Virtuelt kontor

Hvad er et virtuelt kontor?

Et virtuelt kontor giver virksomheder en fysisk adresse og kontorrelaterede tjenester uden omkostninger til lang lejekontrakt og administrativt personale. Med et virtuelt kontor kan medarbejderne arbejde hvor som helst, men stadig have ting som en postadresse, telefonsvarertjenester, mødelokaler og videokonferencer.

Sådan fungerer virtuelle kontorer

Virtuelle kontorer fungerer som én enhed for at betjene kunder, men eksisterer ikke på et fast sted. Denne type opsætning er især populær hos nystartede virksomheder og små virksomheder, der ønsker at minimere overhead. Skabelsen af webbaseret kontorproduktivitetssoftware og -tjenester, såsom videokonferencer, har været med til at drive væksten i virtuelle kontorer.

Et virtuelt kontor kan også føre til større produktivitet,. da dets tjenester frigør medarbejdere fra administrative opgaver såvel som pendler. Hver medarbejder kan arbejde fra det sted, der er mest bekvemt, og virksomheden er ikke begrænset til at ansætte medarbejdere, der bor lokalt.

Efterhånden som flere mennesker finder måder at arbejde eksternt på, er fordelene ved et virtuelt kontor umiddelbart mærkbare. Men alt er ikke så nemt, som det ser ud til. Nogle vil måske finde planlægning af virtuelt kontorlokale anderledes end de tidskrævende planlægningskonflikter, der er iboende i et fysisk kontor.

Fordele og ulemper ved et virtuelt kontor

Tiltrækningen af et virtuelt kontor til brugerne er dobbelt. For det første er de månedlige omkostninger for et virtuelt kontor langt mindre end for et traditionelt kontor. Det har trods alt ingen af vedligeholdelses- og vedligeholdelsesomkostningerne, og det behøver heller ikke at være bemandet. Et virtuelt kontor kan også sikres via en måned-til-måned lejekontrakt,. så der er større fleksibilitet, hvis en brugers virksomhed ændrer sig (ingen ventetid på, at en lejekontrakt udløber eller pådrage sig omkostningerne ved en ødelagt lejekontrakt).

Omkostninger for at bruge et virtuelt kontor kan variere fra under $40 til mere end $200 pr. måned. Jo flere tjenester der tilføjes, jo dyrere bliver det.

For det andet kan et virtuelt kontor give en postadresse, telefonsvar og videokonferencetjenester. Derfor kan en lille virksomhed virke større, end den er. Det kan også give en fysisk adresse (eller flere adresser), så brugere kan møde kunder. Nogle gange kan adressen give en aura af prestige til en virtuel kontorbruger, som hvis adressen er et velkendt sted eller en gade. En professionel telefonsvarer kan have samme effekt.

Nogle af de tjenester, som et virtuelt kontorarrangement tilbyder, kræver forudgående planlægning for at bruge. For eksempel kommer mange pakker med begrænset brug af konferencelokaler eller begrænsede telekonference- og videokonferencetjenester. Virtuelle kontorer kan også have begrænset adgang om nætter og weekender. Brugere kan finde manglen på fleksibilitet begrænsende og ubelejligt. Der er også mulighed for distraktioner, der følger med at arbejde hjemmefra, og derfor er nogle medarbejdere måske ikke så produktive, når de arbejder i et virtuelt kontormiljø.

Højdepunkter

• Udviklingen af værktøjer som videokonferencer og beskedtjenester har ført til øget brug af det virtuelle kontor.

• Omkostningerne ved at drive et virtuelt kontor er meget mindre end et traditionelt kontor, og derfor er denne type setup populær blandt små virksomheder og startups.

• Et virtuelt kontorarrangement udvider jobmuligheder for medarbejdere og ansættelsesmuligheder for virksomheder.

• Et virtuelt kontor er en virksomhed, der fungerer som én enhed og har en fysisk postadresse, men som ikke eksisterer ét bestemt sted.

• Mens det virtuelle kontor typisk er en billigere mulighed for virksomheder, kan nogle tjenester, såsom telefonsvarer og videokonferencer, have begrænset tilgængelighed.