W-8-Formulare

Was sind W-8-Formulare?

W-8-Formulare sind Formulare des Internal Revenue Service (IRS), die ausländische Personen und Unternehmen einreichen müssen, um ihr Wohnsitzland für Steuerzwecke zu verifizieren und zu bestätigen, dass sie Anspruch auf einen niedrigeren Quellensteuersatz haben. Obwohl die W-8-Formulare vom IRS ausgestellt werden, werden sie nur an Zahler oder Einbehaltungsstellen übermittelt, nicht an den IRS. Wird das Formular nicht eingereicht, kann dies zu einer Quellensteuer in Höhe von 30 % führen, die für ausländische Unternehmen gilt.

Wer kann W-8-Formulare einreichen?

W-8-Formulare werden von ausländischen natürlichen oder juristischen Personen ausgefüllt, die keine US-Staatsbürgerschaft oder Wohnsitz haben, aber in den USA gearbeitet oder ein Einkommen in den USA erzielt haben. Ein in den USA ansässiger oder ansässiger Ausländer muss niemals ein W-8-Formular ausfüllen.

Ausländische Personen oder Unternehmen, die in den USA Einkommen erzielen, müssen auf bestimmte Einkommensarten eine Steuer von 30 % zahlen. Das W-8-Formular sammelt Informationen darüber, wer die Person oder das Unternehmen ist, woher sie kommen und welche Art von Einkommen sie verdienen.

So reichen Sie W-8-Formulare ein

Es gibt fünf W-8-Formulare. Diese Formulare werden von den Zahlern oder Einbehaltungsstellen angefordert und bei ihnen aufbewahrt – nicht beim IRS.

Die Version des verwendeten Formulars wird sowohl davon bestimmt, ob der Antragsteller eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist oder nicht, als auch von der Art des Einkommens, das der Antragsteller erhalten hat. Die Formulare gelten für das Jahr ihrer Unterzeichnung und drei Kalenderjahre danach. Daher wäre ein am 25. Januar 2022 unterzeichnetes W-8BEN bis zum 31. Dezember 2025 gültig.

Die W-8-Formularserie ist ziemlich komplex. Obwohl sie grundlegende Informationen wie Name, Herkunftsland und Steueridentifikationsnummer (TIN) benötigen, fragen sie auch nach den Kontakten, von denen der Filer die gemeldeten Einkünfte erhält. Oft wird ein Fachmann hinzugezogen, um sie bei der Fertigstellung zu unterstützen.

W-9-Formulare sind auch IRS-Formulare, die verwendet werden, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person anzugeben oder zu bestätigen. Die W-9-Formulare sind nur für US-Bürger oder ansässige Ausländer oder US-Einheiten erforderlich.

Formular W-8BEN

Das Formular W-8BEN („Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting“) muss von ausländischen Personen eingereicht werden, die bestimmte Einkommensarten in den Vereinigten Staaten beziehen. Das Formular, das manchmal auch als "Ausländerausweis" bezeichnet wird, bestätigt, dass die Person sowohl eine ausländische Person als auch der Eigentümer des betreffenden Unternehmens ist.

Ausländische Personen unterliegen normalerweise einem Steuersatz von 30 % auf bestimmte Einkommensarten, die sie von US-Zahlern erhalten, darunter:

• Interesse

• Dividenden

• Mieten

• Lizenzgebühren

• Prämien

• Renten

• Vergütung für erbrachte Leistungen

Das Formular hilft Ihnen auch bei der Beantragung einer Ermäßigung oder Befreiung von der US-Steuereinbehaltung, wenn Sie in einem Land ansässig sind, mit dem die Vereinigten Staaten ein Einkommensteuerabkommen haben, und die von Ihnen erzielten Einkünfte diesem Abkommen unterliegen.

Ausländische Personen müssen das Formular W-8BEN dem Quellensteuerabzugsbeauftragten oder Zahler vorlegen, wenn sie der wirtschaftliche Eigentümer der Einkünfte sind, die dem Steuerabzug unterliegen. Sie müssen das Formular unabhängig davon einreichen, ob Sie einen reduzierten Quellensteuerabzug beantragen.

Einzelpersonen müssen das Formular bei der Zahlstelle oder der Einbehaltungsstelle einreichen, bevor sie Einkünfte oder Gutschriften von ihnen erhalten. Wird das Formular W-8BEN nicht eingereicht, kann dies zur Zahlung des vollen Steuersatzes von 30 % oder des Ersatz-Quellensteuersatzes gemäß Abschnitt 3406 führen.

Das W-8BEN-Formular wird von ausländischen Personen verwendet, die in den USA nicht geschäftliche Einkünfte erzielen, während W-8BEN-E von ausländischen Unternehmen verwendet wird, die diese Art von Einkünften erhalten.

