Kvittun
Hvað er kvittun?
Kvittun er skrifleg staðfesting á því að eitthvað verðmætt hafi verið flutt frá einum aðila til annars. Til viðbótar við kvittanir sem neytendur fá venjulega frá söluaðilum og þjónustuaðilum eru kvittanir einnig gefnar út í viðskiptum milli fyrirtækja sem og hlutabréfamarkaðsviðskiptum.
Til dæmis fær handhafi framtíðarsamnings almennt afhendingarskjal,. sem virkar sem kvittun að því leyti að hægt er að skipta honum fyrir undirliggjandi eign þegar framvirkur samningur rennur út.
Uppskriftir útskýrðar
Auk þess að sýna eignarhald eru kvittanir mikilvægar af öðrum ástæðum. Til dæmis, krefjast margir smásalar að viðskiptavinur verði að sýna kvittun til að skipta eða skila hlutum á meðan aðrir krefjast þess að kvittun - sem venjulega er gefin út innan ákveðins tímaramma - sé framleidd í vöruábyrgðarskyni. Kvittanir geta einnig verið mikilvægar fyrir skatta vegna þess að IRS krefst skjala um ákveðin útgjöld. Ríkisskattþjónustan ( IRS ) leggur til að eftirfarandi tegundir kvittana verði geymdar af litlum fyrirtækjum, ef þær eru búnar til:
Brúttókvittanir eins og kassabandsbönd, upplýsingar um innborgun (reiðufé og inneignarsala), kvittunarbækur, reikninga, eyðublöð 1099-MISC
Kvittanir frá innkaupum og hráefni (þessar ættu að sýna upphæðina sem greidd var og staðfesta að um nauðsynleg viðskiptakaup væri að ræða; skjöl gætu innihaldið niðurfelldar ávísanir eða önnur skjöl sem auðkenna viðtakanda greiðslu, upphæð og sönnun fyrir greiðslu/rafrænar millifærslur.)
Kvittun á kassabandi
Kreditkortakvittanir og yfirlit
Reikningar
Smápeningaseðlar fyrir litlar staðgreiðslur
Sú venja að geyma kvittanir í skattaskyni er talin eiga uppruna sinn í Egyptalandi til forna. Bændur og kaupmenn leituðu leiða til að skrá viðskipti til að forðast skattanýtingu. Notað var papýrus í stað pappírs. Í nútímalegri tíð notuðu bankar í London prentvélar iðnbyltingarinnar til að prenta kvittanir með eigin vörumerkjum.
###Fljót staðreynd
Varmaprentun er algengasta form líkamlegrar kvittunarprentunar vegna þess að það er ódýrt og auðvelt í notkun. Í dag eru pappírskvittanir hins vegar í auknum mæli að víkja fyrir rafrænum kvittunum í formi tölvupósts eða annarra stafrænna gagna.
Kröfur IRS fyrir stafrænar kvittanir
Stafrænar kvittanir eru að verða norm. Síðan 1997 hefur IRS samþykkt skannaðar og stafrænar kvittanir sem gildar skrár í skattalegum tilgangi. Tekjuaðferð 97-22 segir að stafrænar kvittanir verði að vera nákvæmar, auðveldlega geymdar, varðveittar, sóttar og afritaðar. Eigandi fyrirtækisins verður að geta afhent IRS afrit.
Stafrænar skrár eru ekki háðar sliti eins og líkamlegar kvittanir, en þær geta glatast ef harður diskur bilar. Það er því skynsamlegt að geyma þær á skýinu eða einhvers staðar þar sem alltaf er hægt að nálgast þær.
Hægt er að geyma pappírskvittanir stafrænt með því að nota borðskanna og farsímaforrit. Þessi tegund tækni getur skipulagt, búið til kostnaðarskýrslur og samþætt gögn við bókhaldshugbúnað.
Í skattaendurskoðun eru ekki öll skjöl gild. IRS samþykkir ýmis skjöl svo framarlega sem þau greina frá upphæð, stað, dagsetningu og tegund kostnaðar.
##Hápunktar
Kvittanir eru einnig nauðsynlegar í skattalegum tilgangi sem sönnun fyrir tilteknum útgjöldum.
Kvittanir eru gefnar út í viðskiptum milli fyrirtækja sem og hlutabréfamarkaðsviðskiptum.
Kvittanir eru opinber skráning sem sýnir sönnun fyrir fjárhagslegum viðskiptum eða kaupum.
