Fondo fijo
¿Qué es anticipo?
Un anticipo es una cuenta de efectivo en la que se basa una empresa para pagar pequeños gastos de rutina. Los fondos contenidos en los anticipos se reponen periódicamente para mantener un saldo fijo.
El término “anticipo” también puede referirse a un anticipo monetario otorgado a una persona para un propósito específico.
Cómo funciona el anticipo
El tipo de anticipo más conocido es una cuenta de caja chica, que se utiliza para cubrir transacciones más pequeñas cuando no es práctico o inconveniente girar cheques. Dichas cuentas mantienen una cantidad fija de efectivo en el sitio, que se puede usar para reembolsar a los empleados y pagar pequeños gastos. Los fondos de caja chica generalmente son manejados por custodios que supervisan la cuenta y entregan efectivo a los empleados, quienes a su vez proporcionan recibos relacionados con el negocio.
Los anticipos también se pueden utilizar para cubrir la nómina de los empleados, los dividendos,. los viajes de los empleados y las bonificaciones. Una vez que se pagan estos gastos salientes, el fondo generalmente se reembolsa con capital de la cuenta bancaria principal de la empresa.
Los anticipos impiden el uso de gastos no autorizados porque los fondos están destinados a fines específicos. En consecuencia, los anticipos suelen pagar la misma cantidad de dinero de forma regular, lo que idealmente lleva la cuenta a un saldo cercano a cero, antes de que se reponga automáticamente con la misma cantidad de dinero establecida. Este sistema facilita el seguimiento de los gastos, las discrepancias y, en última instancia, la detección del fraude.
El sistema de anticipos
El sistema de anticipos implica los siguientes pasos:
Se establece un fondo de caja chica, con una cantidad fija de efectivo. Esto se registra en el libro mayor de la empresa.
Cualquier gasto pagado a través del fondo de caja chica debe ser documentado con recibos.
El fondo se repone regularmente con recibos de desembolso para mantener un saldo fijo.
El fondo es monitoreado de cerca por cualquier discrepancia entre el efectivo esperado (basado en la documentación) y el efectivo real. Si existen discrepancias, se investigan.
El futuro de los anticipos
A medida que las empresas confían cada vez más en las transacciones electrónicas, el sistema de anticipos está perdiendo popularidad constantemente. A menudo es más fácil usar una tarjeta de crédito de la empresa que un anticipo, porque la primera ofrece documentación electrónica de las transacciones y no genera la necesidad de reponer los fondos salientes.
Reflejos
Anticipo se refiere a un tipo de cuenta de efectivo mantenida por una empresa utilizada para pagar pequeños gastos incidentales o de rutina.
Se establece un saldo de cuenta fijo en la cuenta de anticipos y se reembolsa según sea necesario cuando se retira dinero para artículos como nómina, viajes o caja chica.
Debido a su naturaleza pequeña y fija que se controla fácilmente, los anticipos desalientan los gastos no autorizados o suntuosos.
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES
¿Para qué se utiliza una cuenta de anticipos?
Las empresas mantienen efectivo disponible en anticipos para pagar imprevistos como suministros de oficina, pequeños reembolsos u otros gastos menores. Al igual que la caja chica, los anticipos no deben utilizarse para gastos materiales, como servicios públicos, o para comprar activos para la empresa.
¿De qué otra manera se usa el término anticipo?
Además de los fondos utilizados por una empresa, un anticipo también puede referirse al dinero pagado a alguien por trabajar en nombre de un gobierno. En este caso, el gobierno adelanta los fondos antes de que se complete el trabajo.
¿De dónde viene la palabra "anticipo"?
La palabra se deriva del latín italiano o medieval imprestare, que significaba prestar. Por lo tanto, un anticipo ahora significa un pequeño anticipo de fondos utilizados para imprevistos, y que debe reponerse después de su uso.
