Formular W-9

Was ist das Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Bescheinigung?

Ein W-9-Formular ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das verwendet wird, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person für Beschäftigungszwecke oder andere einkommensgenerierende Zwecke zu bestätigen. Die Bestätigung kann entweder für eine Person angefordert werden, die als US-Bürger definiert ist, oder für eine Person, die als ansässiger Ausländer definiert ist.

Ein W-9-Formular wird auch als Request for Taxpayer Identification Number and Certification Form bezeichnet.

Wer kann das Formular W-9 einreichen: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Bescheinigung?

Ein W-9-Formular ist nur ein formelles schriftliches Auskunftsersuchen und dient ausschließlich dem Zweck, die Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person zu bestätigen. Ein Arbeitgeber oder eine andere juristische Person, die verpflichtet ist, beim IRS ein Informationsdokument einzureichen, z. B. das Formular 1099, muss Ihre korrekte TIN einholen, um alle Einkünfte oder Verluste zu melden, die sich auf Ihre Bundessteuererklärung oder Ihr zu versteuerndes Einkommen auswirken könnten. Für die meisten Personen ist die TIN ihre Sozialversicherungsnummer (SSN).

Das W-9-Formular unterscheidet sich von einem W-4-Formular – das häufiger von Arbeitnehmern an direkte Arbeitgeber übermittelt wird – darin, dass das W-9 nicht von Natur aus die Einbehaltung fälliger Steuern vorsieht. Alle erforderlichen Steuern auf der Grundlage von Gewinnen im Zusammenhang mit dem bereitgestellten W-9 liegen in der Verantwortung des auf dem Dokument aufgeführten TIN-Inhabers, es sei denn, der Steuerzahler unterliegt der Quellensteuer. Wenn eine zusätzliche Quellensteuer erforderlich ist, muss dies auf dem W-9 vermerkt werden, um die juristische Person, die die Informationen erhält, ordnungsgemäß über die Notwendigkeit der entsprechenden Quellensteuer zu informieren.

Wofür wird das Formular W-9 verwendet?

Die auf einem W-9-Formular erhaltenen Informationen werden am häufigsten verwendet, um eine Version des Formulars 1099 zu erstellen. Ein 1099-Formular enthält Informationen über alle Einnahmen, die der TIN-Inhaber möglicherweise erhalten hat und die normalerweise nicht auf einem W-2-Formular aufgeführt würden . Dazu gehören unter anderem Einkommen, die im Rahmen eines Vertrags an eine Person gezahlt werden; bestimmte Immobilientransaktionen; Dividenden,. die gegen eine Investition gezahlt werden; und verschiedene andere Finanztransaktionen.

Der IRS verlangt von Personen, die nicht als US-Bürger oder ansässige Ausländer definiert sind,. das entsprechende W-8-Formular anstelle eines W-9-Formulars zu verwenden.

Das Formular 1099 muss erst ausgestellt werden, wenn die Mindesteinkommensschwelle erreicht ist, die für die meisten sonstigen Einkünfte für die Steuerjahre 2020 und 2021 auf 600 USD festgelegt ist. Beträge unterhalb dieser Schwelle müssen vom TIN-Inhaber als Einkommen gemeldet werden, erfordern jedoch keine a Formular 1099 .

Obwohl Mitarbeiter gesetzlich verpflichtet sind, ihren Arbeitgebern bestimmte personenbezogene Daten bereitzustellen, ist die Privatsphäre eines Mitarbeiters gesetzlich geschützt. Ein Arbeitgeber, der personenbezogene Daten eines Mitarbeiters auf unbefugte Weise offenlegt, kann zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.

So lesen und füllen Sie das Formular W-9 aus

Das Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare, aber wenn Steuerformulare Sie nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir führen Sie durch den richtigen Weg, um es abzuschließen.

Alle Seiten des Formulars W-9 sind auf der IRS-Website verfügbar .

Schritt 1

Geben Sie Ihren Namen wie in Ihrer Steuererklärung angegeben ein.

