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Que sont les documents comptables ?
Les registres comptables sont l'ensemble de la documentation et des livres impliqués dans la préparation des états financiers ou des registres pertinents pour les audits et les examens financiers. Les registres comptables comprennent les registres des actifs et des passifs, les transactions monétaires, les grands livres, les journaux et tous les documents justificatifs tels que les chèques et les factures.
Comprendre les enregistrements comptables
Des règles et des lois sont généralement en place pour obliger les entités comptables et les cabinets comptables à conserver les registres comptables pendant une période déterminée. Aux États-Unis, la Securities and Exchange Commission (SEC) exige que les cabinets comptables conservent les enregistrements des audits et des examens pendant au moins sept ans et qu'ils conservent tous les enregistrements qui appuient ou jettent un doute sur les conclusions d'un audit.
Il n'y a pas d'accord universel quant à savoir quelle collection de documents commerciaux comprend un ensemble complet de documents comptables. Les registres comptables peuvent être considérés comme un terme fourre-tout. Différentes parties, telles que les créanciers, les investisseurs en actions ou les groupes intéressés par la gouvernance d'entreprise, auront des priorités différentes et souvent concurrentes ; leurs demandes ou leurs préférences en matière de documentation changeront continuellement.
À différents moments du cycle économique ou commercial,. les parties exigeant des documents comptables modifieront leur demande d'informations en fonction de la position dans un cycle. Par exemple, au début d'une reprise dans un cycle économique, les demandes d'états financiers peuvent être fortes, car les investisseurs en actions sont optimistes. En revanche, lors d'un creux dans un cycle économique, les créanciers peuvent exiger plus de détails sur les éléments du bilan, car ils deviennent plus hésitants à accorder du crédit.
En bref, les documents comptables et même les méthodes de comptabilité évoluent en permanence pour suivre le rythme de l'évolution de la nature des affaires et des demandes d'informations des acteurs du marché intéressés.
Types de documents comptables
Les documents comptables se présentent généralement sous deux formes : en partie simple et en partie double. De par son nom, l'entrée unique est une méthode beaucoup plus simple, qui fonctionne mieux pour les petites opérations. La méthode en partie double est plus complexe et nécessite deux entrées, une au crédit et une au débit, pour chaque transaction effectuée par une entreprise. L'objectif est d'équilibrer les livres et de rendre compte des mouvements de trésorerie dans une organisation. Cela se fait principalement dans les grandes entreprises, ce qui aide à repérer les erreurs et les fraudes potentielles.
Les types spécifiques de documents comptables qui sont examinés comprennent les transactions, les journaux, les grands livres généraux, les balances de vérification et les états financiers d'une entreprise.
Transactions
La transaction est le point de départ de tout enregistrement comptable. C'est le catalyseur de l'ensemble du processus qui montre tout article acheté ou vendu, déprécié, etc., qu'une entreprise traite.
Journaux
Les journaux enregistrent toutes les transactions effectuées par une entreprise. Les journaux peuvent couvrir toutes les transactions d'une entreprise ou il peut y avoir différents journaux pour différents domaines de l'entreprise. La seule nécessité est que les journaux soient tenus à jour et que toutes les transactions soient enregistrées d'une manière ou d'une autre.
Grands livres
Le grand livre est le mouvement des transactions dans le journal vers des emplacements désignés dans le grand livre qui sont définis par le type de transaction. Il est ainsi plus facile de passer au peigne fin les transactions et de les catégoriser correctement lors de la préparation de la balance de vérification et, en fin de compte, des états financiers.
Balances de vérification
La balance de vérification est la somme de tous les crédits et débits du cycle économique. Une fois cette étape terminée, toutes les entrées devraient s'équilibrer. S'ils ne le font pas, cela peut révéler une erreur qui doit être corrigée ou une éventuelle fraude. Il sera crucial de déterminer la déconnexion.
États financiers
L'état financier est le document final qui comprend les composants de tous les autres documents comptables. Les états financiers sont ce qui sera fourni au public et aux organismes de réglementation pour consultation. Les analystes en placement peuvent examiner les états financiers pour se faire une opinion sur l'entreprise. Les organismes de réglementation peuvent demander les documents comptables à partir desquels les états financiers ont été générés pour mieux comprendre l'entreprise.
Points forts
Les documents comptables sont l'ensemble des documents nécessaires à la préparation des états financiers d'une entreprise.
Certains organismes de réglementation imposent aux entreprises de conserver leurs documents comptables pendant plusieurs années au cas où ils auraient besoin d'être revus.
Les types de documents comptables comprennent les transactions, les grands livres généraux, les balances de vérification, les journaux et les états financiers.
Les registres comptables sont souvent examinés pour des audits, des contrôles de conformité ou d'autres nécessités liées à l'entreprise.
