Virtuellt kontor

Vad är ett virtuellt kontor?

Ett virtuellt kontor ger företag en fysisk adress och kontorsrelaterade tjänster utan omkostnader för ett långt hyresavtal och administrativ personal. Med ett virtuellt kontor kan anställda arbeta var som helst men ändå ha saker som en postadress, telefonsvarare, mötesrum och videokonferenser.

Hur virtuella kontor fungerar

Virtuella kontor fungerar som en enhet för att betjäna kunder men finns inte på en fast plats. Denna typ av installation är särskilt populär bland nystartade företag och småföretag som vill minimera omkostnader. Skapandet av webbaserad programvara och tjänster för kontorsproduktivitet, såsom videokonferenser, har hjälpt till att driva tillväxten av virtuella kontor.

Ett virtuellt kontor kan också leda till högre produktivitet,. eftersom dess tjänster befriar arbetare från administrativa uppgifter och pendlar. Varje anställd kan arbeta från den plats som är mest bekväm, och verksamheten är inte begränsad till att anställa anställda som bor lokalt.

När fler människor hittar sätt att arbeta på distans märks fördelarna med ett virtuellt kontor direkt. Men allt är inte så lätt som det verkar. Vissa kanske tycker att schemaläggning av virtuella kontorsutrymmen inte är annorlunda än de tidskrävande schemaläggningskonflikterna som är inneboende i ett fysiskt kontor.

Fördelar och nackdelar med ett virtuellt kontor

Attraktionskraften hos ett virtuellt kontor för användarna är dubbelt. För det första är månadskostnaden för ett virtuellt kontor mycket lägre än för ett traditionellt kontor. Den har trots allt inga underhålls- och underhållskostnader och behöver inte heller bemannas. Ett virtuellt kontor kan också säkras via ett hyresavtal från månad till månad,. så det finns större flexibilitet om en användares verksamhet ändras (ingen väntan på att ett hyresavtal ska löpa ut eller att ådra sig kostnaden för ett brutet hyresavtal).

Kostnaderna för att använda ett virtuellt kontor kan variera från under $40 till mer än $200 per månad. Ju fler tjänster som läggs till, desto dyrare blir det.

För det andra kan ett virtuellt kontor tillhandahålla en postadress, telefonsvarning och videokonferenstjänster. Därför kan ett litet företag framstå som större än vad det är. Det kan också tillhandahålla en fysisk adress (eller flera adresser) för användare att träffa klienter. Ibland kan adressen ge en aura av prestige till en virtuell kontorsanvändare, till exempel om adressen är en välkänd plats eller gata. En professionell telefonsvarare kan ha samma effekt.

Vissa av de tjänster som ett virtuellt kontorsarrangemang erbjuder kräver förplanering för att kunna använda. Till exempel kommer många paket med begränsad användning av konferensrum eller begränsade telekonferens- och videokonferenstjänster. Virtuella kontor kan också ha begränsad åtkomst på nätter och helger. Användare kan tycka att bristen på flexibilitet är begränsande och obekväm. Det finns också risk för distraktioner som kommer med att arbeta hemifrån och därför kanske vissa arbetare inte är lika produktiva när de arbetar i en virtuell kontorsmiljö.

Höjdpunkter

– Utvecklingen av verktyg som videokonferenser och meddelandetjänster har lett till ökad användning av det virtuella kontoret.

– Kostnaderna för att driva ett virtuellt kontor är mycket mindre än ett traditionellt kontor, och det är därför som den här typen av upplägg är populärt bland småföretag och nystartade företag.

– Ett virtuellt kontorsarrangemang utökar jobbmöjligheter för anställda och anställningsmöjligheter för företag.

– Ett virtuellt kontor är ett företag som fungerar som en enhet och har en fysisk postadress, men som inte finns på en specifik plats.

• Medan det virtuella kontoret vanligtvis är ett billigare alternativ för företag, kan vissa tjänster, som telefonsvarare och videokonferenser, ha begränsad tillgänglighet.