budget manual

Hvad er en budgetmanual?

En budgetmanual er et sæt regler og instruktioner, der bruges af store organisationer til at udarbejde deres budgetter og relaterede rapporter. Efterhånden som organisationer bliver større og mere komplekse, er det ikke længere muligt for kun én person at udarbejde et budget.

I stedet skal budgettering på tværs af virksomheden nøje koordineres mellem forskellige aktører. Finansanalytikere arbejder tæt sammen med hver gruppe for at indsamle budgetoplysninger på en forudbestemt tidsplan og derefter sende data op gennem højere ringe af finansinspektører , indtil de kan aggregeres af finansdirektørens (CFO's) kontor.

Det grundlæggende i en budgetmanual

Budgettering i store organisationer er en ekstremt kompleks opgave. Finansanalytikere skal lave antagelser om, hvordan fremtiden vil se ud baseret på tidligere data. Det betyder, at selv den bedste budgetteringsprocessen er genstand for betydelige unøjagtigheder. Derefter, som året skrider frem, holdes hver gruppe til et foruddefineret budget, som kan blive utilstrækkeligt på grund af ændrede forhold.

På den anden side vil nogle grupper opleve, at de har flere penge, end de har brug for, og kan vælge i det skjulte at bruge det "ekstra" budget op med unødvendige udgifter for at undgå budgetnedskæringer.

Budgetmanualen udvikles og revideres normalt af et budgetudvalg. Et budgetudvalg er en gruppe, der opretter og fører tilsyn med standarder for, praksis til implementering og vedligeholdelse af en organisations finanspolitiske ansvar.

Budgetudvalg spiller nøgleroller i succes eller død af en virksomhed eller anden virksomhedsenhed. Budgetudvalget har et unikt perspektiv ved, at de har kendskab til alle de økonomiske handlinger i en organisation. De ser hele billedet, hvorimod folk i de enkelte afdelinger kun ser deres segment af virksomheden.

Udvalg forsøger at holde deres organisationsbudgetter på sporet, hvilket så sikrer problemfri drift og økonomisk soliditet. Organisationer, der ikke snart kan støde på økonomiske problemer. Økonomiske problemer har ofte en negativ effekt på værdiansættelsen af en virksomhed.

Eksempel på en budgetmanual

For eksempel får kvalitetssikringsafdelingen i den hypotetiske XYZ-virksomhed et budget på $500.000 om året. Disse penge kan bruges på lønninger, efteruddannelse, udstyr og andre ting, som kvalitetssikringsafdelingen har brug for. Cindy, en mangeårig veteran fra kvalitetssikringsafdelingen, har forladt virksomheden. Kvalitetssikringsafdelingen kan dække arbejdsbyrden og fortsætte med at køre fint uden hende, men for at sikre, at de ikke mister en del af deres budget for at vedligeholde deres medarbejdere, er de nødt til at ansætte en anden person og bruge de resterende penge, der ville være gået til Cindys løn om træning til den nye person.

##Højdepunkter

• En budgetmanual er et sæt standardiserede rutiner og instruktioner, som store organisationer følger i budgettering og rapportering.

• Budgetmanualer udvikles og opdateres gennem et budgetudvalg, der fører tilsyn med standarder og praksis inden for organisationens økonomiske enheder.

• Store og komplekse organisationer er afhængige af en sådan manual til at koordinere budgetteringsaktiviteter på tværs af flere aktører.