Virtuaalinen toimisto
Mikä on virtuaalitoimisto?
Virtuaalitoimisto tarjoaa yrityksille fyysisen osoitteen ja toimistoon liittyvät palvelut ilman pitkäaikaista vuokrasopimusta ja hallintohenkilöstöä. Virtuaalitoimiston avulla työntekijät voivat työskennellä missä tahansa, mutta silti heillä on postiosoite, puhelinvastauspalvelut, kokoushuoneet ja videoneuvottelut.
Kuinka virtuaalitoimistot toimivat
Virtuaalitoimistot toimivat yhtenä kokonaisuutena palvelemaan asiakkaita, mutta niitä ei ole kiinteässä paikassa. Tämäntyyppinen asennus on erityisen suosittu startup- ja pienyritysten keskuudessa, jotka haluavat minimoida yleiskustannukset. Verkkopohjaisten toimistojen tuottavuusohjelmistojen ja -palvelujen, kuten videoneuvottelujen, luominen on auttanut virtuaalitoimistojen kasvua.
Virtuaalitoimisto voi myös lisätä tuottavuutta,. sillä sen palvelut vapauttavat työntekijät hallinnollisista tehtävistä sekä työmatkoista. Jokainen työntekijä voi työskennellä sopivimmasta paikasta, eikä liiketoiminta rajoitu paikallisesti asuvien työntekijöiden palkkaamiseen.
Kun yhä useammat ihmiset löytävät tapoja työskennellä etänä, virtuaalitoimiston edut ovat heti havaittavissa. Kaikki ei kuitenkaan ole niin helppoa kuin miltä näyttää. Jotkut saattavat kokea, että virtuaalisen toimistotilan aikataulutus ei eroa fyysiselle toimistolle ominaisista aikaa vievistä aikatauluristiriidoista.
Virtuaalitoimiston edut ja haitat
Virtuaalitoimiston vetovoima käyttäjiin on kaksinkertainen. Ensinnäkin virtuaalitoimiston kuukausikustannukset ovat paljon pienemmät kuin perinteisen toimiston. Loppujen lopuksi sillä ei ole ylläpito- ja ylläpitokustannuksia, eikä siihen tarvitse olla henkilökuntaa. Virtuaalitoimisto voidaan turvata myös kuukausittaisella vuokrasopimuksella,. joten joustavuutta on enemmän, jos käyttäjän liiketoiminta muuttuu (ei odota vuokrasopimuksen päättymistä tai rikkoutuneen vuokrasopimuksen kustannuksia).
Virtuaalitoimiston käyttökustannukset voivat vaihdella alle 40 dollarista yli 200 dollariin kuukaudessa. Mitä enemmän palveluita lisätään, sitä kalliimmaksi se tulee.
Toiseksi virtuaalitoimisto voi tarjota postiosoitteen, puhelinvastaus- ja videoneuvottelupalvelut. Siksi pieni yritys voi näyttää suuremmalta kuin se on. Se voi myös tarjota fyysisen osoitteen (tai useita osoitteita), jotta käyttäjät voivat tavata asiakkaita. Joskus osoite voi tuoda arvovaltaa virtuaalitoimiston käyttäjälle, esimerkiksi jos osoite on tunnettu paikka tai katu. Ammattimaisella puhelinvastaajalla voi olla sama vaikutus.
Osa virtuaalitoimistojärjestelyn tarjoamista palveluista vaatii ennakkosuunnittelua hyödyntääkseen. Monissa paketeissa on esimerkiksi rajoitettu konferenssihuoneiden käyttö tai rajoitettu puhelin- ja videoneuvottelupalvelu. Virtuaalitoimistoihin voi myös olla rajoitettu pääsy öisin ja viikonloppuisin. Käyttäjien mielestä joustavuuden puute voi olla rajoittavaa ja hankalaa. Kotona työskenteleminen voi myös aiheuttaa häiriötekijöitä, ja siksi jotkut työntekijät eivät välttämättä ole yhtä tuottavia toimiessaan virtuaalitoimistoympäristössä.
Kohokohdat
Työkalujen, kuten videoneuvottelu- ja viestintäpalvelujen, kehitys on lisännyt virtuaalitoimiston käyttöä.
Virtuaalitoimiston käyttökustannukset ovat paljon pienemmät kuin perinteisen toimiston, ja siksi tämäntyyppinen asennus on suosittu pienyritysten ja startup-yritysten keskuudessa.
Virtuaalitoimistojärjestely laajentaa työntekijöiden työmahdollisuuksia ja yrityksille rekrytointimahdollisuuksia.
Virtuaalitoimisto on yritys, joka toimii yhtenä yksikkönä ja jolla on fyysinen postiosoite, mutta jota ei ole yhdessä paikassa.
Vaikka virtuaalitoimisto on tyypillisesti halvempi vaihtoehto yrityksille, joidenkin palvelujen, kuten puhelinvastaamisen ja videoneuvottelun, saatavuus saattaa olla rajallinen.
