Plan responsable

Qu'est-ce qu'un plan comptable ?

Un plan responsable est un plan qui suit les réglementations de l'Internal Revenue Service (IRS) pour le remboursement des travailleurs pour les dépenses professionnelles dans lesquelles le remboursement n'est pas considéré comme un revenu. Cela signifie que les remboursements ne sont pas soumis à des retenues à la source ou à des déclarations W-2 . Cependant, ces dépenses doivent être liées à l'entreprise pour relever d'un plan comptable.

Comment fonctionne un plan responsable

Un plan comptable diffère d'un plan non comptable. Si le plan de remboursement d'une entreprise ne respecte pas les exigences de l'IRS pour un plan responsable, le plan n'est pas responsable et le remboursement des dépenses est considéré comme faisant partie de la rémunération de l'employé et est donc soumis à une retenue à la source et doit être déclaré sur le formulaire W-2 de l'employé. formulaire.

Selon les règles de l'IRS, dans le cadre d'un plan responsable, les dépenses sont remboursées si elles sont liées à l'entreprise et sont correctement justifiées. De plus, les sommes versées en sus des coûts réels doivent être restituées à l'entreprise dans un délai déterminé.

Les dépenses liées à l'entreprise engagées par les employés peuvent inclure des éléments tels que les déplacements, les repas, l'hébergement, les divertissements ou le transport. Les employés sont tenus de justifier adéquatement leurs dépenses dans des registres et de retourner tout remboursement excédentaire dans un délai raisonnable.

Les employeurs ne sont pas tenus de soumettre les détails de leur plan à l'IRS, mais ils doivent être en mesure de démontrer qu'ils satisfont aux exigences d'un plan responsable.

Les employeurs sont souvent en mesure d'utiliser des exigences de plan de responsabilité plus strictes que celles affichées par l'IRS.

Exigences pour un plan responsable

Les exigences d'un plan responsable sont qu'ils soient liés à l'entreprise, que les dépenses des employés soient correctement comptabilisées à leur employeur de manière raisonnable et opportune, et que tout remboursement excédentaire soit retourné à l'employeur dans un délai raisonnable.

Pour que les dépenses soient considérées comme liées à l'entreprise, elles doivent (en gros) répondre aux exigences suivantes : que les coûts doivent être encourus dans le cadre de l'emploi et que toute dépense qui se situe entre une dépense personnelle et une dépense professionnelle est dûment comptabilisée comme tels que le partage des dépenses entre l'employeur et l'employé.

Un exemple courant est celui d'une voiture personnelle utilisée pour des voyages d'affaires : dans un tel cas, on peut s'attendre à ce qu'un employé comptabilise les kilomètres parcourus au cours de son transport personnel et de son transport lié au travail, en partageant les coûts de manière appropriée.

Une comptabilité adéquate est généralement soumise à la confirmation d'un tiers aux fins de prouver que les fonds des employés étaient liés à l'entreprise. Les reçus sont une forme courante de justification par un tiers que les employés utiliseront pour prouver la légitimité de leurs demandes de financement.

Cependant, il existe des exceptions à cette règle, y compris les cas de frais autres que l'hébergement qui s'élèvent à moins de 75 $, le remboursement des repas qui relève des normes d'indemnité journalière de l'IRS et les frais de transport pour lesquels il est difficile d'obtenir une preuve officielle de paiement, comme les taxis. , métros et bus. En général, on s'attend à ce que les fonds de remboursement excédentaires soient restitués à l'employeur dans les 120 jours suivant leur versement.

Points forts

• Les régimes comptables ne sont pas assujettis à l'impôt, car ils ne sont pas considérés comme une forme d'indemnisation des accidents du travail.

• Les coûts ne peuvent être considérés comme faisant partie d'un plan comptable que s'ils sont liés à l'entreprise, déclarés avec précision et si les remboursements excédentaires sont retournés.

• Si un coût remboursé est considéré comme non imputable, il est soumis à une taxation par l'IRS. Les fonds excédentaires doivent généralement être restitués dans les 120 jours.

• Un plan comptable est un processus de remboursement des employés pour leurs coûts liés au travail.