Farmbréf

Hvað er farmskírteini?

Farskírteini (BL eða BoL) er löglegt skjal sem flutningsaðili gefur út til sendanda sem lýsir tegund, magni og áfangastað vörunnar sem flutt er. Farskírteini þjónar einnig sem kvittun fyrir sendingu þegar farmflytjandi afhendir vörurnar á fyrirfram ákveðnum áfangastað. Þetta skjal verður að fylgja vörum sem sendar eru, óháð flutningsformi, og verður að vera undirritað af viðurkenndum fulltrúa frá flutningsaðila, sendanda og viðtakanda.

Skilningur á farmskírteinum

Farskírteinið er lagalega bindandi skjal sem veitir flutningsaðila og sendanda allar nauðsynlegar upplýsingar til að vinna sendinguna nákvæmlega. Það hefur þrjár meginaðgerðir. Í fyrsta lagi er það eignarskjal að vörunni sem lýst er í farmskírteininu. Í öðru lagi er það kvittun fyrir sendar vörur. Að lokum táknar farmskírteinið samþykkta skilmála og skilyrði fyrir flutningi vörunnar.

Sem dæmi ætlar flutningafyrirtæki að flytja bensín með þungum vörubílum frá verksmiðju í Texas til bensínstöðvar í Arizona. Verksmiðjufulltrúi og bílstjóri skrifa undir farmskírteinið eftir að hafa hlaðið gasinu á vörubílinn. Þegar flutningsaðilinn hefur afhent eldsneytið á bensínstöðina í Arizona, biður vörubílstjórinn um að afgreiðslumaður stöðvarinnar undirriti skjalið.

Öll fyrirtæki þurfa að hafa innra eftirlit til að koma í veg fyrir þjófnað. Einn lykilþáttur innra eftirlits er aðskilnaður starfa, sem kemur í veg fyrir að einn starfsmaður hafi of mikla stjórn innan fyrirtækis. Engin tvö innra eftirlitskerfi eru eins. Hins vegar fylgja flestir stöðluðu setti kjarnaheimspeki sem hafa orðið staðlaðar stjórnunarhættir. Innleiðing innra eftirlits getur hjálpað til við að hagræða í rekstri og koma í veg fyrir svik. Farskírteini er eitt af nokkrum lykilskjölum sem þarf að stjórna og fara yfir til að koma í veg fyrir eignaþjófnað.

Dæmi um farmskírteini

Gerum til dæmis ráð fyrir að XYZ Fine Dining fái sendingar af fersku kjöti og fiski fimm sinnum í viku. Veitingastjórinn ákveður tegund og magn af kjöti og fiski sem veitingastaðurinn þarf að panta. Þeir fylla síðan út innkaupapöntun (PO) og eigandi XYZ skoðar og upphafsstafir hverja innkaupapöntun áður en hún er send í tölvupósti til matsöluaðilans. Seljandi tekur saman kjötið og fiskinn og skrifar undir farmskírteini ásamt fulltrúa frá næturflutningafyrirtækinu.

Næst afhendir farmflytjandi matinn á veitingastaðinn og framkvæmdastjórinn ber saman upplýsingarnar á farmskírteininu við það sem beðið var um á innkaupapöntuninni. Ef upplýsingarnar passa saman eru innkaupapöntun og farmskírteini send til eiganda, sem fer yfir skjölin og skrifar ávísun til matvælasölunnar.

Í þessu dæmi gefur eigandinn ekki út ávísun til seljanda án þess að skoða innkaupapöntunina og farmskírteinið. Þetta skref tryggir að XYZ greiðir aðeins fyrir það sem það pantaði og það sem það fékk. Ef skjölin tvö passa ekki saman þegar veitingastjórinn ber þau saman mun framkvæmdastjórinn spyrja söluaðilann um undantekninguna. Þriðji starfsmaðurinn jafnar bankayfirlitið og leggur inn fyrirtæki. Öll þessi skref verða að vera til staðar til að koma í veg fyrir þjófnað.

##Hápunktar

• Farskírteini er löglegt skjal sem flutningsaðili gefur út til sendanda sem lýsir tegund, magni og áfangastað vörunnar sem flutt er.

• Þetta skjal verður að fylgja sendingunni og verður að vera undirritað af viðurkenndum fulltrúa frá flutningsaðila, sendanda og viðtakanda.

• Ef það er stjórnað og skoðað á réttan hátt getur farmskírteini hjálpað til við að koma í veg fyrir eignaþjófnað.

• Farmskírteini er eignarskjal, kvittun fyrir sendar vörur og samningur milli farmflytjanda og sendanda.

##Algengar spurningar

Hvað er í farmskírteini?

Venjulega mun farmskírteini innihalda nöfn og heimilisföng sendanda (sendanda) og viðtakanda (viðtakanda), sendingardagsetningu, magn, nákvæma þyngd, verðmæti og vöruflokkun. Auk þess fylgir fullkomin lýsing á hlutunum, þar á meðal hvort þeir séu flokkaðir sem hættulegir, tegund umbúða sem notuð eru, sérstakar leiðbeiningar fyrir flutningsaðilann og sérpöntunarnúmer.

Hvers vegna er farmskírteini mikilvægt?

Mikilvægi farmskírteinis liggur í þeirri staðreynd að það er lagalega bindandi skjal sem veitir flutningsaðila og sendanda allar nauðsynlegar upplýsingar til að afgreiða sendingu nákvæmlega. Þetta gefur til kynna að hægt sé að nota það í málaferlum ef þörf krefur og að allir hlutaðeigandi muni leggja mikið á sig til að tryggja nákvæmni skjalsins. Í meginatriðum virkar lendingarskírteini sem óumdeild sönnun fyrir sendingu. Ennfremur gerir farmskírteini kleift að aðgreina skyldur sem er mikilvægur hluti af innra eftirlitsskipulagi fyrirtækis til að koma í veg fyrir þjófnað.

Hver er tilgangurinn með farmskírteini?

Farskírteini hefur þrenn megintilgang. Í fyrsta lagi er það eignarskjal að vörunni sem lýst er í farmskírteininu. Í öðru lagi er það kvittun fyrir sendar vörur. Að lokum táknar farmskírteinið samþykkta skilmála og skilyrði fyrir flutningi vörunnar.