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Plan responsable

Plan responsable

Qu'est-ce qu'un plan comptable ?

Un plan responsable est un plan qui suit les réglementations de l'Internal Revenue Service (IRS) pour le remboursement des travailleurs pour les dépenses professionnelles dans lesquelles le remboursement n'est pas considéré comme un revenu. Cela signifie que les remboursements ne sont pas soumis à des retenues à la source ou à des déclarations W-2 . Cependant, ces dépenses doivent être liées à l'entreprise pour relever d'un plan comptable.

Comment fonctionne un plan responsable

Un plan comptable diffère d'un plan non comptable. Si le plan de remboursement d'une entreprise ne respecte pas les exigences de l'IRS pour un plan responsable, le plan n'est pas responsable et le remboursement des dépenses est considéré comme faisant partie de la rémunération de l'employé et est donc soumis à une retenue à la source et doit être déclaré sur le formulaire W-2 de l'employé. formulaire.

Selon les r√®gles de l'IRS, dans le cadre d'un plan responsable, les d√©penses sont rembours√©es si elles sont li√©es √† l'entreprise et sont correctement justifi√©es. De plus, les sommes vers√©es en sus des co√Ľts r√©els doivent √™tre restitu√©es √† l'entreprise dans un d√©lai d√©termin√©.

Les dépenses liées à l'entreprise engagées par les employés peuvent inclure des éléments tels que les déplacements, les repas, l'hébergement, les divertissements ou le transport. Les employés sont tenus de justifier adéquatement leurs dépenses dans des registres et de retourner tout remboursement excédentaire dans un délai raisonnable.

Les employeurs ne sont pas tenus de soumettre les détails de leur plan à l'IRS, mais ils doivent être en mesure de démontrer qu'ils satisfont aux exigences d'un plan responsable.

Les employeurs sont souvent en mesure d'utiliser des exigences de plan de responsabilité plus strictes que celles affichées par l'IRS.

Exigences pour un plan responsable

Les exigences d'un plan responsable sont qu'ils soient liés à l'entreprise, que les dépenses des employés soient correctement comptabilisées à leur employeur de manière raisonnable et opportune, et que tout remboursement excédentaire soit retourné à l'employeur dans un délai raisonnable.

Pour que les d√©penses soient consid√©r√©es comme li√©es √† l'entreprise, elles doivent (en gros) r√©pondre aux exigences suivantes : que les co√Ľts doivent √™tre encourus dans le cadre de l'emploi et que toute d√©pense qui se situe entre une d√©pense personnelle et une d√©pense professionnelle est d√Ľment comptabilis√©e comme tels que le partage des d√©penses entre l'employeur et l'employ√©.

Un exemple courant est celui d'une voiture personnelle utilis√©e pour des voyages d'affaires : dans un tel cas, on peut s'attendre √† ce qu'un employ√© comptabilise les kilom√®tres parcourus au cours de son transport personnel et de son transport li√© au travail, en partageant les co√Ľts de mani√®re appropri√©e.

Une comptabilité adéquate est généralement soumise à la confirmation d'un tiers aux fins de prouver que les fonds des employés étaient liés à l'entreprise. Les reçus sont une forme courante de justification par un tiers que les employés utiliseront pour prouver la légitimité de leurs demandes de financement.

Cependant, il existe des exceptions à cette règle, y compris les cas de frais autres que l'hébergement qui s'élèvent à moins de 75 $, le remboursement des repas qui relève des normes d'indemnité journalière de l'IRS et les frais de transport pour lesquels il est difficile d'obtenir une preuve officielle de paiement, comme les taxis. , métros et bus. En général, on s'attend à ce que les fonds de remboursement excédentaires soient restitués à l'employeur dans les 120 jours suivant leur versement.

Points forts

  • Les r√©gimes comptables ne sont pas assujettis √† l'imp√īt, car ils ne sont pas consid√©r√©s comme une forme d'indemnisation des accidents du travail.

  • Les co√Ľts ne peuvent √™tre consid√©r√©s comme faisant partie d'un plan comptable que s'ils sont li√©s √† l'entreprise, d√©clar√©s avec pr√©cision et si les remboursements exc√©dentaires sont retourn√©s.

  • Si un co√Ľt rembours√© est consid√©r√© comme non imputable, il est soumis √† une taxation par l'IRS. Les fonds exc√©dentaires doivent g√©n√©ralement √™tre restitu√©s dans les 120 jours.

  • Un plan comptable est un processus de remboursement des employ√©s pour leurs co√Ľts li√©s au travail.