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Buchführung

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Was sind Buchhaltungsunterlagen?

Buchhaltungsunterlagen sind alle Unterlagen und Bücher, die mit der Erstellung von Jahresabschlüssen oder Aufzeichnungen verbunden sind, die für Prüfungen und Finanzüberprüfungen relevant sind. Buchhaltungsunterlagen umfassen Aufzeichnungen über Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, Geldtransaktionen, Hauptbücher, Journale und alle Belege wie Schecks und Rechnungen.

Buchhaltungsunterlagen verstehen

Buchhaltungseinheiten und Buchhaltungsfirmen dazu zwingen , Buchhaltungsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. In den USA verlangt die Securities and Exchange Commission (SEC), dass Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Aufzeichnungen aus Prüfungen und Überprüfungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren und dass sie alle Aufzeichnungen aufbewahren, die die Schlussfolgerungen einer Prüfung stützen oder in Frage stellen.

Es gibt keine allgemeingültige Einigung darüber, welche Sammlung von Geschäftsunterlagen eine umfassende Buchhaltungsunterlage umfasst. Buchhaltungsunterlagen können als Sammelbegriff betrachtet werden. Unterschiedliche Parteien wie Gläubiger, Kapitalanleger oder an Corporate Governance interessierte Gruppen haben unterschiedliche und oft konkurrierende Prioritäten; Ihre Anforderungen oder Präferenzen für die Dokumentation werden sich ständig ändern.

Zu verschiedenen Zeitpunkten im Wirtschafts- oder Geschäftszyklus ändern Parteien, die Buchführungsunterlagen anfordern, ihre Informationsanfrage basierend auf der Position in einem Zyklus. Zum Beispiel könnten zu Beginn eines Aufschwungs in einem Konjunkturzyklus die Anfragen nach Jahresabschlüssen stark sein, da Aktienanleger optimistisch sind. Im Gegensatz dazu benötigen Kreditgeber während eines Konjunktureinbruchs möglicherweise mehr Details zu Bilanzposten, da sie zögern, Kredite zu gewähren.

Kurz gesagt, Buchhaltungsunterlagen und sogar Buchhaltungsmethoden entwickeln sich ständig weiter, um mit den sich ändernden Geschäftsbedingungen und den Informationsanforderungen interessierter Marktteilnehmer Schritt zu halten.

Arten von Buchhaltungsunterlagen

Buchhaltungsunterlagen gibt es im Allgemeinen in zwei Formen: Einfacher Eintrag und doppelter Eintrag. Wie der Name schon sagt, ist die Einzeleingabe eine viel einfachere Methode, die für kleinere Operationen besser funktioniert. Die Methode der doppelten Eingabe ist komplexer und erfordert zwei Eingaben, eine Gutschrift und eine Belastung, für jede Transaktion, die ein Unternehmen durchführt. Das Ziel ist es, die Bücher auszugleichen und die Bewegungen von Bargeld durch eine Organisation zu berücksichtigen. Dies wird hauptsächlich in größeren Unternehmen durchgeführt, was beim Erkennen von Fehlern und potenziellem Betrug hilft.

Die spezifischen Arten von Buchhaltungsunterlagen, die überprüft werden, bestehen aus Transaktionen, Journalen, Hauptbüchern, Probebilanzen und Jahresabschlüssen eines Unternehmens.

Transaktionen

Die Transaktion ist der Ausgangspunkt für jeden Buchungssatz. Es ist der Katalysator für den gesamten Prozess, der alle gekauften oder verkauften, abgeschriebenen Artikel usw. anzeigt, die ein Unternehmen abwickelt.

Zeitschriften

Journale erfassen alle Transaktionen, die von einem Unternehmen getätigt werden. Journale können alle gesamten Transaktionen eines Unternehmens abdecken oder es können verschiedene Journale für verschiedene Bereiche des Unternehmens existieren. Die einzige Notwendigkeit besteht darin, dass Journale auf dem neuesten Stand gehalten werden und dass alle Transaktionen auf irgendeine Weise aufgezeichnet werden.

Hauptbuch

Das Hauptbuch ist die Bewegung von Transaktionen im Journal an bestimmte Stellen im Hauptbuch, die durch die Art der Transaktion beschrieben werden. Das erleichtert das Durchforsten der Transaktionen und die richtige Zuordnung bei der Erstellung der Hauptbilanz und letztlich des Jahresabschlusses.

Probebilanzen

Die Probebilanz ist die Summe aller Gutschriften und Belastungen innerhalb des Geschäftszyklus. Ist dieser Schritt abgeschlossen, sollten sich alle Einträge ausgleichen. Wenn dies nicht der Fall ist, kann dies einen Fehler aufdecken, der korrigiert werden muss, oder einen möglichen Betrug. Es wird entscheidend sein, die Trennung zu bestimmen.

Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist das letzte Dokument, das die Komponenten aller anderen Buchhaltungsdokumente umfasst. Die Jahresabschlüsse werden der Öffentlichkeit und den Aufsichtsbehörden zur Einsicht zur Verfügung gestellt. Investmentanalysten können den Jahresabschluss überprüfen, um zu ihrer Meinung über das Unternehmen zu gelangen. Aufsichtsbehörden können die Rechnungslegungsunterlagen anfordern, aus denen der Jahresabschluss erstellt wurde, um ein tieferes Verständnis des Unternehmens zu erlangen.

Höhepunkte

  • Buchhaltungsunterlagen sind alle Dokumente, die mit der Erstellung des Jahresabschlusses eines Unternehmens verbunden sind.

  • Bestimmte Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen, dass sie ihre Buchhaltungsunterlagen für den Fall, dass sie überprüft werden müssen, mehrere Jahre lang aufbewahren.

  • Zu den Arten von Buchhaltungsunterlagen gehören Transaktionen, Hauptbücher, Probebilanzen, Journale und Jahresabschlüsse.

  • Buchhaltungsunterlagen werden häufig auf Audits, Konformitätsprüfungen oder andere geschäftsbezogene Notwendigkeiten überprüft.