Gastos Incidentales (IE)
¿Qué son los gastos incidentales (IE)?
Los gastos incidentales, también conocidos como incidentales, son propinas y otros cargos o costos menores en los que se incurre además del servicio, artÃculo o evento principal pagado durante las actividades comerciales.
Los gastos incidentales complementarios a los costos de transporte, comidas y alojamiento son comunes cuando un empleado viaja por negocios. Un empleado que toma un taxi del aeropuerto a un hotel incurrirá en gastos de taxis y hoteles y, si es localmente habitual, incurrirá en gastos incidentales de propinas al taxista y al personal del hotel.Gastos incidentales por artÃculos o servicios tales como Es probable que los cortes de cabello o los artÃculos de tocador se clasifiquen como personales, ya que de todos modos se habrÃan necesitado y pagado en casa.
Comprender los gastos incidentales
Los gastos incidentales y las polÃticas y procedimientos que los rigen a menudo se establecen en el manual del empleado de una empresa. Allà se definirán los gastos incidentales, se clasificarán como comerciales o personales y se limitarán a la cantidad, la calidad o el monto en dólares. O se puede establecer una tasa de viáticos y cualquier costo por encima de ella debe ser asumido por el empleado. Los procedimientos de la empresa para el reembolso pueden requerir que los empleados paguen los gastos incidentales de su propio bolsillo o con una tarjeta de crédito o caja chica de la empresa.
Las tarifas de viáticos son establecidas cada año por la Administración de Servicios Generales (GSA) para destinos dentro de los EE. UU. continentales; Las tarifas no extranjeras (p. ej., Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) las establece el Departamento de Defensa y las tarifas extranjeras (cualquier lugar fuera de los EE. UU. y sus territorios) las establece el Departamento de Estado .
Estos procedimientos deberÃan facilitar el seguimiento de los gastos incidentales con fines contables y fiscales. Los empleados deben mantener registros detallados de cada compra. Los empleados deben resumir estos registros en un informe de gastos respaldado por recibos reales que demuestren el pago y enviarlos a la empresa. Los gastos incidentales pagados con los fondos personales de los empleados deben reembolsarse mediante cheques independientes para que quede claro que los pagos son reembolsos y no ingresos para los empleados.
Comidas y gastos imprevistos
Los gastos incidentales son deducibles, sujetos al lÃmite del 50 % cuando se pagan sin reembolso en relación con viajes de negocios, para inversión o propiedad generadora de ingresos, o para fines educativos, médicos o benéficos que califiquen .
Se pueden usar cinco métodos para calcular los costos de comidas y gastos incidentales (M&IE):
El método del costo real
Método estándar de asignación de comida
El viático de viáticos bajo el método de planes contables
Método alto-bajo
El método de solo gastos incidentales.
La disponibilidad de un método depende enteramente de los hechos y circunstancias especÃficos. El primer método, el costo real, ofrece un reembolso directo de los gastos de viaje de bolsillo comprobados. Los cuatro métodos restantes proporcionan tasas de viáticos inclusivas para cubrir costos especÃficos.
asignación para comidas cubre el costo de todas las comidas, el servicio de habitaciones, la lavanderÃa, la limpieza en seco y el planchado de ropa, y los honorarios y las propinas para las personas que brindan servicios, como servidores de alimentos y manipuladores de equipaje. la tasa federal de viáticos y la tasa alta-baja a una tasa establecida por el IRS cubren todas las comidas, alojamiento y gastos imprevistos. La tarifa de solo gastos incidentales de $5 por dÃa cubre los gastos incidentales y se puede usar solo cuando no se pagaron ni se incurrió en gastos de comida y no se usó la asignación de comida estándar .
A los efectos de la deducción de gastos de comidas e imprevistos (M&IE), los gastos imprevistos son honorarios y propinas que se dan a los maleteros, los transportistas de equipaje, el personal del hotel y el personal de los barcos. Los gastos incidentales no incluyen gastos de lavanderÃa, limpieza y planchado de ropa, impuestos de alojamiento, costos de telegramas o llamadas telefónicas, transporte entre lugares de alojamiento o negocios y lugares donde se toman comidas, o el costo de envÃo por correo para presentar comprobantes de viaje y pagar facturas de tarjetas de crédito patrocinadas por el empleador .
Tratamiento fiscal de los imprevistos
El tratamiento fiscal de los gastos incidentales pagados o reembolsados por las empresas varÃa según el tipo y el contribuyente. Como cuestión general, los gastos incidentales pueden ser deducibles si son auxiliares de los gastos comerciales que son ordinarios y necesarios para sus respectivas actividades comerciales, si son habituales y esperados localmente, y si su monto es razonable.
