Kassenbon
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung, dass etwas Wertvolles von einer Partei auf eine andere übertragen wurde. Zusätzlich zu den Quittungen, die Verbraucher typischerweise von Verkäufern und Dienstleistern erhalten, werden Quittungen auch im Business-to-Business-Geschäft sowie bei Börsentransaktionen ausgestellt.
Beispielsweise erhält der Inhaber eines Futures-Kontrakts im Allgemeinen ein Lieferinstrument,. das als Quittung fungiert, indem es bei Ablauf des Futures-Kontrakts gegen den Basiswert eingetauscht werden kann.
Quittungen erklärt
Neben dem Eigentumsnachweis sind Quittungen aus anderen Gründen wichtig. Beispielsweise bestehen viele Einzelhändler darauf, dass ein Kunde eine Quittung vorlegen muss, um Artikel umzutauschen oder zurückzugeben, während andere verlangen, dass eine Quittung – die im Allgemeinen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausgestellt wird – für Produktgarantiezwecke vorgelegt wird. Quittungen können auch für Steuern wichtig sein, da der IRS die Dokumentation bestimmter Ausgaben verlangt. Der Internal Revenue Service (IRS) schlägt vor, dass die folgenden Arten von Quittungen, sofern sie generiert werden, von kleinen Unternehmen aufbewahrt werden:
Bruttoeinnahmen wie Kassenbänder, Pfandinformationen (Bar- und Kreditverkäufe), Quittungsbücher, Rechnungen, Formulare 1099-MISC
Quittungen von Einkäufen und Rohstoffen (Diese sollten den bezahlten Betrag zeigen und bestätigen, dass es sich um notwendige geschäftliche Einkäufe handelte; Dokumente können entwertete Schecks oder andere Dokumente sein, die den Zahlungsempfänger, den Betrag und den Nachweis der Zahlung/elektronischen Überweisungen identifizieren.)
Kassenbandbelege
Kreditkartenbelege und Kontoauszüge
Rechnungen
Kassenzettel für kleine Barzahlungen
Es wird angenommen, dass die Praxis, Quittungen für Steuerzwecke einzubehalten, aus dem alten Ägypten stammt. Landwirte und Händler suchten nach Möglichkeiten, Transaktionen zu dokumentieren, um Steuerausbeutung zu vermeiden. Statt Papier wurde Papyrus verwendet. In neuerer Zeit nutzten Londoner Banken die Druckmaschinen der industriellen Revolution, um Quittungen mit ihren eigenen Marken zu drucken.
Kurzinfo
Der Thermodruck ist die am häufigsten verwendete Form des physischen Belegdrucks, da er kostengünstig und einfach zu verwenden ist. Heutzutage weichen Papierbelege jedoch zunehmend elektronischen Belegen in Form von E-Mails oder anderen digitalen Aufzeichnungen.
IRS-Anforderungen für digitale Quittungen
Digitale Belege werden zur Norm. Seit 1997 akzeptiert der IRS gescannte und digitale Quittungen als gültige Aufzeichnungen für Steuerzwecke. Revenue Procedure 97-22 besagt, dass digitale Quittungen genau, leicht zu speichern, aufzubewahren, abzurufen und zu reproduzieren sein müssen. Der Geschäftsinhaber muss dem IRS eine Kopie vorlegen können.
Digitale Aufzeichnungen unterliegen keinem Verschleiß wie physische Belege, können aber bei einem Festplattenausfall verloren gehen. Es ist daher ratsam, sie in der Cloud oder an einem Ort zu speichern, an dem sie immer zugänglich sind.
Papierbelege können mit Desktop-Scannern und Handy-Apps digital gespeichert werden. Diese Art von Technologie kann Spesenabrechnungen organisieren, erstellen und Daten in Buchhaltungssoftware integrieren.
Für Steuerprüfungszwecke sind nicht alle Unterlagen gültig. Der IRS akzeptiert verschiedene Unterlagen, solange sie den Betrag, den Ort, das Datum und die Art der Ausgaben angeben.
Höhepunkte
Quittungen sind auch für steuerliche Zwecke als Nachweis bestimmter Ausgaben erforderlich.
Quittungen werden im Business-to-Business-Geschäft sowie bei Börsengeschäften ausgestellt.
Quittungen sind offizielle Aufzeichnungen, die den Nachweis einer Finanztransaktion oder eines Kaufs darstellen.
