Enterprise Information Management (EIM)
Mikä on Enterprise Information Management (EIM)?
Enterprise Information Management (EIM) tarkoittaa yrityksen luomien ja käyttämien tietojen optimointia, tallentamista ja käsittelyä. Yritystiedonhallinnan tavoitteena on varmistaa, että dataa liiketoimintaomaisuutena hallitaan turvallisesti koko sen elinkaaren ajan ja että se on asianmukaisten liiketoimintaprosessien saatavilla.
Enterprise Information Managementin (EIM) ymmärtäminen
Enterprise Information Management (EIM), suhteellisen uusi tiedonhallinnan tieteenala, käytetään usein yleisenä nimikkeenä prosesseille, politiikoille ja ohjelmistoratkaisuille, joita käytetään suuren yrityksen tietojen hallintaan sen päivittäisessä toiminnassa. Pienissä toiminnoissa yhdessä paikassa, lukollinen arkistokaappi voi olla kaikki mitä tarvitaan. Mutta kattavampi ja räätälöitävä järjestelmä tarvitaan yleensä suurelle yritykselle, jolla on sivukonttorit ja liiketoimintalinjat, jotka ulottuvat rajojen yli erilaisin tietosuoja- ja tiedonkäytön sääntelyjärjestelmin.
Sen lisäksi, että EIM on osa yrityksen tehokkuutta, se on osa lainmukaisuutta monissa yrityksissä, koska yritystiedoilla on erityisiä säilytys- ja poistamisvaatimuksia. Käsittelemällä arkaluonteisia henkilötietoja osana liiketoimintaa, monet rahoitusyritykset ovat ottaneet varhaisessa vaiheessa käyttöön yritysten tiedonhallinnan.
Erityisiä huomioita
Kansakunnat ja talousvyöhykkeet, kuten Euroopan unioni (EU), ovat aktivoituneet datasääntelyssä digitaaliaikana. Uudet määräykset, kuten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), edellyttävät nyt erityisiä tietosuojavastaavia (DPO) määrittämään henkilötietojen säilytysajat ja käyttöoikeudet organisaatiossa. EIM on noussut yhdeksi mahdolliseksi vaatimustenmukaisuusratkaisuksi näihin säännöksiin.
EIM:n edut ja haitat
Kuten aiemmin on korostettu, yrityksen tiedonhallinnan tavoitteena on lisätä tehokkuutta, turvallisuutta ja tiedon käytön tehokkuutta sekä lisätä läpinäkyvyyttä. EIM mahdollistaa tietojen integroinnin eri yrityksissä ja tarjoaa käyttäjille yhtenäisen näkemyksen, edistää yhteistyötä koko organisaatiossa, parantaa tietojen laatua ja antaa organisaatiolle mahdollisuuden vastata markkinoiden vaatimuksiin.
EIM:llä on kuitenkin edessään useita haasteita, kuten tiedostomuotojen monimuotoisuus - tiedostojen eri järjestelytavat -, vanhoihin järjestelmiin juuttunut data ja yleinen käyttökokemus. Yritysten on kyettävä voittamaan tietyt haasteet suunniteltaessa puitteita EIM-strategioilleen, mukaan lukien organisaatiohaasteet (missä ne ovat juuri nyt ja missä he haluavat olla), millaista tukea data-ammattilaiset saavat yritysten johtajilta ja miten käsitellä yleinen tiedonhallinta. Monilla suurilla organisaatioilla on osastot ja toiminnalliset yksiköt, jotka toimivat siiloissa. Tämän esteen ylittäminen on haaste monella tapaa, varsinkin kun otetaan käyttöön yrityksen tiedonhallintastrategioita. Useimmissa tapauksissa se ei ole yksikokoinen lähestymistapa. Sen sijaan yritysten tulisi olla valmiita soveltamaan parhaita käytäntöjä lähestymistapaansa.
##Kohokohdat
Joillekin yrityksille yritysten tietojen hallinta on lakisääteinen välttämättömyys, koska niitä säätelevät lait, jotka määräävät tietojen säilyttämistä ja poistamista.
Yritystietojen hallinta (EIM) tarkoittaa tiedon optimaalista käyttöä yrityksessä.
EIM edistää parempaa turvallisuutta, tehokkuutta, tiedon laatua ja tiedon integrointia.
Joitakin haasteita yritysten tiedonhallintastrategioiden toteuttamiselle ovat yrityskulttuurin muuttaminen, johdon sisäänoston saaminen sekä tiedon muuntaminen ja siirtäminen.
