Zaliczka
Co to jest zapłata?
Zaliczka to konto gotówkowe, na którym firma polega na opłacaniu niewielkich, rutynowych wydatków. Środki zawarte w zaliczkach są regularnie uzupełniane w celu utrzymania stałego salda.
Termin „zaliczka” może również odnosić się do zaliczki pieniężnej udzielonej osobie na określony cel.
Jak działa zapłata
Najbardziej znanym rodzajem zaliczki jest konto na drobną gotówkę,. które służy do pokrywania mniejszych transakcji, gdy wycinanie czeków jest niepraktyczne lub niewygodne. Takie konta utrzymują na miejscu określoną kwotę gotówki, którą można wykorzystać do zwrotu kosztów pracownikom i pokrycia niewielkich wydatków. Pieniądze na drobne są zazwyczaj obsługiwane przez powierników, którzy monitorują konto i wydają gotówkę pracownikom, którzy z kolei dostarczają paragony związane z działalnością gospodarczą.
Zaliczki mogą być również wykorzystywane na pokrycie wynagrodzeń pracowników, dywidend,. podróży pracowniczych i premii. Po opłaceniu tych wydatków, fundusz jest zazwyczaj zwracany kapitałem z głównego konta bankowego firmy.
Zaliczki zniechęcają do wykorzystywania nieautoryzowanych wydatków, ponieważ środki są przeznaczone na określone cele. W związku z tym rachunki zaliczkowe zazwyczaj regularnie wypłacają tę samą kwotę pieniędzy, co w idealnym przypadku prowadzi do stanu konta bliskiego zeru, zanim zostanie automatycznie uzupełnione tą samą ustaloną kwotą. System ten ułatwia monitorowanie wydatków, oznaczanie rozbieżności, a ostatecznie wykrywanie oszustw.
System zaliczkowy
System zaliczkowy obejmuje następujące kroki:
Powstaje fundusz podręczny z ustaloną kwotą gotówki. Jest to rejestrowane w księdze rachunkowej firmy.
Wszelkie wydatki poniesione za pośrednictwem kasy podręcznej muszą być udokumentowane rachunkami.
Fundusz jest regularnie uzupełniany przychodami z wypłat w celu utrzymania stałego salda.
Fundusz jest ściśle monitorowany pod kątem wszelkich rozbieżności pomiędzy oczekiwaną gotówką (na podstawie dokumentacji) a rzeczywistą gotówką. Jeśli istnieją jakiekolwiek rozbieżności, są one badane.
Przyszłość zaliczek
Ponieważ firmy w coraz większym stopniu opierają się na transakcjach elektronicznych, system zaliczkowy systematycznie wypada z łask. Często łatwiej jest skorzystać z firmowej karty kredytowej niż zaliczka, ponieważ ta pierwsza oferuje elektroniczną dokumentację transakcji i nie powoduje konieczności uzupełniania wychodzących środków.
Przegląd najważniejszych wydarzeń
Zaliczka odnosi się do rodzaju rachunku gotówkowego prowadzonego przez firmę, który służy do opłacania niewielkich, przypadkowych lub rutynowych wydatków.
Stałe saldo konta jest ustalane na koncie zaliczkowym i jest zwracane w razie potrzeby, gdy pieniądze są wypłacane na takie pozycje, jak lista płac, podróże lub drobna gotówka.
Ze względu na swój mały i stały charakter, który można łatwo monitorować, zaliczka zniechęca do nieautoryzowanych lub hojnych wydatków.
FAQ
Do czego służy konto zaliczkowe?
Firmy przechowują gotówkę w zaliczkach na pokrycie kosztów dodatkowych, takich jak materiały biurowe, niewielkie zwroty kosztów lub inne drobne wydatki. Podobnie jak w przypadku drobnych gotówki, zaliczka nie powinna być wykorzystywana na wydatki materialne, takie jak media lub zakup aktywów dla firmy.
Jak inaczej używa się terminu „zaliczka”?
Oprócz funduszy wykorzystywanych przez firmę, zaliczka może również odnosić się do pieniędzy wypłaconych komuś za wykonywanie pracy w imieniu rządu. W takim przypadku rząd wypłaca środki przed zakończeniem prac.
Skąd pochodzi słowo „imprest”?
Słowo to pochodzi od wczesnego włoskiego lub średniowiecznej łaciny imprestare, co oznaczało pożyczać. Tak więc zaliczka oznacza teraz niewielką zaliczkę środków przeznaczonych na nieprzewidziane wydatki, które należy uzupełnić po wykorzystaniu.
