Fattura
Che cos'è una fattura?
Una fattura è un documento commerciale con data e ora che dettaglia e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se i beni o servizi sono stati acquistati a credito, la fattura di solito specifica i termini dell'affare e fornisce informazioni sulle modalità di pagamento disponibili.
ricevuta cartacea , una fattura di vendita, una nota di addebito , una fattura di vendita o un record elettronico online.
Le basi di una fattura
Una fattura deve indicare che è una fattura sulla faccia della fattura. In genere ha un identificatore univoco chiamato numero di fattura che è utile per riferimento interno ed esterno. Una fattura in genere contiene le informazioni di contatto del venditore o del fornitore di servizi in caso di errore relativo alla fatturazione.
I termini di pagamento possono essere indicati sulla fattura, così come le informazioni relative a eventuali sconti, dettagli di pagamento anticipato o oneri finanziari valutati per ritardi di pagamento. Presenta inoltre il costo unitario di un articolo, le unità totali acquistate, il trasporto, la gestione, la spedizione e gli oneri fiscali associati e delinea l'importo totale dovuto.
Le aziende possono scegliere di inviare semplicemente un estratto conto di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. In tal caso, l'estratto conto deve indicare che non verranno inviate fatture successive. Storicamente, le fatture sono state registrate su carta, spesso con più copie generate in modo che l'acquirente e il venditore abbiano ciascuno una registrazione della transazione per i propri archivi. Attualmente, le fatture generate al computer sono abbastanza comuni. Possono essere stampati su carta su richiesta o inviati tramite e-mail alle parti di una transazione. I record elettronici consentono anche una più facile ricerca e smistamento di particolari transazioni o date specifiche.
Una fattura pro forma è una fattura preliminare di vendita inviata agli acquirenti prima di una spedizione o consegna della merce. La fattura in genere descrive gli articoli acquistati e altre informazioni importanti come il peso di spedizione e le spese di trasporto. Le fatture pro forma entrano spesso in gioco con le transazioni internazionali, soprattutto a fini doganali sulle importazioni.
Una fattura proforma è un accordo vincolante, anche se le condizioni di vendita sono soggette a modifiche.
L'importanza della data di fatturazione
La data della fattura rappresenta l'ora e la data contrassegnate dall'ora in cui la merce è stata fatturata e la transazione registrata ufficialmente. Pertanto, la data della fattura contiene informazioni essenziali per il pagamento, poiché determina la durata dell'accredito e la data di scadenza della fattura. Ciò è particolarmente cruciale per le entità che offrono credito, come net 30. La data di scadenza effettiva della fattura è di solito 30 giorni dopo la data della fattura. Allo stesso modo, le aziende offrono ai clienti la possibilità di restituire gli articoli che in genere hanno una scadenza basata su un certo numero di giorni dalla prova di acquisto, come indicato sulla fattura.
Fatturazione elettronica
Dall'avvento dell'era dei computer, persone e aziende hanno trovato più facile fare affidamento sulla fatturazione elettronica come alternativa ai documenti cartacei. La fatturazione elettronica, o fatturazione elettronica, è una forma di fatturazione elettronica per generare, archiviare e monitorare i documenti relativi alle transazioni tra le parti e garantire che i termini dei loro accordi siano rispettati.
Questi documenti elettronici possono includere fatture e ricevute, ordini di acquisto, note di addebito e di credito, termini e istruzioni di pagamento e ricevute di rimessa. Le fatture digitali vengono normalmente inviate tramite e-mail, pagina Web o app. I vantaggi includono quanto segue:
Permanenza e resistenza al danno fisico
Facilità di ricerca e ordinamento di nomi, termini o date specifici
Maggiore verificabilitÃ
La possibilità di stampare o riprodurre su richiesta
La capacità di raccolta dati e business intelligence
Riduzione dell'uso di carta
La fatturazione elettronica include diverse tecnologie e opzioni di immissione e viene utilizzata come termine generale per descrivere qualsiasi metodo mediante il quale una fattura viene presentata elettronicamente a un cliente per il pagamento. Diversi standard di fatturazione elettronica, come EDIFACT e UBL, sono stati sviluppati in tutto il mondo per facilitare l'adozione e l'efficienza.
Fatture e Contabilità fornitori
Le fatture tengono traccia della vendita di un prodotto per il controllo dell'inventario, per scopi contabili e fiscali, che aiutano a tenere traccia dei debiti e degli obblighi simili dovuti. Molte aziende spediscono il prodotto e prevedono il pagamento in una data successiva, quindi l'importo totale dovuto diventa un conto pagabile per l'acquirente e un conto creditore per il venditore.
Le fatture moderne vengono trasmesse elettronicamente, anziché essere cartacee. In caso di smarrimento di una fattura, l'acquirente può richiederne una copia al venditore. L'utilizzo di una fattura rappresenta la presenza di credito, in quanto il venditore ha inviato un prodotto o fornito un servizio senza ricevere contanti in anticipo.
Le fatture sono diverse dagli ordini di acquisto, che vengono creati prima che un cliente ordini un bene o un servizio.
Fatture e controlli interni
Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni contabili. Gli addebiti su fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile. In alternativa, una fattura viene abbinata a un ordine di acquisto e, dopo aver riconciliato le informazioni, viene effettuato il pagamento per le transazioni approvate. Una società di revisione assicura che le fatture siano inserite nel periodo contabile appropriato durante il test per il taglio delle spese.
Mette in risalto
Gli addebiti riportati su una fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile.
Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni e degli audit contabili.
Le fatture in genere descrivono i termini di pagamento, i costi unitari, la spedizione, la gestione e qualsiasi altro termine indicato durante la transazione.
Una fattura è un documento che conserva una registrazione di una transazione tra un acquirente e un venditore, come una ricevuta cartacea di un negozio o una registrazione online di un e-tailer.
