Manuel budgétaire

Qu'est-ce qu'un manuel budgétaire ?

Un manuel budgétaire est un ensemble de règles et d'instructions utilisées par les grandes organisations pour préparer leurs budgets et les rapports connexes. À mesure que les organisations deviennent plus grandes et plus complexes, il n'est plus possible pour une seule personne de préparer un budget.

Au lieu de cela, la budgétisation à l'échelle de l'entreprise doit être soigneusement coordonnée entre les différents acteurs. Les analystes financiers travaillent en étroite collaboration avec chaque groupe pour collecter des informations budgétaires selon un calendrier prédéfini, puis envoient les données via des cercles supérieurs de contrôleurs financiers jusqu'à ce qu'elles puissent être agrégées par le bureau du directeur financier (CFO).

Les bases d'un manuel budgétaire

La budgétisation au sein des grandes organisations est une tâche extrêmement complexe. Les analystes financiers doivent formuler des hypothèses sur ce à quoi ressemblera l'avenir sur la base des données passées. Cela signifie que même le meilleur processus de budgétisation est sujet à des inexactitudes considérables. Puis, au fur et à mesure de l'année, chaque groupe est assujetti à un budget prédéfini, qui peut devenir insuffisant en raison de l'évolution des conditions.

D'un autre côté, certains groupes découvriront qu'ils ont plus d'argent qu'ils n'en ont besoin et peuvent choisir d'épuiser subrepticement le budget "supplémentaire" avec des dépenses inutiles afin d'éviter des coupes budgétaires.

Le manuel budgétaire est généralement élaboré et révisé par un comité budgétaire. Un comité budgétaire est un groupe qui crée et supervise les normes, les pratiques à mettre en œuvre et le maintien de la responsabilité financière d'une organisation.

Les commissions budgétaires jouent un rôle clé dans le succès ou la disparition d'une entreprise ou d'une autre personne morale. Le comité du budget a une perspective unique en ce sens qu'il est au courant de toutes les allées et venues financières d'une organisation. Ils voient l'image dans son ensemble, tandis que les employés des différents départements ne voient que leur segment de l'entreprise.

Les comités essaient de maintenir leurs budgets organisationnels sur la bonne voie, ce qui assure ensuite le bon fonctionnement et la solvabilité financière. Les organisations qui ne peuvent pas rencontrer rapidement des problèmes financiers. Les problèmes financiers ont souvent un effet négatif sur la valorisation d'une entreprise.

Exemple de manuel budgétaire

Par exemple, le service d'assurance qualité de l'entreprise hypothétique XYZ dispose d'un budget de 500 000 $ par année. Cet argent peut être dépensé pour les salaires, la formation supplémentaire, l'équipement et d'autres choses dont le service d'assurance qualité a besoin. Cindy, un vétéran de longue date du service d'assurance qualité, a quitté l'entreprise. Le service d'assurance qualité peut couvrir la charge de travail et continuer à bien fonctionner sans elle, mais pour s'assurer qu'ils ne perdent pas une partie de leur budget pour maintenir leur effectif, ils doivent embaucher une autre personne et dépenser l'argent restant qui aurait été versé au salaire de Cindy sur la formation de la nouvelle personne.

Points forts

• Un manuel budgétaire est un ensemble de routines et d'instructions normalisées que les grandes organisations suivent pour la budgétisation et les rapports.

• Les manuels budgétaires sont élaborés et mis à jour par un comité budgétaire qui supervise les normes et les pratiques au sein des unités financières de l'organisation.

• Les grandes organisations complexes s'appuient sur un tel manuel pour coordonner les activités de budgétisation entre plusieurs acteurs.