Reikningur
Hvað er reikningur?
Reikningur er tímastimplað viðskiptaskjal sem sundurliðar og skráir viðskipti milli kaupanda og seljanda. Ef vörur eða þjónusta voru keypt á lánsfé, tilgreinir reikningurinn venjulega skilmála samningsins og gefur upplýsingar um tiltæka greiðslumáta.
Tegundir reikninga geta falið í sér pappírskvittun , sölureikning, debetnótu , sölureikning eða rafræna skráningu á netinu.
Grunnatriði reiknings
Á reikningi skal koma fram að það sé reikningur á framhlið víxilsins. Það hefur venjulega einstakt auðkenni sem kallast reikningsnúmerið sem er gagnlegt fyrir innri og ytri tilvísun. Reikningur inniheldur venjulega tengiliðaupplýsingar fyrir seljanda eða þjónustuveitanda ef villa er í tengslum við innheimtu.
Greiðsluskilmálar geta verið tilgreindir á reikningnum, sem og upplýsingar um hvers kyns afslætti, upplýsingar um snemmgreiðslur eða fjármagnsgjöld sem metin eru vegna vanskila. Það sýnir einnig einingarkostnað vöru, heildareiningar keyptar, frakt, meðhöndlun, sendingu og tengd skattgjöld, og það sýnir heildarupphæðina sem skuldað er.
Fyrirtæki geta valið að senda einfaldlega mánaðarlokayfirlit sem reikning fyrir öll útistandandi viðskipti. Sé það raunin þarf yfirlýsingin að gefa til kynna að engir síðari reikningar verði sendir. Sögulega hafa reikningar verið skráðir á pappír, oft með mörgum eintökum mynduð þannig að kaupandi og seljandi hafa hvor um sig skrá yfir viðskiptin til eigin gagna. Eins og er eru tölvugerðir reikningar nokkuð algengir. Hægt er að prenta þær á pappír ef óskað er eftir þeim eða senda með tölvupósti til aðila viðskipta. Rafrænar skrár gera einnig auðveldara að leita og flokka tilteknar færslur eða ákveðnar dagsetningar.
Pro forma reikningur er bráðabirgðasölureikningur sem sendur er til kaupenda fyrir sendingu eða afhendingu vöru. Reikningurinn mun venjulega lýsa keyptum hlutum og öðrum mikilvægum upplýsingum eins og sendingarþyngd og flutningsgjöldum. Pro forma reikningar koma oft við sögu við alþjóðleg viðskipti, sérstaklega í tollskyni við innflutning.
Pro-forma reikningur er bindandi samningur, þó söluskilmálar geti breyst.
Mikilvægi reikningsdagsetningar
Reikningsdagsetningin táknar tímastimplaðan tíma og dagsetningu sem vörurnar hafa verið rukkaðar og viðskiptin skráð opinberlega. Þess vegna hefur reikningsdagsetningin nauðsynlegar upplýsingar um greiðslu þar sem hann segir til um lánstíma og gjalddaga víxilsins. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir aðila sem bjóða upp á inneign, svo sem nettó 30. Raunverulegur gjalddagi reiknings er venjulega 30 dögum eftir dagsetningu reiknings. Sömuleiðis bjóða fyrirtæki viðskiptavinum upp á að skila hlutum hafa venjulega frest sem byggist á tilteknum fjölda daga frá sönnun fyrir kaupum, eins og fram kemur á reikningi.
Rafræn reikningagerð
Frá tilkomu tölvutímans hefur fólk og fyrirtæki átt auðveldara með að reiða sig á rafræna reikninga sem valkost við pappírsskjöl. Rafræn reikningur, eða rafrænn reikningur, er form rafrænna reikninga til að búa til, geyma og fylgjast með færslutengdum skjölum milli aðila og tryggja að skilmálar samninga þeirra séu uppfylltir.
Þessi rafræn skjöl geta innihaldið reikninga og kvittanir, innkaupapantanir, debet- og kreditnótur, greiðsluskilmálar og leiðbeiningar og greiðsluseðla. Stafrænir reikningar eru venjulega sendir með tölvupósti, vefsíðu eða appi. Kostir fela í sér eftirfarandi:
Varanleiki og viðnám gegn líkamlegum skaða
Auðvelt að leita og flokka að sérstökum nöfnum, hugtökum eða dagsetningum
Aukin endurskoðunarhæfni
Hæfni til að prenta eða afrita eftir beiðni
Hæfni til gagnasöfnunar og viðskiptagreindar
Minnkun á pappírsnotkun
Rafræn reikningagerð felur í sér nokkra tækni og færslumöguleika og er notað sem almennt hugtak til að lýsa hvaða aðferð sem er þar sem reikningur er settur rafrænt fyrir viðskiptavin til greiðslu. Nokkrir staðlar fyrir rafræna reikninga, eins og EDIFACT og UBL, hafa verið þróaðir um allan heim til að auðvelda upptöku og skilvirkni.
Reikningar og viðskiptaskuldir
Reikningar fylgjast með sölu vöru í birgðaeftirliti, bókhaldi og skattalegum tilgangi, sem hjálpa til við að halda utan um viðskiptaskuldir og svipaðar skuldbindingar. Mörg fyrirtæki senda vöruna og búast við greiðslu síðar, þannig að heildarfjárhæðin sem er gjaldfallin verður að skuldabréfi fyrir kaupanda og viðskiptakrafa fyrir seljanda.
Nútíma reikningar eru sendir rafrænt, frekar en að vera pappírsbundnir. Týnist reikningur getur kaupandi óskað eftir afriti frá seljanda. Notkun reiknings táknar tilvist inneignar, þar sem seljandi hefur sent vöru eða veitt þjónustu án þess að fá reiðufé fyrirfram.
Reikningar eru frábrugðnir innkaupapantunum, sem eru búnar til áður en viðskiptavinur pantar vöru eða þjónustu.
Reikningar og innra eftirlit
Reikningar eru mikilvægur þáttur í innra eftirliti bókhalds. Gjöld á reikningi verða að vera samþykkt af ábyrgum stjórnendum. Að öðrum kosti er reikningur jafnaður við innkaupapöntun og við samræmingu upplýsinga er greitt fyrir samþykktar færslur. Endurskoðunarfyrirtæki tryggir að reikningar séu færðir inn á viðeigandi reikningsskilatímabil við prófun á kostnaðarskerðingu.
Hápunktar
Gjöld sem finnast á reikningi verða að vera samþykkt af ábyrgum stjórnendum.
Reikningar eru mikilvægur þáttur í innra eftirliti og endurskoðun bókhalds.
Reikningar gera almennt grein fyrir greiðsluskilmálum, einingarkostnaði, sendingu, meðhöndlun og öðrum skilmálum sem tilgreindir eru í viðskiptunum.
Reikningur er skjal sem heldur skrá yfir viðskipti milli kaupanda og seljanda, svo sem pappírskvittun frá verslun eða netskrá frá netsala.