Schritt 2

Geben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen der „nicht berücksichtigten Einheit“ ein, falls dieser sich von dem Namen unterscheidet, den Sie in Schritt 1 eingegeben haben. Sie könnten beispielsweise ein Einzelunternehmen sein,. aber zu Marketingzwecken verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Firmennamen; Stattdessen „machen Sie Geschäfte unter“ einem anderen Namen. Sie würden diesen Namen hier eingeben. Was den nicht berücksichtigten Teil der Entität betrifft, so sind Sie wahrscheinlich keiner, wenn Sie nicht wissen, was es ist. Ein üblicher nicht berücksichtigter Unternehmenstyp ist eine Einpersonengesellschaft mit beschränkter Haftung. Einzelunternehmen und S-Gesellschaften werden niemals als nicht berücksichtigte Unternehmen eingestuft.

Schritt 3

Welche Art von Geschäftseinheit sind Sie für die Bundessteuerklassifizierung: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Corporation,. S-Corporation, Trust/Estate, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „Sonstige“? Kreuzen Sie das entsprechende Kästchen an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, denn Sie hätten eine Menge Papierkram einreichen müssen, um eines der anderen Unternehmen zu werden.

Schritt 4

Ausnahmen. Die Chancen stehen gut, dass Sie diese Kästchen leer lassen. Hier sind ein paar Ausnahmen:

Quellensteuerabzug ausgenommen sind , wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Code des ausgenommenen Zahlungsempfängers“ eingeben. Die Anweisungen zu Formular W-9 führen die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Arten von Zahlungen auf, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die beispielsweise ein W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, würden den Code „5“ eingeben.

Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von der Meldepflicht befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Befreiung vom FATCA-Meldecode“ eingeben. Keines dieser Kästchen gilt für den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.

Schritt 5

Geben Sie Ihre Straße, Ihre Stadt, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl an. Was ist, wenn Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse abweicht? Welche Adresse müssen Sie auf dem Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie für Ihre Steuererklärung verwenden werden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroräume mietet, aber Ihre Steuererklärung unter Verwendung Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse auf dem Formular W-9 ein, damit der IRS keine Probleme hat, Ihre 1099er mit Ihrem Formular 1040 abzugleichen.

Schritt 6

In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Sie können dieses Feld ausfüllen, um festzuhalten, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer mitgeteilt haben.

Schritt 7

Der IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, was Sie dazu bringen muss, sich zu fragen, was all diese Schritte waren, die Sie gerade abgeschlossen haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Arbeitgeber -Identifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Nun haben auch einige Einzelunternehmen EINs, aber der IRS zieht es vor, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf dem Formular W-9 verwenden. Auch hierdurch wird es einfacher, alle erhaltenen 1099er mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer Sozialversicherungsnummer einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und keine EIN hat? Sie können immer noch ein W-9-Formular ausfüllen. Der IRS sagt, Sie sollten Ihre Nummer beantragen und "beantragt" in das Feld für die TIN schreiben. Sie sollten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin der Quellensteuer unterliegen. Sie können eine EIN auf der IRS-Website beantragen. Siehe die nachstehenden Anweisungen für Schritt 8, Teil II, für weitere Informationen zum Zurückbehalten von Sicherungskopien.

Schritt 8

In Teil II müssen Sie die Wahrhaftigkeit aller Ihrer Informationen bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterzeichnen können. Das absichtliche Lügen auf einem Steuerformular kann bedeuten, dass Sie eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis gehen müssen; das IRS spielt nicht herum. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, müssen Sie bei Strafe des Meineids bestätigen, dass die folgenden Aussagen wahr sind:

1. Die auf diesem Formular angezeigte Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte darauf, dass mir eine Nummer zugeteilt wird).

Steuerzahler müssen legitime Steueridentifikationsnummern verwenden. Die Verwendung einer „geliehenen“, gestohlenen oder erfundenen Steueridentifikationsnummer würde einer eidesstattlichen Lüge gleichkommen und schwerwiegende Folgen nach sich ziehen.