Formular W-8BEN-E

Das Formular W-8BEN-E trägt auch den Titel „Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting“, aber es wird von ausländischen Unternehmen eingereicht, nicht von Einzelpersonen.

Wie bei ausländischen Personen, die bestimmte Arten von Einkünften erhalten, wird das von ausländischen Unternehmen erwirtschaftete Geld in der Regel zu einem Satz von 30 % vom Zahler oder Einbehaltungsbeauftragten in den Vereinigten Staaten einbehalten. Das Formular ermöglicht es dem ausländischen Unternehmen jedoch, eine Steuerermäßigung zu beantragen, wenn sein Wohnsitzland ein Steuerabkommen mit den Vereinigten Staaten hat.

Nicht-US-Unternehmen müssen das Formular W-8BEN-E für die gleichen Einkommensquellen vorlegen, für die eine Einzelperson das Formular W-8BEN einreichen müsste. Ausländische Unternehmen, die kein korrektes W-8BEN-E bereitstellen, wenn dies verlangt wird, müssen normalerweise den vollen Steuersatz von 30 % zahlen.

Formular W-8ECI

Das Formular W-8ECI ist die „Bescheinigung über den Anspruch einer ausländischen Person auf Befreiung von der Quellensteuer auf Einkünfte, die effektiv mit der Durchführung eines Handels oder Geschäfts in den Vereinigten Staaten verbunden sind“. Es wird von ausländischen Personen eingereicht, die in den Vereinigten Staaten einen Handel oder ein Geschäft betreiben und Einkünfte aus US-Quellen beziehen. Diese Erlöse gelten im Allgemeinen als „effektiv verbundenes Einkommen“ (ECI), unabhängig davon, ob ein Zusammenhang zwischen dem Einkommen und dem in den Vereinigten Staaten in einem bestimmten Jahr getätigten Handel oder Geschäft besteht oder nicht.

Entscheidend ist, dass ECI nicht der gleichen Quellensteuer von 30 % unterliegt, die für Zinsen, Mieten und andere nicht geschäftliche Einkünfte gilt. Stattdessen wird es nach Abzug anwendbarer Abzüge mit dem gestaffelten Satz besteuert, den US-Bürger und ansässige Ausländer zahlen. Wenn Ihre Arbeit unter ein US-Abkommen fällt, wird sie nach diesem Abkommen mit dem niedrigsten Steuersatz besteuert.

In den meisten Fällen müssen Sie irgendwann während des Steuerjahres in den Vereinigten Staaten eine gewerbliche oder geschäftliche Tätigkeit ausgeübt haben, um Einkünfte als ECI kategorisieren zu können. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn eine ausländische Person im Laufe des Jahres persönliche Dienstleistungen in den Vereinigten Staaten erbracht hat. Darüber hinaus würden Gelder, die ein Ausländer durch Investitionen in eine Personengesellschaft verdient, die Handel oder Geschäfte in den USA betreibt, ebenfalls als ECI behandelt.

Ausländer, deren einziges US-Einkommen auf dem Handel mit Wertpapieren oder Waren über einen in den USA ansässigen Makler beruht, gelten jedoch nicht als in einem Handel oder Geschäft mit den Vereinigten Staaten tätig. Daher würden sie nicht der EBI-Steuerbehandlung unterliegen.

Formular W-8EXP

Das Formular W-8EXP ist das „Certificate of Foreign Government or Other Foreign Organization for United States Tax Withholding and Reporting“ und wird von bestimmten Zahlungsempfängern verwendet, um eine Reduzierung oder einen Ausschluss von der Quellensteuer zu beantragen. Dazu gehören ausländische Regierungen, Stiftungen und steuerbefreite Organisationen sowie Regierungen eines US-Besitztums oder ausländische Notenbanken.

Um eine Ermäßigung oder Befreiung vom Steuerabzug zu erhalten, muss das Unternehmen gemäß IRS-Code 115(2), 501(c), 892, 895 oder 1443(b) berechtigt sein. Sollte keine dieser Ausnahmen zutreffen, muss das Unternehmen ein W-8BEN oder W-8ECI einreichen (wenn es „effektiv verbundene Einkünfte“ erhalten hat).

Wie andere W-8-Formulare muss auch das W-8EXP-Formular an den Zahler oder die Einbehaltungsstelle gesendet werden, bevor das Einkommen an Sie ausgezahlt wird. Wenn Sie dies nicht tun, könnte dies zu einer Quellensteuer zum Satz von 30 %, einem Backup-Quellensteuersatz oder dem ECI-Steuersatz führen.

