Innkjøp

Hva er innkjøp?

Innkjøp er handlingen for å skaffe varer eller tjenester, vanligvis for forretningsformål. Innkjøp er oftest forbundet med bedrifter fordi bedrifter trenger å anmode om tjenester eller kjøpe varer, vanligvis i relativt stor skala.

Anskaffelser refererer generelt til den endelige innkjøpshandlingen, men det kan også inkludere anskaffelsesprosessen som helhet, som kan være kritisk viktig for selskaper som leder frem til deres endelige kjøpsbeslutning. Bedrifter kan være på begge sider av anskaffelsesprosessen som kjøpere eller selgere, men her fokuserer vi hovedsakelig på siden av det anmodende selskapet.

Hvordan innkjøp fungerer

Anskaffelses- og anskaffelsesprosesser kan kreve en betydelig del av en bedrifts ressurser å administrere. Innkjøpsbudsjetter gir vanligvis ledere en spesifikk verdi de kan bruke for å skaffe varene eller tjenestene de trenger. Anskaffelsesprosessen er ofte en sentral del av en bedrifts strategi fordi muligheten til å kjøpe visse materialer eller tjenester kan avgjøre om driften vil være lønnsom.

I mange tilfeller vil anskaffelsesprosesser være diktert av selskapsstandarder, ofte sentralisert av kontroller fra leverandørreskontroavdelingen. Anskaffelsesprosessen inkluderer utarbeidelse og behandling av et krav samt sluttmottak og godkjenning av betaling.

Alt i alt kan dette innebære kjøpsplanlegging, standarder, spesifikasjonsbestemmelse, leverandørundersøkelser, valg, finansiering,. prisforhandling og lagerkontroll. Som sådan kan mange store selskaper trenge støtte fra noen få forskjellige områder av et selskap for vellykket anskaffelse.

Chief Procurement Officer

Noen selskaper kan til og med velge å ansette en innkjøpssjef for å lede denne innsatsen. En innkjøpssjef kan føre tilsyn med etableringen av anskaffelsesstandarder, arbeide med leverandørgjeld for å sikre integrasjon av anskaffelsesstandard og effektiv betaling, og tjene på anskaffelsesteam som tar anskaffelsesbeslutninger når det er flere konkurrerende bud.

Samlet sett vil anskaffelseskostnader integreres i det økonomiske regnskapet til en virksomhet, da anskaffelse innebærer å anskaffe varer og/eller tjenester for virksomhetens inntektsmål.

Helt overordnet kan anskaffelser innebære støtte fra flere områder i en bedrift.

Regnskap for innkjøp

Anskaffelsesbehandling kan deles og analyseres fra flere vinkler. Bedrifter og bransjer vil ha ulike måter å håndtere innkjøp av direkte og indirekte kostnader på. Varebedrifter, sammenlignet med tjenestebedrifter, vil også ha ulike måter å styre kostnader på.

Direkte vs. indirekte anskaffelseskostnader

Direkte forbruk refererer til alt relatert til kostnadene for solgte varer og produksjon, inkludert alle varer som er en del av ferdige produkter. For produksjonsbedrifter kan dette variere fra råvarer til komponenter og deler. For handelsbedrifter vil dette inkludere kostnaden som varer kjøpes for fra en grossist for salg.

For tjenestebaserte virksomheter vil direkte kostnader primært være timelønnskostnadene til ansatte som utfører tjenester. Innkjøp av varer knyttet til varekostnaden påvirker direkte et selskaps bruttofortjeneste.

Derimot innebærer indirekte anskaffelser ikke-produksjonsrelaterte kjøp. Dette er kjøp en bedrift bruker for å lette driften. Indirekte anskaffelser kan innebære et bredt spekter av kjøp, inkludert kontorrekvisita, markedsføringsmateriell, reklamekampanjer, konsulenttjenester og mer. Bedrifter vil generelt ha forskjellige budsjetter og prosesser for å håndtere direkte kostnader sammenlignet med indirekte kostnader.

