Virtuelt kontor

Hva er et virtuelt kontor?

Et virtuelt kontor gir bedrifter en fysisk adresse og kontorrelaterte tjenester uten overhead av en lang leiekontrakt og administrativt personale. Med et virtuelt kontor kan ansatte jobbe fra hvor som helst, men fortsatt ha ting som en postadresse, telefonsvarertjenester, møterom og videokonferanser.

Hvordan virtuelle kontorer fungerer

Virtuelle kontorer fungerer som én enhet for å betjene kunder, men eksisterer ikke på et fast sted. Denne typen oppsett er spesielt populær blant startups og små bedrifter som ønsker å minimere overhead. Opprettelsen av nettbasert kontorproduktivitetsprogramvare og -tjenester, som videokonferanser, har bidratt til å drive veksten i virtuelle kontorer.

Et virtuelt kontor kan også føre til høyere produktivitet,. ettersom tjenestene deres frigjør arbeidere fra administrative oppgaver, så vel som pendler. Hver ansatt kan jobbe fra det stedet som er mest praktisk, og virksomheten er ikke begrenset til å ansette ansatte som bor lokalt.

Ettersom flere mennesker finner måter å jobbe eksternt på, er fordelene med et virtuelt kontor umiddelbart merkbare. Imidlertid er ikke alt så lett som det ser ut til. Noen kan oppleve at planlegging av virtuelle kontorlokaler ikke er annerledes enn de tidkrevende planleggingskonfliktene som ligger i et fysisk kontor.

Fordeler og ulemper med et virtuelt kontor

Appellen til et virtuelt kontor for brukere er todelt. For det første er den månedlige kostnaden for et virtuelt kontor langt mindre enn for et tradisjonelt kontor. Tross alt har den ingen av vedlikeholds- og vedlikeholdskostnadene, og den trenger heller ikke å være bemannet. Et virtuelt kontor kan også sikres via en månedlig leieavtale,. så det er større fleksibilitet hvis en brukers virksomhet endres (ingen ventetid på at en leieavtale utløper eller pådra seg kostnadene for en ødelagt leieavtale).

Kostnadene for å bruke et virtuelt kontor kan variere fra under $40 til mer enn $200 per måned. Jo flere tjenester som legges til, jo dyrere blir det.

For det andre kan et virtuelt kontor gi en postadresse, telefonsvarer og videokonferansetjenester. Derfor kan en liten bedrift fremstå som større enn den er. Det kan også gi en fysisk adresse (eller flere adresser) for brukere å møte klienter. Noen ganger kan adressen gi en aura av prestisje til en virtuell kontorbruker, for eksempel hvis adressen er et velkjent sted eller gate. En profesjonell telefonsvartjeneste kan ha samme effekt.

Noen av tjenestene som et virtuelt kontorarrangement tilbyr krever forhåndsplanlegging for å utnytte. For eksempel kommer mange pakker med begrenset bruk av konferanserom eller begrensede telekonferanse- og videokonferansetjenester. Virtuelle kontorer kan også ha begrenset tilgang på netter og helger. Brukere kan oppleve at mangelen på fleksibilitet er begrensende og upraktisk. Det er også potensiale for distraksjoner som følger med å jobbe hjemmefra, og derfor er noen arbeidere kanskje ikke like produktive når de jobber i et virtuelt kontormiljø.

Høydepunkter

– Utviklingen av verktøy som videokonferanse og meldingstjenester har ført til økt bruk av det virtuelle kontoret.

– Kostnadene ved å drive et virtuelt kontor er mye mindre enn et tradisjonelt kontor, og det er derfor denne typen oppsett er populær blant små bedrifter og startups.

– En virtuell kontorordning utvider jobbmuligheter for ansatte og ansettelsesmuligheter for bedrifter.

– Et virtuelt kontor er et selskap som opererer som én enhet og har en fysisk postadresse, men som ikke eksisterer på ett bestemt sted.

– Mens det virtuelle kontoret vanligvis er et rimeligere alternativ for bedrifter, kan enkelte tjenester, som telefonsvarer og videokonferanser, ha begrenset tilgjengelighet.