Transportkosten

Was sind Transportkosten?

Der Begriff Transportkosten bezieht sich auf spezifische Kosten, die einem Arbeitnehmer oder selbstständigen Steuerzahler entstehen, der zu Geschäftszwecken reist. Transportkosten sind eine Teilmenge der Reisekosten, die alle Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen wie Taxifahrten, Kraftstoff, Parkgebühren, Unterkunft, Mahlzeiten, Trinkgelder, Reinigung, Versand und Telefongebühren umfassen, die Mitarbeitern entstehen und deren Erstattung sie verlangen können von ihren Arbeitgebern. Einige Transportkosten können bei der Steuererklärung eines Mitarbeiters steuerlich abgesetzt werden.

Wie Transportkosten funktionieren

Transportkosten sind alle Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen von Mitarbeitern des Unternehmens. Ein Mitarbeiter, der für eine Geschäftsreise reist, kann im Allgemeinen die Kosten für Reise, Hotel, Verpflegung und alle anderen damit verbundenen Ausgaben als Transportkosten geltend machen. Zu diesen Kosten zählen unter Umständen auch die Reisen von zu Hause aus zu einem vorübergehenden Arbeitsplatz. Beispielsweise kann ein Arbeitnehmer, dessen Reisegebiet nicht auf seinen Steuerwohnsitz beschränkt ist, diese Reise im Allgemeinen als Transportkosten geltend machen.

Diese Ausgaben sind jedoch enger gefasst. Sie beziehen sich nur auf die Nutzung oder die Kosten für den Unterhalt eines Autos, das für geschäftliche Zwecke oder den Transport mit Bahn, Flugzeug, Bus, Taxi oder anderen Transportmitteln für geschäftliche Zwecke verwendet wird. Diese Aufwendungen können sich auch auf Abzüge für Unternehmen und Selbständige bei der Abgabe der Steuererklärung beziehen. Hin- und Rückfahrt zählen jedoch nicht zu den Fahrtkosten.

Fahrtkosten gelten nicht als abzugsfähige Fahrtkosten.

Transportkosten können nur dann steuerlich abgesetzt werden, wenn sie in direktem Zusammenhang mit dem Hauptgeschäft stehen, für das eine Person arbeitet. Wenn beispielsweise ein Reisender im selben Geschäft oder Gewerbe an einem oder mehreren regulären Arbeitsorten arbeitet, die nicht zu Hause sind, wie z. B. ein Bauarbeiter, gelten dies als Transportkosten. Wenn ein Reisender keinen festen Arbeitsplatz hat, aber hauptsächlich in derselben Metropolregion arbeitet, in der er lebt, kann er ebenfalls eine Reisekostenpauschale geltend machen, wenn er zu einem Arbeitsplatz außerhalb seines Metropolgebiets reist. Andererseits ist die Geltendmachung von Fahrtkosten, ohne dass Sie tatsächlich für das Unternehmen gereist sind, nicht zulässig und kann als Steuerhinterziehung angesehen werden.

Steuerzahler müssen gute Aufzeichnungen führen, um Reisekosten geltend zu machen. Quittungen und andere Nachweise müssen vorgelegt werden, wenn reisebezogene erstattungsfähige oder steuerlich absetzbare Ausgaben geltend gemacht werden.

Besondere Überlegungen

Gemäß dem Internal Revenue Service (IRS) sind Reise- oder Transportkosten wie folgt definiert: „...die gewöhnlichen und notwendigen Ausgaben für das Wegreisen von zu Hause aus geschäftlichen, beruflichen oder beruflichen Gründen.“ Und es definiert „Wegreisen von zu Hause“ weiter als Pflichten, die „... erfordern, dass Sie sich wesentlich länger als an einem normalen Arbeitstag vom allgemeinen Bereich Ihres Steuerwohnsitzes fernhalten, und Sie müssen schlafen oder sich ausruhen, um die Anforderungen zu erfüllen Ihre Arbeit, wenn Sie nicht zu Hause sind."

Der IRS stellt in Veröffentlichung 463 Richtlinien für Transportkosten, Selbstbehalt, Abschreibung, Bedingungen, Ausnahmen, Erstattungssätze und mehr bereit. Reisende, die ihr Fahrzeug beruflich nutzen, können für das Steuerjahr 2020 57,5 Cent pro Meile geltend machen. Das ist ein Rückgang von 58 Cent, die für 2019 in Frage kommen. Der vom IRS festgelegte Satz, der als Abschreibung für die Standardfahrleistung des Unternehmens behandelt wird, beträgt zum 1. Januar 2021 26 Cent.

Höhepunkte

• Diese Ausgaben können vorbehaltlich der entsprechenden Beschränkungen und Richtlinien steuerlich abgesetzt werden.

• Ausgaben wie Kraftstoff, Parkgebühren, Unterkunft, Verpflegung und Telefongebühren, die den Mitarbeitern entstehen, können als Fahrtkosten geltend gemacht werden.

• Transportkosten sind eine Untergruppe der Reisekosten, die sich speziell auf die Kosten für den geschäftlichen Transport mit Auto, Flugzeug, Bahn usw. beziehen.