Publicação do IRS 552
O que é a publicação 552 do IRS?
Documento publicado pelo Internal Revenue Service (IRS) que fornece informações sobre quais documentos devem ser mantidos em arquivo e por quanto tempo, para fins de declaração de impostos.
A Receita Federal sugere manter registros precisos para identificar as fontes de renda, acompanhar as despesas e poder fazer backup das informações fornecidas na declaração de imposto. A publicação 552 do IRS não indica o método de manutenção de registros.
Compreendendo a publicação 552 do IRS
Manter registros precisos e ter esses registros prontamente acessíveis facilita o arquivamento de impostos e é essencial para definir a base de custo adequada para a venda de investimentos e propriedades.
Registros básicos são aqueles documentos que todos devem manter. De acordo com o IRS, esses registros básicos incluem:
W2s
1099s
Declarações fiscais
Extratos bancários
Declarações de corretagem
Contracheques
Boletos de vendas, recibos ou faturas para compras importantes
Cheques cancelados ou comprovante de pagamento para compras importantes
Apólices de seguro
Declarações de fechamento de transações imobiliárias
Feitos
Títulos (por exemplo, para carros ou barcos)
Registros vitais (por exemplo, certidões de nascimento, certidões de casamento, etc.)
A publicação 552 do IRS descreve o tipo de registros que os contribuintes individuais devem manter, não as empresas. Consulte a publicação 583 do IRS para manutenção de registros comerciais.
Por que manter bons registros
A Receita Federal destaca vários motivos para adotar uma boa estratégia de escrituração na Publicação 552, e não apenas para fins fiscais. Outros pontos incluem:
Melhor orçamento de receitas e despesas
Manter o controle da base de custos em propriedades, heranças ou investimentos
Solicitação de empréstimos
Solicitação de seguro
Os registros podem ser mantidos em formato físico (por exemplo, um talão de cheques ou livro-razão) ou como um registro eletrônico usando software de contabilidade ou escrituração.
Por quanto tempo manter registros
As informações a seguir são diretamente do IRS.gov, que informa por quanto tempo manter as declarações de imposto de renda. Os anos especificados começam após a apresentação da declaração. Quaisquer devoluções apresentadas antes da data de vencimento são consideradas como tendo sido apresentadas na data de vencimento.
Mantenha registros por três anos se as situações (4), (5) e (6) abaixo não se aplicarem a você.
Mantenha os registros por três anos a partir da data em que você apresentou sua declaração original ou dois anos a partir da data em que você pagou o imposto, o que ocorrer mais tarde, se você fizer uma solicitação de crédito ou reembolso após a declaração.
Mantenha registros por sete anos se você registrar uma reclamação por perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas incobráveis.
Mantenha registros por seis anos se você não informar a renda que deve informar, e ela for superior a 25% da renda bruta apresentada em sua declaração.
Mantenha registros indefinidamente se você não apresentar uma declaração.
Mantenha registros indefinidamente se você apresentar uma devolução fraudulenta.
Manter registros fiscais de emprego por pelo menos quatro anos após a data em que o imposto se torna devido ou é pago, o que ocorrer mais tarde
Destaques
Esta publicação destina-se a contribuintes individuais e não discute os registros que você deve manter ao operar um negócio.
Boas práticas de manutenção de registros são importantes não apenas para impostos, mas para muitos aspectos das finanças pessoais, desde a obtenção de empréstimos, compra de imóveis, seguro de vida, entre outros.
A publicação 552 do IRS, intitulada Recordkeeping for Individuals, aborda por que você deve manter registros, que tipos de registros você deve manter e por quanto tempo você deve mantê-los para fins fiscais.