2. Ich unterliege nicht dem Quellensteuerabzug, weil: (a) ich vom Quellensteuerabzug ausgenommen bin, oder (b) ich vom Internal Revenue Service (IRS) nicht benachrichtigt wurde, dass ich dem Quellensteuerabzug aufgrund eines Versäumnisses unterliege alle Zinsen oder Dividenden melden, oder (c) der IRS mich darüber informiert hat, dass ich nicht mehr der Quellensteuerpflicht unterliege.

Die meisten Steuerzahler sind vom Quellensteuerabzug befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon der IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich befreit. Wenn Sie nicht befreit sind, hat der IRS Sie benachrichtigt, und das Unternehmen, das Sie bezahlt, muss dies wissen, da es verpflichtet ist, die Einkommensteuer von Ihrem Gehalt in Höhe von pauschal 24 % (ab 2020) einzubehalten und an die zu senden IRS. Übrigens kennst du jetzt einen weiteren guten Grund, bei deiner Steuererklärung nicht zu schummeln: Vielleicht musst du einem zukünftigen Kunden davon erzählen, und das könnte dazu führen, dass das Unternehmen zweimal über dich nachdenkt. Punkt (c) besagt im Grunde, dass niemand davon erfahren muss, wenn Sie früher dem Quellensteuerabzug unterlagen, dies aber nicht mehr der Fall ist.

3. Ich bin ein US-Bürger oder eine andere US-Person.

Wenn Sie ein ansässiger Außerirdischer sind, sind Sie im Klaren. Der IRS betrachtet auch Folgendes als „US-Person“: eine Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Gesellschaft oder Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach den Gesetzen der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländisches Anwesen; und ein inländisches Vertrauen. Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Personengesellschaft mit einem ausländischen Partner, gelten besondere Regeln; Lesen Sie mehr darüber in den Anweisungen zu Formular W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen .

4. Der/die in diesem Formular eingegebene(n) FATCA-Code(s) (falls vorhanden), die angeben, dass ich von der FATCA-Meldung ausgenommen bin, sind korrekt.

Darüber brauchen Sie sich wahrscheinlich keine Gedanken zu machen, da es sich um das Foreign Account Tax Compliance Act handelt.

Besondere Erwägungen beim Einreichen des Formulars W-9

Unterzeichnungsformular W-9

Das Formular W-9 fordert Sie auf, den obigen Punkt 2 zu streichen, wenn Sie vom IRS benachrichtigt wurden, dass Sie derzeit dem Quellensteuerabzug unterliegen, weil Sie es versäumt haben, alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung anzugeben.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 trifft in diesem Fall nicht zu, daher spielt es keine Rolle, ob Sie dem Quellensteuerabzug unterliegen.

Wenn Sie nun das Kleingedruckte in den W-9-Anweisungen sorgfältig lesen, scheint es darauf hinzudeuten, dass die meisten Menschen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es im Allgemeinen nur dann unterschreiben, wenn der IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig ansehen, wenn Sie es nicht unterschrieben haben.

Rücksendeformular W-9

Senden Sie das ausgefüllte Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie zum Ausfüllen aufgefordert hat. Idealerweise überreichen Sie es persönlich, um Ihr Risiko für Identitätsdiebstahl zu begrenzen,. aber diese Methode ist oft nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail versenden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und dreifach überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben, bevor Sie Ihre Nachricht senden. Kostenlose Dienste sind online verfügbar, um Ihnen dabei zu helfen, aber überprüfen Sie deren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen. In der Regel wird Ihnen das Unternehmen, das ein W-9 beim IRS einreichen muss, eines zum Ausfüllen geben.

Höhepunkte

Die aus einem W-9-Formular entnommenen Informationen werden häufig verwendet, um ein 1099-Steuerformular zu erstellen, das für Zwecke der Einkommensteuererklärung erforderlich ist.
Das W-9 ist ein offizielles Formular, das vom IRS für Arbeitgeber oder andere Einrichtungen bereitgestellt wird, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer einer Person zu überprüfen, die Einkommen erhält.
Die von einem Unternehmen auf einem W-9-Formular gesammelten Informationen dürfen unter strengen Datenschutzbestimmungen nicht für andere Zwecke weitergegeben werden.