznania podatkowe. Podane lata rozpoczynają się po złożeniu zeznania. Wszelkie zwroty złożone przed terminem uważa się za złożone w terminie.

1. Przechowuj dokumentację przez trzy lata, jeśli sytuacje (4), (5) i (6) poniżej Cię nie dotyczą.

2. Przechowuj dokumentację przez trzy lata od daty złożenia pierwotnego zeznania lub przez dwa lata od daty zapłacenia podatku, w zależności od tego, co nastąpi później, jeśli złożysz wniosek o kredyt lub zwrot po złożeniu zeznania.

3. Przechowuj dokumentację przez siedem lat, jeśli złożysz wniosek o stratę z tytułu bezwartościowych papierów wartościowych lub odliczenia nieściągalnych długów.

4. Przechowuj dokumentację przez sześć lat, jeśli nie zgłaszasz dochodu, który powinieneś zgłosić, a jest to więcej niż 25% dochodu brutto wykazanego w zeznaniu.

5. Przechowuj dokumentację bezterminowo, jeśli nie złożysz deklaracji.

6. Przechowuj dokumentację bezterminowo, jeśli złożysz fałszywe oświadczenie.

7. Przechowuj ewidencję podatkową dotyczącą zatrudnienia przez co najmniej cztery lata od dnia, w którym podatek staje się należny lub zapłacony, w zależności od tego, co nastąpi później

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Niniejsza publikacja jest przeznaczona dla indywidualnych podatników i nie omawia ewidencji, którą należy prowadzić prowadząc działalność gospodarczą.

• Dobre praktyki prowadzenia ewidencji są ważne nie tylko w przypadku podatków, ale także w wielu aspektach finansów osobistych, między innymi w zakresie uzyskiwania kredytów, zakupu nieruchomości i ubezpieczenia na życie.

• Publikacja IRS 552, zatytułowana Prowadzenie ewidencji dla osób fizycznych, wyjaśnia, dlaczego należy prowadzić ewidencję, jakie rodzaje ewidencji należy przechowywać i jak długo należy je przechowywać dla celów podatkowych.