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Qu'est-ce que la régie ?
Une régie d'avance est un compte de trésorerie sur lequel une entreprise s'appuie pour payer de petites dépenses courantes. Les fonds contenus dans les régies d'avance sont régulièrement reconstitués, afin de maintenir un solde fixe.
Le terme « régie d'avance » peut également désigner une avance monétaire accordée à une personne dans un but précis.
Comment fonctionne la régie ?
Le type d'avance le plus connu est un compte de petite caisse,. qui est utilisé pour couvrir les petites transactions lorsqu'il n'est pas pratique ou peu pratique de couper des chèques. Ces comptes conservent un montant fixe d'espèces sur place, qui peut être utilisé pour rembourser les employés et payer de petites dépenses. Les fonds de petite caisse sont généralement gérés par des dépositaires qui surveillent le compte et distribuent de l'argent aux employés, qui à leur tour fournissent des reçus liés à l'entreprise.
Les avances peuvent également être utilisées pour couvrir la paie des employés, les dividendes,. les voyages des employés et les primes. Une fois ces dépenses payées, le fonds est généralement remboursé par le capital du compte bancaire principal de l'entreprise.
Les avances dissuadent l'utilisation de dépenses non autorisées parce que les fonds sont affectés à des fins spécifiques. Par conséquent, les avances versent généralement le même montant d'argent sur une base régulière, ce qui amène idéalement le compte à un solde proche de zéro, avant qu'il ne soit automatiquement réapprovisionné avec ce même montant d'argent. Ce système facilite le suivi des dépenses, le signalement des écarts et finalement la détection des fraudes.
Le système d'avances
Le système d'avance comprend les étapes suivantes :
Un fonds de petite caisse est établi, avec un montant fixe d'espèces. Ceci est enregistré dans le grand livre de l'entreprise.
Toutes les dépenses payées par le biais de la petite caisse doivent être documentées avec des reçus.
Le fonds est réapprovisionné régulièrement avec des reçus de décaissement pour maintenir un solde fixe.
Le fonds fait l'objet d'une surveillance étroite afin de détecter tout écart entre les liquidités attendues (sur la base de la documentation) et les liquidités réelles. S'il existe des divergences, elles font l'objet d'une enquête.
L'avenir des régies d'avance
Alors que les entreprises s'appuient de plus en plus sur les transactions électroniques, le système d'avances est de moins en moins apprécié. Il est souvent plus facile d'utiliser une carte de crédit d'entreprise qu'une avance, car la première offre une documentation électronique des transactions et ne nécessite pas de reconstituer les fonds sortants.
Points forts
La régie d'avance fait référence à un type de compte de trésorerie tenu par une entreprise et utilisé pour payer de petites dépenses accessoires ou courantes.
Un solde de compte fixe est établi dans le compte d'avances temporaires et remboursé au besoin lorsque l'argent est retiré pour des éléments tels que la paie, les voyages ou la petite caisse.
En raison de sa petite taille et de sa nature fixe, facilement contrôlable, la régie d'avance décourage les dépenses non autorisées ou somptueuses.
FAQ
A quoi sert une régie d'avances ?
Les entreprises conservent de l'argent sous forme d'avance pour payer les frais accessoires tels que les fournitures de bureau, les petits remboursements ou d'autres dépenses mineures. Semblable à la petite caisse, les avances ne doivent pas être utilisées pour des dépenses matérielles telles que les services publics ou pour acheter des actifs pour l'entreprise.
Sinon, comment le terme régie d'avance est-il utilisé ?
En plus des fonds utilisés par une entreprise, une avance peut également faire référence à l'argent versé à quelqu'un pour effectuer un travail au nom d'un gouvernement. Dans ce cas, le gouvernement avance les fonds avant la fin des travaux.
D'où vient le mot "avances" ?
Le mot est dérivé du latin italien ancien ou médiéval imprestare, qui signifiait prêter. Ainsi, une régie d'avance signifie désormais une petite avance de fonds utilisée pour les faux frais, et qui doit être reconstituée après utilisation.