Varer vs. tjenester Anskaffelsesregnskap

Innkjøp er en del av utgiftsprosessen for alle typer bedrifter, men vare- og tjenesteselskaper står for inntekter og kostnader forskjellig. Som sådan vil regnskapsføring av innkjøpte varer også skille seg fra regnskapsføring av anskaffede tjenester.

Bedrifter som fokuserer på varer, må håndtere anskaffelsen av disse varene som varelager. Disse selskapene legger stor vekt på supply chain management. Tjenestebaserte selskaper leverer tjenester som sin primære inntektsgenerator, så de er ikke nødvendigvis avhengige av en forsyningskjede for lagerbeholdning, selv om de kan trenge å kjøpe varer for teknologibaserte tjenester.

Generelt er salgskostnadene for mange tjenesteselskaper basert på timelønnskostnadene for ansatte som yter tjenesten, så innkjøp som en direkte utgift er ikke en viktig faktor. Tjenestebaserte bedrifter vil imidlertid vanligvis ha høyere relative indirekte kostnader fordi de typisk håndterer egne anskaffelser som en indirekte utgift gjennom markedsføring.

Spesielle hensyn

Konkurransedyktig budgivning er en del av de fleste forretningsavtaler som involverer flere budgivere. Konkurransekonkurransen for varer er vanligvis mer forenklet enn for tjenester. Innkjøp er også begrepet som brukes for å kjøpe varer og tjenester på vegne av staten som har egne anbudsprosesser og krav.

Konkurransedyktige budgivninger for alle typer varer innebærer generelt forslag som beskriver enhetspris, frakt og leveringsbetingelser. Konkurranseutsetting for anskaffelse av tjenester kan være mer kompleks siden det kan innebære en rekke ting, inkludert enkeltpersoner involvert, teknologitjenester, operasjonelle prosedyrer, kundeservice, opplæring, servicegebyrer og mer.

Tilbudsadvokaten velger i hvert enkelt tilfelle den leverandøren de ønsker å samarbeide med ut fra både driftsmessige forretningsaspekter og kostnader. Advokaten er da ansvarlig for å regnskapsføre utgifter avhengig av varene eller tjenestene som er avtalt. Offentlige etater og store selskaper kan velge å be om anskaffelsesforslag på årlig eller planlagt basis for å sikre at de fortsetter å opprettholde de beste relasjonene for virksomheten deres.

Høydepunkter

– Anskaffelsesutgifter kan falle inn i flere ulike kategorier, avhengig av anskaffelsesbehovet.

• Konkurranseutsetting er vanligvis en del av de fleste store anskaffelsesprosesser som involverer flere budgivere.

– Myndighetene engasjerer seg også i anskaffelser fra private leverandører for ulike prosjekter og funksjoner.

• Bedriftsanskaffelser krever forberedelse, oppfordring og betalingsbehandling, som vanligvis involverer flere områder av et selskap.

• Innkjøp er prosessen med å kjøpe varer eller tjenester og refererer vanligvis til forretningsutgifter.

FAQ

Er innkjøp det samme som innkjøp?

Selv om de er like, handler innkjøp vanligvis om å finne leverandører og skaffe materialer, mens innkjøp involverer kostnadene og transaksjonene knyttet til å kjøpe disse varene eller materialene.

Hva menes med innkjøp?

Innkjøp er prosessen involvert i å skaffe eller skaffe noe som er nødvendig. Bedrifter anskaffer forsyninger og råvarer, mens myndigheter kan anskaffe entreprenører eller tjenesteleverandører/

Hva er typene anskaffelser?

Innkjøp kan gjennomføres på flere måter. Organisasjoner kan levere et åpent anbud for å tillate konkurranseutsetting blant potensielle leverandører. De kan også begrense antall budgivere eller etablere kriterier for hvem som har lov til å by. Som et alternativ til en auksjonsprosess, kan en organisasjon be om en forespørsel om forslag (RFP), hvor søkere deretter konkurrerer med hverandre på pris sammen med kompetanse. Noen ganger gjøres innkjøp på kontrakt med en enkelt kilde eller liten gruppe eksklusive leverandører.