Kontenabgleich
Was ist Kontoabstimmung?
Bei der Kontoabstimmung wird bestätigt, dass zwei separate Aufzeichnungen von Transaktionen auf einem Konto gleich sind. Sowohl Institutionen als auch Einzelpersonen führen einen Kontenabgleich durch. Auf institutioneller Ebene müssen Banken und Makler Transaktionen zwischen ihren Hauptbucheinträgen und individuellen Kontoaufzeichnungen intern überprüfen.
Der Kontoabgleich kann Organisationen dabei helfen, Fehler in der Buchhaltung zu lokalisieren, die auf Fehler, Fehlkalkulationen oder Geldverluste hindeuten könnten. Dank der Computerautomatisierung ist dieser Prozess viel schneller als früher.
Kontenabstimmung verstehen
Der Kontenabgleich innerhalb von Finanzinstituten und Unternehmen ist eine wichtige Regulierungs- und Compliance-Funktion und ein Hauptaugenmerk für externe Aufsichtsbehörden bei ihren routinemäßigen Prüfungen eines Unternehmens. Bei größeren Instituten werden oft externe Dritte mit der Durchführung von Kontoabstimmungen beauftragt.
Abhängig von ihrer Überprüfung des Unternehmens geben Wirtschaftsprüfer eine Stellungnahme zum Jahresabschluss eines Unternehmens ab. Kunden dieser Firmen sollten außerdem genaue Aufzeichnungen führen und Unstimmigkeiten umgehend melden.
Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 legte Parameter für die Abstimmung von Firmenkonten fest. Vor Sarbanes-Oxley berücksichtigten Rechnungslegungsstandards nicht die Notwendigkeit, Best Practices für die Kontenabstimmung anzuwenden. Heute werden Unternehmen an viel höhere Standards für interne Kontrollen und Prüfungsverfahren gebunden.
Mit dem Aufkommen von Computersystemen zur Aufzeichnung von Transaktionen und Kundenpositionen läuft der Abgleich oft darauf hinaus, kleine Diskrepanzen von ein paar Dollar oder sogar Pfennigen zwischen einer Quelle und einer anderen zu beheben. Je länger ein Fehler aufgedeckt wird, desto schwieriger wird es, die beiden Aufzeichnungen in Einklang zu bringen.
Ein Abgleich findet auch statt, wenn ein Kunde einer Bank oder eines Maklers bestätigt, dass seine persönlichen Aufzeichnungen mit den Angaben auf regelmäßigen Kontoauszügen übereinstimmen. Auf individueller Ebene ist der Ausgleich eines Scheckbuchs eine Form des Kontenabgleichs. Der Begriff kann sich auch auf den Ausgleich der Bücher und Aufzeichnungen eines Unternehmens mit Softwareprogrammen und Dateneingaben beziehen, was der Überprüfung ein gewisses Maß an Objektivität verleiht.
Kontoabstimmungen ermöglichen eine immense Menge an Aufdeckung, von der Erkennung verpasster Zahlungen über das Nichterhalten einer Rückerstattung bis hin zu zu hohen Gebühren, möglichem Diebstahl oder Betrug und so weiter. Der Kontenabgleich ist eine umsichtige Praxis, die alle Einzelpersonen und Unternehmen regelmäßig durchführen sollten.
Bankabstimmungsprozess
Auf organisatorischer Ebene kann ein Bankabgleich nach einem vereinfachten Verfahren durchgeführt werden. Zunächst sollten alle notwendigen Buchhaltungsinformationen im Hauptbuch gesammelt werden. Dann werden die Kontoauszüge des Unternehmens mit dem Hauptbuch verglichen. Alle ausstehenden Abzüge im Hauptbuch des Unternehmens sollten vom endgültigen Saldo in den Kontoauszügen abgezogen werden, und alle ausstehenden Einzahlungen sollten dem endgültigen Saldo hinzugefügt werden.
Wenn das Konto Zinsen trägt, sollten sie berechnet werden. Ausstehende Schecks sollten von den in den Kontoauszügen ausgewiesenen Barmitteln abgezogen werden, ebenso wie Bankfehler wie ungenaue Abbuchungen oder Gutschriften und Bankgebühren. Schließlich sollten sowohl die Kontoauszüge des Unternehmens als auch das Hauptbuch den gleichen Endsaldo aufweisen.
Alle Fehler, die am Ende des Prozesses verbleiben, sollten untersucht werden, indem überprüft wird, ob jede Transaktion im Hauptbuch verbucht wird und ob ausstehende Einzahlungen und ausstehende Schecks in der Abstimmung korrekt berücksichtigt werden.
Individueller Kontoabstimmungsprozess
Einzelpersonen können ihre persönlichen Konten mit einem ähnlichen Verfahren abgleichen. Anstelle eines Hauptbuchs würden sie ihre Kontoauszüge oder andere Kontoauszüge mit einer persönlichen Aufzeichnung von Belastungen und Gutschriften vergleichen, beispielsweise einem Scheckbuchregister. Dank des Aufkommens des Online-Bankings und des Niedergangs von Papierschecks führen viele Einzelpersonen jedoch für die meisten ihrer Finanzkonten keine Kontoabstimmung mehr durch und verlassen sich darauf, dass ihre Banken den korrekten Endsaldo in Online-Banking-Portalen anzeigen.
Dennoch können Banken Fehler machen und sind nur transaktionsorientiert. Um sicherzustellen, dass die Geldbeträge korrekt sind und die richtigen Gelder auf ein Konto ein- und ausfließen, kann der Kontoabgleich viel Aufschluss geben.
Höhepunkte
Der Kontoabgleich für Einzelpersonen kann dabei helfen, versäumte Zahlungen, keine Rückerstattung, zu hohe Gebühren oder möglichen Diebstahl oder Betrug zu erkennen.
Institutionen und Einzelpersonen führen einen Kontenabgleich durch, indem sie Scheckbücher ausgleichen und sicherstellen, dass die Aufzeichnungen mit den Kontoauszügen übereinstimmen.
Kontoabstimmung ist der Prozess der Bestätigung, dass zwei separate Aufzeichnungen von Transaktionen auf einem Konto gleich sind.
Der Kontoabgleich kann Organisationen dabei helfen, Fehler in der Buchhaltung zu lokalisieren, die auf Fehler, Betrug, Fehlkalkulationen oder Bargeldlecks hindeuten könnten
Der Kontenabgleich in Banken und Unternehmen ist eine regulatorische und Compliance-Funktion. Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 legte Parameter für die Abstimmung von Firmenkonten fest.