Formular W-8IMY

Formular W-8IMY ist das „Certificate of Foreign Intermediary, Foreign Flow-Through Entity, or Certain US branchs for United States Tax Withholding and Reporting“. Der Zweck des Formulars besteht darin, zu bescheinigen, dass eine Person oder ein Unternehmen abzugsfähige Zahlungen im Namen eines Ausländers oder als Flow-Through-Einheit erhalten hat. Das Formular ist für Vermittler bestimmt und sollte nicht von wirtschaftlich Berechtigten in einem Unternehmen verwendet werden.

Beispiele für Unternehmen, die ein W-8IMY einreichen müssen, sind:

• Ausländische Personen oder eine ausländische Niederlassung einer US-Person, die bescheinigen, dass sie ein qualifizierter Intermediär (Qualified Intermediary, QI) sind, der nicht auf eigene Rechnung handelt, und eine gemäß den Kapiteln drei und vier des IRS-Codes erforderliche Quellensteuererklärung vorlegen

• US-Zweigniederlassungen, die in der Rolle eines Intermediärs tätig sind und entweder ihre steuerrechtliche Behandlung als US-Person bescheinigen oder den Zahlungseingang dokumentieren wollen, für den sie eine Quellensteuererklärung abgeben

• Flow-Through-Einheiten, die Steuervorteile im Rahmen eines Abkommens geltend machen oder bescheinigen möchten, dass sie bei Bedarf eine Quellensteuererklärung abgeben werden

Eine vollständige Liste der Personen oder Organisationen, die zur Einreichung des Formulars erforderlich sind, finden Sie in den IRS-Anweisungen für das Formular W-8IMY. Kopien von Einbehaltungserklärungen und anderen dokumentarischen Nachweisen sollten dem Formular beigefügt werden, wenn es eingereicht wird.

Das Endergebnis

Es gibt fünf Arten von IRS W-8-Formularen. Diese Formulare werden von ausländischen natürlichen oder juristischen Personen verwendet. Die Formulare werden an den Zahler oder die Einbehaltungsstelle und nicht an den IRS übermittelt. Die Formulare variieren, aber die angeforderten Schlüsselinformationen umfassen den Namen der Person oder des Unternehmens, die Adresse und TINs.

Höhepunkte

• Formular W-8IMY, wird von Vermittlern verwendet, die Quellensteuerzahlungen im Namen eines Ausländers oder als Flow-Through-Einheit erhalten.

• Alle W-8-Formulare sind für das Jahr gültig, in dem sie unterzeichnet werden, und danach für drei volle Kalenderjahre.

• Es gibt fünf W-8-Formulare: W-8BEN, W-8BEN-E, W-8ECI, W-8EXP und W-8IMY.

• W-8-Formulare werden von ausländischen Personen oder Unternehmen verwendet, um eine Befreiung von bestimmten Quellensteuern zu beantragen.

• Die Bestimmung, welche verwendet werden soll, hängt davon ab, ob Sie eine natürliche oder juristische Person sind, welche Art von Einkommen Sie erhalten und ob Sie eine Organisation sind, die für eine besondere steuerliche Behandlung qualifiziert ist.

FAQ

Wie erhalte ich mein W-8BEN?

Das Formular W-8BEN wird von dem Unternehmen gesendet, das Zahlungen an die Person leistet. Das Formular sollte an das Unternehmen oder die Einrichtung zurückgesendet werden, die das Formular W-8BEN gesendet hat, nicht an den IRS. Es ist auch nicht dazu gedacht, mit einer Steuererklärung eingereicht zu werden. Normalerweise sollte das Formular eingereicht werden, bevor die erste Zahlung erfolgt.

Wer muss das Formular W-8BEN ausfüllen?

Das Formular W-8BEN wird von ausländischen Personen verwendet, die Einkünfte aus Quellen in den USA beziehen. Nur Nicht-US-Personen reichen das Formular W-8BEN ein, keine US-Personen. Außerdem ist das Formular nur für Einzelpersonen bestimmt, Unternehmen füllen W-8BEN-E aus.

Warum ist ein W-8BEN-E erforderlich?

Das W-8BEN-E wird für Unternehmen verwendet, im Gegensatz zum W-8BEN, das nur für Einzelpersonen bestimmt ist. Das W-8BEN-E ist erforderlich, da ausländische Unternehmen dem gleichen Quellensteuersatz unterliegen wie natürliche Personen – 30 %. Unternehmen können sich jedoch ebenso wie Einzelpersonen für einen ermäßigten Steuersatz qualifizieren. Das W-8BEN-E hilft bei der etablierten Berechtigung für ermäßigte Sätze.

Was ist ein W-8BEN?

Das Formular W-8BEN wird von ausländischen Personen eingereicht, die in den USA Einkünfte erzielen. Das Formular bestätigt, dass die Person eine ausländische Person und Eigentümer des besagten Unternehmens ist. Das W-8BEN wird als Bescheinigung des ausländischen Status bezeichnet.