Transacción

¿Qué es una transacción?

Una transacción es un acuerdo completo entre un comprador y un vendedor para intercambiar bienes, servicios o activos financieros a cambio de dinero.

En la contabilidad comercial, esta simple definición de "transacción" puede ser complicada. Una empresa puede registrar una transacción antes o después dependiendo de si utiliza la contabilidad de acumulación o la contabilidad de caja.

Comprender las transacciones

Una transacción de venta entre un comprador y un vendedor es relativamente sencilla. La persona A paga a la persona B a cambio de un producto o servicio. Cuando acuerdan los términos, el dinero se intercambia por el bien o servicio y la transacción se completa.

Las transacciones pueden ser más complejas en el mundo de la contabilidad porque las empresas pueden hacer un trato hoy que no se liquidará hasta una fecha futura. O bien, pueden tener ingresos o gastos que se conocen pero que aún no vencen. Las transacciones de terceros también pueden complicar el proceso.

El hecho de que una empresa registre las transacciones de ingresos y gastos utilizando el método contable de acumulación o el método contable de efectivo afecta los informes financieros y fiscales de la empresa.

• El método de contabilidad de acumulación requiere que una transacción se registre cuando se produce, independientemente de cuándo se reciba el dinero o se paguen los gastos.

• El método de contabilidad de caja registra una transacción solo cuando se recibe el dinero o se pagan los gastos. Esto puede requerir una carta de intención o un memorando de entendimiento.

Mientras que la contabilidad de acumulación es utilizada con mayor frecuencia por empresas con un promedio de más de $25 millones durante los tres años anteriores, la contabilidad de caja es utilizada principalmente por pequeñas empresas.

Transacciones que utilizan la contabilidad de acumulación

Cuando se utiliza la contabilidad de acumulación, una empresa registra los ingresos al completar un servicio o entregar bienes. Si se requiere inventario al contabilizar los ingresos de una empresa, y la empresa tiene recibos brutos con un promedio de más de $25 millones durante los tres años anteriores, la empresa normalmente usa el método de acumulación para contabilizar las ventas y compras.

Ejemplos de contabilidad de acumulación

Por ejemplo, una empresa que vende mercadería a un cliente a crédito de la tienda en octubre registra la transacción inmediatamente como un artículo en cuentas por cobrar (AR). Aunque el cliente no pague la mercancía en efectivo hasta diciembre o pague a plazos, la transacción se registra como ingreso de octubre.

Si un cliente compra algo a crédito, se registrará inmediatamente como una transacción si la empresa que vende el bien utiliza el método de contabilidad de causación.

Lo mismo ocurre con los bienes o servicios que compra la empresa. Los gastos comerciales se registran cuando se reciben los productos o servicios. Los suministros comprados a crédito en abril se registran como gastos de abril, incluso si la empresa no realiza un pago en efectivo de los suministros hasta mayo.

Transacciones usando contabilidad de caja

La mayoría de las pequeñas empresas, especialmente las empresas individuales y las sociedades,. utilizan el método de contabilidad de caja. Los ingresos se registran cuando se reciben pagos en efectivo, cheques o tarjetas de crédito de los clientes.

Ejemplos de contabilidad de caja

Digamos que una empresa vende $10,000 en widgets a un cliente en marzo. El cliente paga la factura en abril. La empresa reconoce la venta solo después de recibir el efectivo en abril.

Mientras tanto, los gastos se registran solo cuando se realiza un pago. Una empresa puede comprar $500 en suministros de oficina en mayo, por ejemplo, y pagarlos en junio. La empresa reconoce la compra cuando paga la factura en junio.

Por razones impositivas, la base contable de efectivo está disponible solo si una empresa tiene un promedio de menos de $ 25 millones durante los tres años anteriores en ventas anuales. La base de caja es más fácil que la base de acumulación para registrar transacciones porque no son necesarias transacciones contables complejas, como acumulaciones y aplazamientos. Su inconveniente es que el beneficio del negocio puede variar mucho de un mes a otro, al menos en papel.

Reflejos

• Una transacción implica un intercambio monetario por un bien o servicio.

• La contabilidad de acumulación reconoce una transacción inmediatamente después de que se finaliza, independientemente de cuándo se reciba o se realice el pago.

• Por el contrario, la contabilidad de caja, utilizada principalmente por empresas más pequeñas, registra una transacción solo cuando se recibe o se paga dinero.