Imprest
O que é Imprest?
Um adiantamento é uma conta em dinheiro na qual uma empresa depende para pagar pequenas despesas de rotina. Os fundos contidos em adiantamentos são repostos regularmente, a fim de manter um saldo fixo.
O termo “imprest” também pode se referir a um adiantamento monetário concedido a uma pessoa para um propósito específico.
Como funciona o Imprest
O tipo mais conhecido de adiantamento é uma conta de caixa pequeno,. que é usada para cobrir transações menores quando é impraticável ou inconveniente cortar cheques. Essas contas mantêm uma quantia fixa de dinheiro no local, que pode ser usada para reembolsar funcionários e pagar pequenas despesas. Os fundos de caixa pequeno são normalmente administrados por custodiantes que monitoram a conta e entregam dinheiro aos funcionários, que por sua vez fornecem recibos relacionados aos negócios.
Os adiantamentos também podem ser usados para cobrir a folha de pagamento dos funcionários, dividendos,. viagens de funcionários e bônus. Depois que essas despesas de saída são pagas, o fundo é normalmente reembolsado pelo capital da conta bancária principal da empresa.
Os adiantamentos desencorajam o uso de gastos não autorizados porque os fundos são destinados a propósitos específicos. Consequentemente, os adiantamentos normalmente pagam a mesma quantia de dinheiro regularmente, o que idealmente leva a conta a um saldo próximo de zero, antes de ser automaticamente reabastecido com a mesma quantia de dinheiro definida. Esse sistema facilita o monitoramento de despesas, sinaliza discrepâncias e, por fim, detecta fraudes.
O Sistema de Imprest
O sistema de adiantamentos envolve as seguintes etapas:
É criado um fundo de maneio, com uma quantia fixa de dinheiro. Isso é registrado no livro-razão da empresa.
Quaisquer despesas pagas através do fundo de maneio devem ser documentadas com recibos.
O fundo é reabastecido regularmente com recibos de desembolso para manter um saldo fixo.
O fundo é monitorado de perto quanto a quaisquer discrepâncias entre o caixa esperado (com base na documentação) e o caixa real. Se houver discrepâncias, elas serão investigadas.
O Futuro dos Imprests
À medida que as empresas dependem cada vez mais de transações eletrônicas, o sistema de adiantamentos está caindo em desuso. Muitas vezes é mais fácil usar um cartão de crédito da empresa do que um adiantamento, porque o primeiro oferece documentação eletrônica das transações e não aciona a necessidade de reabastecer os fundos de saída.
Destaques
Imprest refere-se a um tipo de conta de caixa mantida por uma empresa usada para pagar pequenas despesas acessórias ou rotineiras.
Um saldo de conta fixo é estabelecido no fundo para adiantamentos e reembolsado conforme necessário quando o dinheiro é retirado para itens como folha de pagamento, viagens ou dinheiro em caixa.
Por sua natureza pequena e fixa e facilmente monitorada, o adiantamento desencoraja gastos não autorizados ou pródigos.
PERGUNTAS FREQUENTES
Para que serve um adiantamento?
As empresas mantêm dinheiro em caixa para pagar despesas incidentais, como material de escritório, pequenos reembolsos ou outras despesas menores. Semelhante ao caixa pequeno, o adiantamento não deve ser usado para despesas materiais, como serviços públicos ou para comprar ativos para a empresa.
De que outra forma o termo adiantamento é usado?
Além dos fundos usados por uma empresa, um adiantamento também pode se referir ao dinheiro pago a alguém por fazer um trabalho em nome de um governo. Nesse caso, o governo adianta os recursos antes da conclusão da obra.
De onde vem a palavra "imprest"?
A palavra é derivada do antigo italiano ou latim medieval imprestare, que significava emprestar. Assim, um adiantamento agora significa um pequeno adiantamento de fundos usados para despesas ocasionais, e que devem ser repostos após o uso.
