Wydatki dodatkowe (IE)

Co to są wydatki dodatkowe (IE)?

Wydatki dodatkowe, zwane również kosztami dodatkowymi, to napiwki i inne drobne opłaty lub koszty poniesione oprócz głównej usługi, przedmiotu lub zdarzenia opłaconego podczas działalności biznesowej.

Dodatkowe wydatki związane z transportem, wyżywieniem i zakwaterowaniem są powszechne, gdy pracownik podróżuje służbowo. Pracownik, który zabierze taksówkę z lotniska do hotelu poniesie wydatki na taksówki i hotele oraz, jeśli jest to lokalne zwyczaje, poniesie dodatkowe koszty napiwków dla taksówkarza i personelu hotelu. fryzury lub przybory toaletowe prawdopodobnie zostaną sklasyfikowane jako osobiste, ponieważ i tak byłyby potrzebne i opłacone w domu.

Zrozumienie kosztów dodatkowych

Wydatki okazjonalne oraz zasady i procedury nimi rządzące są często opisane w podręczniku pracownika firmy. W tym przypadku dodatkowe wydatki zostaną zdefiniowane, sklasyfikowane jako biznesowe lub osobiste i ograniczone pod względem ilości, jakości lub kwoty w dolarach. Można też ustalić stawkę dzienną, a wszelkie koszty powyżej niej musi ponieść pracownik. Procedury firmowe dotyczące zwrotu kosztów mogą wymagać pokrycia kosztów dodatkowych przez pracowników z własnej kieszeni, firmową kartą kredytową lub drobną gotówką.

Stawki diet są ustalane co roku przez General Services Administration (GSA) dla miejsc docelowych w kontynentalnej części Stanów Zjednoczonych; stawki za granicą (np. Alaska, Hawaje, Portoryko i Guam) są ustalane przez Departament Obrony, a stawki zagraniczne (w dowolnym miejscu poza Stanami Zjednoczonymi i ich terytoriami) są ustalane przez Departament Stanu .

Procedury te powinny ułatwiać śledzenie wydatków okazjonalnych do celów księgowych i podatkowych. Pracownicy powinni prowadzić szczegółową ewidencję każdego zakupu. Pracownicy powinni podsumować te zapisy w sprawozdaniu z wydatków popartym rzeczywistymi rachunkami potwierdzającymi płatność i przedłożyć je firmie. Przypadkowe wydatki opłacane ze środków osobistych pracowników powinny być zwracane za pomocą niezależnych czeków, aby było jasne, że płatności są zwrotami, a nie dochodami dla pracowników.

Posiłki i dodatkowe wydatki

Koszty dodatkowe podlegają odliczeniu, z zastrzeżeniem limitu 50%, jeśli zostaną opłacone bez zwrotu kosztów w związku z podróżą służbową, majątkiem inwestycyjnym lub przynoszącym dochód lub kwalifikującymi się celami edukacyjnymi, medycznymi lub charytatywnymi .

W celu obliczenia kosztów posiłków i kosztów dodatkowych (M&IE) można zastosować pięć metod:

1. Rzeczywista metoda kosztów

2. Metoda standardowego dodatku na posiłki

3. Dieta na przejazdy w ramach metody planów rozliczalnych

4. Metoda wysoka-niska

5. Metoda wyłącznie kosztów ubocznych.

Dostępność metody zależy wyłącznie od konkretnych faktów i okoliczności. Pierwsza metoda, koszt rzeczywisty, zapewnia bezpośredni zwrot uzasadnionych kosztów podróży z własnej kieszeni. Cztery pozostałe metody zapewniają ryczałtowe stawki diet na pokrycie określonych kosztów.

Standardowa stawka dietetyczna obejmuje wszystkie posiłki, obsługę pokoju, pranie, czyszczenie chemiczne i prasowanie odzieży, a także opłaty i napiwki dla osób świadczących usługi, takich jak kelnerzy żywności i bagażowi . federalna stawka dzienna i najniższa stawka według stawki ustalonej przez IRS pokrywa wszystkie posiłki, zakwaterowanie i nieprzewidziane wydatki. Stawka kosztów dodatkowych w wysokości 5 USD dziennie obejmuje koszty dodatkowe i może być stosowana tylko wtedy, gdy nie zostały opłacone ani poniesione żadne wydatki na posiłki, a standardowy dodatek na posiłki nie został wykorzystany .

Do celów odliczenia posiłków i kosztów nieprzewidzianych (M&IE), koszty dodatkowe to opłaty i napiwki udzielane tragarzom, przewoźnikom bagażu, personelowi hotelowemu i personelowi na statkach. Wydatki dodatkowe nie obejmują wydatków na pranie, sprzątanie i prasowanie odzieży, podatków mieszkaniowych, kosztów telegramów lub rozmów telefonicznych, transportu między miejscami zakwaterowania lub prowadzenia działalności gospodarczej a miejscami spożywania posiłków, ani kosztów przesyłki pocztowej związanej z wypełnieniem bonów podróżnych i opłacanie rachunków za karty płatnicze sponsorowane przez pracodawcę .

Opodatkowanie incydentów

Traktowanie podatkowe kosztów dodatkowych opłacanych lub zwracanych przez firmy różni się w zależności od rodzaju i podatnika. Ogólnie rzecz biorąc, koszty dodatkowe mogą podlegać odliczeniu, jeżeli są dodatkowymi kosztami biznesowymi, które są zwyczajne i niezbędne w ich odpowiedniej działalności biznesowej, jeżeli są zwyczajowo przyjęte i oczekiwane oraz jeżeli ich kwota jest rozsądna.

