Виртуальный офис

Что такое виртуальный офис?

Виртуальный офис предоставляет предприятиям физический адрес и услуги, связанные с офисом, без накладных расходов на длительную аренду и административный персонал. Благодаря виртуальному офису сотрудники могут работать из любого места, но при этом иметь такие вещи, как почтовый адрес, услуги автоответчика, комнаты для совещаний и видеоконференцсвязь.

Как работают виртуальные офисы

Виртуальные офисы работают как единое целое для обслуживания клиентов, но не существуют в фиксированном месте. Этот тип установки особенно популярен среди стартапов и малых предприятий, которые хотят минимизировать накладные расходы. Создание веб-программного обеспечения и услуг для повышения производительности офиса, таких как видеоконференции, помогло стимулировать рост виртуальных офисов.

Виртуальный офис также может привести к повышению производительности,. поскольку его услуги освобождают сотрудников от административных задач, а также от поездок на работу. Каждый сотрудник может работать из наиболее удобного места, и бизнес не ограничивается наймом местных сотрудников.

Поскольку все больше людей находят способы работать удаленно, преимущества виртуального офиса становятся очевидными сразу. Однако не все так просто, как кажется. Некоторым может показаться, что планирование виртуального офисного пространства ничем не отличается от трудоемких конфликтов планирования, присущих физическому офису.

Преимущества и недостатки виртуального офиса

Привлекательность виртуального офиса для пользователей двояка. Во-первых, ежемесячная стоимость виртуального офиса намного меньше, чем у традиционного офиса. В конце концов, у него нет затрат на техническое обслуживание и содержание, а также нет необходимости в персонале. Виртуальный офис также можно защитить с помощью помесячной аренды,. что обеспечивает большую гибкость в случае изменения бизнеса пользователя (не дожидаясь истечения срока аренды или неся расходы в связи с разрывом аренды).

Стоимость использования виртуального офиса может варьироваться от менее 40 до более 200 долларов в месяц. Чем больше дополнительных услуг, тем дороже.

Во-вторых, виртуальный офис может предоставить почтовый адрес, ответы на телефонные звонки и услуги видеоконференцсвязи. Таким образом, малый бизнес может казаться больше, чем он есть. Он также может предоставлять физический адрес (или несколько адресов) пользователям для встречи с клиентами. Иногда адрес может придать ауру престижа пользователю виртуального офиса, например, если адрес является известным местом или улицей. Тот же эффект может дать профессиональный автоответчик.

Использование некоторых услуг, предлагаемых виртуальным офисом, требует предварительного планирования. Например, многие пакеты включают ограниченное использование конференц-залов или ограниченное количество услуг телеконференций и видеоконференций. Виртуальные офисы также могут иметь ограниченный доступ по ночам и в выходные дни. Пользователи могут счесть отсутствие гибкости ограничивающим и неудобным. Существует также вероятность отвлечения внимания при работе из дома, и поэтому некоторые работники могут быть не такими продуктивными при работе в среде виртуального офиса.

Особенности

• Развитие таких инструментов, как видеоконференции и службы обмена сообщениями, привело к более широкому использованию виртуального офиса.

• Затраты на эксплуатацию виртуального офиса намного меньше, чем в традиционном офисе, поэтому этот тип настройки популярен среди малого бизнеса и стартапов.

• Организация виртуального офиса расширяет возможности трудоустройства для сотрудников и возможности найма для предприятий.

• Виртуальный офис — это компания, которая работает как единое целое и имеет физический почтовый адрес, но не находится в одном конкретном месте.

• Хотя виртуальный офис, как правило, является менее дорогим вариантом для бизнеса, доступ к некоторым услугам, таким как автоответчик и видеоконференции, может быть ограничен.