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Was ist eine Zahlstelle?
Eine Zahlstelle ist ein Bargeldkonto, auf das ein Unternehmen angewiesen ist, um kleine, routinemäßige Ausgaben zu bezahlen. In der Zahlstelle enthaltene Gelder werden regelmäßig aufgefüllt, um einen festen Saldo aufrechtzuerhalten.
Der Begriff „Zahlstelle“ kann sich auch auf einen Geldvorschuss beziehen, der einer Person für einen bestimmten Zweck gewährt wird.
So funktioniert die Zahlstelle
Die bekannteste Art der Zahlstelle ist ein Portokassenkonto , das verwendet wird, um kleinere Transaktionen abzudecken, wenn es unpraktisch oder unbequem ist, Schecks auszustellen. Auf diesen Konten wird vor Ort ein festgelegter Bargeldbetrag geführt, der zur Erstattung von Mitarbeitern und zur Begleichung kleiner Ausgaben verwendet werden kann. Portogelder werden in der Regel von Depotbanken verwaltet, die das Konto überwachen und Bargeld an Mitarbeiter auszahlen, die ihrerseits geschäftsbezogene Quittungen ausstellen.
Die Zahlstellen können auch verwendet werden, um die Gehaltsabrechnung, Dividenden,. Reisen und Prämien der Mitarbeiter abzudecken. Nachdem diese ausgehenden Ausgaben bezahlt wurden, wird der Fonds in der Regel durch Kapital vom primären Bankkonto des Unternehmens zurückerstattet.
Zahlstellen verhindern die Verwendung nicht autorisierter Ausgaben, da die Gelder für bestimmte Zwecke bestimmt sind. Folglich zahlen Zahlstellen in der Regel regelmäßig denselben Geldbetrag aus, was das Konto idealerweise auf einen Saldo nahe Null bringt, bevor es automatisch mit demselben festgelegten Geldbetrag aufgefüllt wird. Dieses System macht es einfacher, Ausgaben zu überwachen, Unstimmigkeiten zu kennzeichnen und schließlich Betrug aufzudecken.
Das Zahlsystem
Das Zahlverfahren umfasst die folgenden Schritte:
Es wird eine Kassenkasse mit einem festgelegten Bargeldbetrag eingerichtet. Diese wird in das Firmenbuch eingetragen.
Alle aus der Kasse bezahlten Ausgaben sind mit Belegen zu belegen.
Der Fonds wird regelmäßig mit Auszahlungseinnahmen aufgefüllt, um ein festes Gleichgewicht zu halten.
Der Fonds wird genau auf Diskrepanzen zwischen den erwarteten Barmitteln (basierend auf der Dokumentation) und den tatsächlichen Barmitteln überwacht. Wenn Abweichungen bestehen, werden diese untersucht.
Die Zukunft der Zahlstellen
Da Unternehmen zunehmend auf elektronische Transaktionen setzen, verliert das Zahlstellensystem zunehmend an Popularität. Es ist oft einfacher, eine Firmenkreditkarte zu verwenden als eine Zahlstelle, da erstere eine elektronische Dokumentation von Transaktionen bietet und keine Notwendigkeit auslöst, ausgehende Gelder aufzufüllen.
Höhepunkte
Die Zahlstelle bezieht sich auf eine Art von Geldkonto, das von einem Unternehmen geführt wird und zur Zahlung kleiner Neben- oder Routineausgaben verwendet wird.
Auf der Zahlstelle wird ein festes Kontoguthaben gebildet und bei Bedarf zurückerstattet, wenn Geld für Posten wie Gehaltsabrechnung, Reisen oder Portokasse abgehoben wird.
Aufgrund ihres kleinen und festen Charakters, der leicht überwacht werden kann, hält die Zahlstelle von unbefugten oder verschwenderischen Ausgaben ab.
FAQ
Wofür wird ein Zahlkonto verwendet?
Unternehmen halten Barmittel in der Zahlstelle bereit, um Nebenkosten wie Bürobedarf, kleine Erstattungen oder andere geringfügige Ausgaben zu bezahlen. Ähnlich wie die Portokasse sollte die Zahlstelle nicht für Sachausgaben wie Nebenkosten oder zum Kauf von Vermögenswerten für das Unternehmen verwendet werden.
Wie wird der Begriff Zahlstelle sonst verwendet?
Neben Geldern, die von einem Unternehmen verwendet werden, kann sich eine Zahlstelle auch auf Geld beziehen, das jemandem für die Arbeit im Auftrag einer Regierung gezahlt wird. In diesem Fall schießt die Regierung die Mittel vor Abschluss der Arbeiten vor.
Woher kommt das Wort "Imprest"?
Das Wort leitet sich vom frühitalienischen oder mittelalterlichen Latein imprestare ab, was „leihen“ bedeutet. Somit bedeutet eine Zahlstelle jetzt einen kleinen Vorschuss von Geldern, die für Nebenkosten verwendet werden und die nach Verwendung wieder aufgefüllt werden müssen.