Prezenty biznesowe

Dodatkowe wydatki związane z kosztami prezentów są powszechne, gdy firma wręcza prezenty swoim klientom. Firma, która wręcza takie prezenty, poniesie dodatkowe koszty papieru do pakowania, wstążek, kokardek i dostawy oprócz kosztów prezentów.

Odliczalność prezentów biznesowych

Przydatne wydatki związane z prezentami biznesowymi, takie jak opakowanie prezentów, grawerowanie, pakowanie, wysyłka pocztowa, ubezpieczenie lub inne powiązane koszty, które nie dodają znaczącej wartości prezentowi, nie są liczone przy obliczaniu limitu odliczeń dla prezentów biznesowych. To dobrze, ponieważ odliczenia od prezentów biznesowych są ograniczone do 25 USD na odbiorcę w każdym roku podatkowym. Wszelkie wydatki powyżej 25 USD na prezent wręczony odbiorcy nie mogą zostać odliczone .

Wypadek lub kradzież

Wydatki dodatkowe związane z kosztami uszkodzenia lub kradzieży mienia są powszechne, gdy firma doświadcza wypadku biznesowego lub kradzieży. Jeśli fabryka spłonie, firma, która jest jej właścicielem, będzie musiała zapłacić za naprawę lub wymianę fabryki, a także może ponieść dodatkowe koszty, takie jak leczenie obrażeń ciała, koszty przeprowadzki i przechowywania lub wynajem tymczasowej powierzchni fabrycznej.

Możliwość odliczenia wypadku lub kradzieży

Wydatki dodatkowe poniesione w wyniku wypadku lub kradzieży, takie jak leczenie obrażeń ciała, tymczasowe mieszkanie, paliwo, przeprowadzka lub wynajem tymczasowych pomieszczeń mieszkalnych, nie podlegają odliczeniu jako straty w wyniku wypadku .

Podróż Gwardii Narodowej i Rezerwy

Członkowie Gwardii Narodowej i Rezerwy mogą ubiegać się o ponadprzeciętne odliczenie od dochodu brutto do federalnej stawki dziennej za posiłki, zakwaterowanie i dodatkowe wydatki związane z podróżą na odległość ponad 100 mil z noclegiem w celu uczestniczenia w spotkaniach Straży lub Rezerwy .

Formularze zwrotu podatku za zdarzenia losowe

Pracownicy odliczają koszty podróży związane z pracą zgodnie z harmonogramem A formularza 1040, 1040A lub 1040EZ jako koszty pracy i różne szczegółowe potrącenia podlegające 2% limitu AGI. Członkowie Gwardii Narodowej i Rezerwy zgłaszają wydatki związane z podróżą na 100 mil w wierszu 24 formularza 1040 jako ponadwymiarowe odliczenie od dochodu brutto.

Osoby prowadzące działalność na własny rachunek odliczają koszty podróży związane z pracą jako wydatki służbowe zgodnie z harmonogramem C formularza 1040, 1040A lub 1040EZ. Firmy, w zależności od klasyfikacji podmiotu, odliczają koszty podróży jako wydatki służbowe na formularzu 1120 lub 1120S lub formularzu 1065.

Często zadawane pytania dotyczące incydentów

Ile hotele trzymają na karcie kredytowej na wypadek zdarzeń losowych?

Oprócz ceny pokoju większość hoteli trzyma na karcie kredytowej od 50 do 200 USD za noc na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Blokada karty kredytowej powinna zostać usunięta w ciągu 24 godzin po wymeldowaniu się z hotelu. Tylko ostateczna opłata wpłynie na wykorzystanie kredytu; blokada karty kredytowej nie.

Ile pieniędzy powinienem przeznaczyć na nieprzewidziane wydatki na wakacjach?

General Services Administration, agencja rządowa Stanów Zjednoczonych, zapewnia przewodnik lokalizacyjny dotyczący wydatków na zakwaterowanie i posiłki podczas podróży służbowych pracowników federalnych. Firmy prywatne nie są zobowiązane do korzystania z tego przewodnika, ale mogą się na to zdecydować .

Jakie są dodatkowe koszty w budownictwie?

Incydenty są powszechne w branży budowlanej. Zazwyczaj obejmują one pewne wydatki związane z zakupem terenu, oceną lub ulepszeniem terenu, oryginalnym wyposażeniem, sprzętem, maszynami lub aparaturą lub profesjonalnymi projektami lub opłatami prawnymi, ubezpieczeniem na czas budowy oraz ogólnymi kosztami administracyjnymi.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Wydatki dodatkowe, zwane również nieprzewidzianymi, to napiwki i inne drobne opłaty lub koszty poniesione dodatkowo do głównej usługi, przedmiotu lub zdarzenia opłaconego podczas działalności biznesowej.

• Dodatkowe wydatki związane z transportem, wyżywieniem i zakwaterowaniem są powszechne, gdy pracownik podróżuje służbowo.

• Wydatki okazjonalne oraz zasady i procedury nimi rządzące są często opisane w podręczniku pracownika firmy.

• Procedury firmowe dotyczące zwrotu kosztów mogą wymagać pokrycia kosztów dodatkowych przez pracowników z własnej kieszeni, firmową kartą kredytową lub drobną gotówką.

• Nieprzewidziane wydatki opłacane ze środków osobistych pracowników powinny być zwracane za pomocą niezależnych czeków, aby było jasne, że płatności są zwrotami, a nie dochodami dla pracowników.