سجلات محاسبية
ما هي السجلات المحاسبية؟
السجلات المحاسبية هي جميع الوثائق والدفاتر المستخدمة في إعداد البيانات المالية أو السجلات ذات الصلة بعمليات التدقيق والمراجعات المالية. تتضمن السجلات المحاسبية سجلات الأصول والخصوم والمعاملات النقدية ودفاتر الأستاذ والمجلات وأي مستندات داعمة مثل الشيكات والفواتير.
فهم السجلات المحاسبية
القواعد والقوانين المعمول بها بشكل عام لإجبار كيانات المحاسبة وشركات المحاسبة على الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لفترة زمنية محددة. في الولايات المتحدة ، تطلب لجنة الأوراق المالية والبورصات (SEC) أن تحتفظ شركات المحاسبة بسجلات من عمليات التدقيق والمراجعات لمدة سبع سنوات على الأقل وأن تحتفظ بأي سجلات تدعم أو تثير الشكوك حول استنتاجات التدقيق.
لا يوجد اتفاق عالمي بشأن أي مجموعة من وثائق الأعمال تشتمل على مجموعة شاملة من السجلات المحاسبية. يمكن اعتبار السجلات المحاسبية مصطلحًا شاملاً. سيكون للأطراف المختلفة ، مثل الدائنين أو المستثمرين في الأسهم أو المجموعات المهتمة بحوكمة الشركات أولويات مختلفة ومتنافسة في كثير من الأحيان ؛ ستتغير مطالبهم أو تفضيلاتهم الخاصة بالتوثيق باستمرار.
في نقاط مختلفة من الدورة الاقتصادية أو التجارية ، ستقوم الأطراف التي تطالب بسجلات محاسبية بتغيير طلبها للحصول على المعلومات بناءً على الموقف في الدورة. على سبيل المثال ، في بداية الانتعاش في دورة الأعمال ، قد تكون الطلبات على البيانات المالية قوية ، لأن المستثمرين في الأسهم متفائلون. في المقابل ، أثناء الانحدار في دورة الأعمال ، قد يطلب الدائنون مزيدًا من التفاصيل حول بنود الميزانية العمومية ، حيث يصبحون أكثر ترددًا في تقديم الائتمان.
باختصار ، تتطور السجلات المحاسبية وحتى طرق المحاسبة باستمرار لمواكبة الطبيعة المتغيرة للأعمال ومتطلبات المعلومات للمشاركين المهتمين في السوق.
أنواع السجلات المحاسبية
تأتي السجلات المحاسبية بشكل عام في شكلين: إدخال واحد ومدخل مزدوج y. من خلال اسمه ، يعد الإدخال الفردي طريقة أبسط بكثير ، والتي تعمل بشكل أفضل مع العمليات الصغيرة. تعد طريقة الإدخال المزدوج أكثر تعقيدًا وتتطلب إدخالين ، ائتمان واحد وخصم واحد ، لكل معاملة يقوم بها نشاط تجاري. الهدف هو موازنة الكتب وحساب حركة النقد من خلال المنظمة. يتم ذلك بشكل أساسي في الشركات الكبرى ، مما يساعد في اكتشاف الأخطاء والاحتيال المحتمل.
تتكون الأنواع المحددة من السجلات المحاسبية التي تتم مراجعتها من المعاملات ، ودفاتر اليومية ، ودفاتر الأستاذ العامة ، وأرصدة المراجعة ، والبيانات المالية للشركة.
المعاملات
المعاملة هي نقطة البداية لأي سجل محاسبي. إنه المحفز للعملية بأكملها الذي يُظهر أي عنصر تم شراؤه أو بيعه ، أو إهلاكه ، وما إلى ذلك ، الذي تتعامل معه الشركة.
المجلات
المجلات جميع المعاملات التي تجريها الشركة. يمكن أن تغطي المجلات جميع معاملات الشركة بالكامل أو يمكن أن تكون هناك مجلات مختلفة لمجالات مختلفة من الشركة. الضرورة الوحيدة هي أن يتم تحديث المجلات باستمرار وأن يتم تسجيل جميع المعاملات بطريقة ما.
كتاب الحسابات العام
دفتر الأستاذ العام هو حركة المعاملات في دفتر اليومية إلى الأماكن المخصصة في دفتر الأستاذ العام والتي تم تحديدها حسب نوع المعاملة. هذا يجعل من السهل التمشيط من خلال المعاملات وتصنيفها بشكل صحيح في إعداد ميزان المراجعة وفي نهاية المطاف البيانات المالية.
موازين المراجعة
ميزان المراجعة هو مجموع جميع الاعتمادات والخصومات خلال دورة العمل. بمجرد اكتمال هذه الخطوة ، يجب موازنة جميع الإدخالات. إذا لم يفعلوا ذلك ، يمكن أن يكشف ذلك عن خطأ يجب تصحيحه أو احتمالية الاحتيال. سيكون من الضروري تحديد الانفصال.
القوائم المالية
البيان المالي هو الجزء الأخير من المستند الذي يشتمل على مكونات جميع المستندات المحاسبية الأخرى. البيانات المالية هي ما سيتم تقديمه للجمهور والهيئات التنظيمية للعرض. يمكن لمحللي الاستثمار مراجعة البيانات المالية للوصول إلى أفكارهم حول الشركة. يمكن للهيئات التنظيمية أن تطلب المستندات المحاسبية التي تم إنشاء البيانات المالية منها لاكتساب فهم أعمق للشركة.
يسلط الضوء
السجلات المحاسبية هي جميع المستندات التي تدخل في إعداد البيانات المالية للشركة.
تطلب بعض الهيئات التنظيمية من الشركات الاحتفاظ بسجلاتها المحاسبية لعدة سنوات في حالة الحاجة إلى المراجعة.
تشمل أنواع السجلات المحاسبية المعاملات ودفاتر الأستاذ العامة وأرصدة المراجعة ودفاتر اليومية والبيانات المالية.
غالبًا ما تتم مراجعة السجلات المحاسبية لعمليات التدقيق أو فحوصات الامتثال أو غيرها من الضروريات المتعلقة بالأعمال.