Regalos de empresa
Los gastos incidentales complementarios a los costos de los obsequios son comunes cuando una empresa entrega obsequios a sus clientes. Una empresa que ofrece dichos obsequios incurrirá en gastos incidentales de papel de envolver, cintas, moños y entrega, además del costo de los obsequios subyacentes.
Deducibilidad de regalos empresariales
Los gastos incidentales de obsequios comerciales, como envolver regalos, grabar, empacar, enviar por correo, seguros u otros costos relacionados que no agregan un valor sustancial al obsequio, no se cuentan al calcular el lÃmite de deducción para obsequios comerciales. Eso es algo bueno ya que las deducciones de obsequios comerciales están limitadas a $25 por destinatario durante cada año fiscal. No se puede deducir ningún gasto superior a $25 de cualquier obsequio entregado a un destinatario .
Siniestro o Robo
Los gastos incidentales complementarios al costo de la propiedad dañada o robada son comunes cuando una empresa experimenta un siniestro comercial o un robo. Si una fábrica se incendia, la empresa propietaria tendrá que pagar para reparar o reemplazar la fábrica y también podrÃa incurrir en gastos incidentales como tratamiento médico por lesiones personales, costos de mudanza y almacenamiento, o alquiler de espacio temporal para la fábrica.
Deducibilidad de siniestro o robo
Los gastos incidentales de un hecho fortuito o robo, como tratamiento médico por lesiones personales, alojamiento temporal, combustible, mudanza o alquiler de viviendas temporales, no son deducibles como pérdidas fortuitas .
Viajes de la Guardia Nacional y la Reserva
Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva pueden reclamar una deducción por encima de la lÃnea del ingreso bruto hasta la tasa federal de viáticos para comidas, alojamiento y gastos imprevistos de viajes de más de 100 millas con pernoctación para asistir a reuniones de la Guardia o la Reserva .
Formularios de declaración de impuestos para imprevistos
Los empleados deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo en el Anexo A del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ como gastos de trabajo y deducciones detalladas misceláneas sujetas al 2 % del lÃmite AGI. Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva informan los gastos de viaje de 100 millas en la lÃnea 24 del Formulario 1040 como una deducción por encima de la lÃnea del ingreso bruto.
Las personas que trabajan por cuenta propia deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo como gastos comerciales en el Anexo C del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ. Las empresas, según la clasificación de la entidad, deducen los gastos de viaje como gastos comerciales en el Formulario 1120 o 1120S o el Formulario 1065.
Preguntas frecuentes sobre incidentes
¿Cuánto retienen los hoteles en una tarjeta de crédito para imprevistos?
Además del precio de la habitación, la mayorÃa de los hoteles retienen de $50 a $200 por noche en su tarjeta de crédito para gastos imprevistos. Esta retención de la tarjeta de crédito debe eliminarse dentro de las 24 horas posteriores a la salida del hotel. Solo el cargo final afectará la utilización de su crédito; una retención de tarjeta de crédito no lo hará.
¿Cuánto dinero debo presupuestar para imprevistos en unas vacaciones?
La Administración de Servicios Generales, una agencia del gobierno de los EE. UU., proporciona una guÃa basada en la ubicación para gastar en alojamiento y comidas durante los viajes de negocios de los empleados federales. Las empresas privadas no están obligadas a utilizar esta guÃa, pero pueden optar por hacerlo .
¿Qué son los costos incidentales en la construcción?
Los imprevistos son comunes en la industria de la construcción. Por lo general, incluyen ciertos gastos relacionados con la compra del sitio, la clasificación o la mejora del sitio, el mobiliario, el equipo, la maquinaria o los aparatos originales, o el diseño profesional o los honorarios legales, el seguro durante la construcción y los costos administrativos generales.
Reflejos
Los gastos incidentales, también conocidos como incidentales, son propinas y otros cargos o costos menores en los que se incurre además del servicio, artÃculo o evento principal pagado durante las actividades comerciales.
Los gastos incidentales complementarios a los costos de transporte, comidas y alojamiento son comunes cuando un empleado viaja por negocios.
Los gastos incidentales y las polÃticas y procedimientos que los rigen a menudo se establecen en el manual del empleado de una empresa.
Los procedimientos de la empresa para el reembolso pueden requerir que los gastos incidentales sean pagados por los empleados de su bolsillo o con una tarjeta de crédito o caja chica de la empresa.
Los gastos incidentales pagados con los fondos personales de los empleados deben reembolsarse mediante cheques independientes para que quede claro que los pagos son reembolsos y no ingresos para los empleados.
