负责任的计划

什么是负责任的计划？

问责计划是遵循美国国税局 (IRS) 规定的计划，用于向工人报销不计入收入的业务费用。这意味着报销无需缴纳预扣税或W-2报告。但是，这些费用必须与业务相关，才能纳入负责任的计划。

负责的计划不同于不负责的计划。如果企业的报销计划不符合 IRS 对问责计划的要求，则该计划是不负责任的，费用报销被视为员工薪酬的一部分，因此需要预扣，并且必须在员工的 W-2 上报告形式。

根据美国国税局的规定，根据负责任的计划，如果费用与业务相关并且得到充分考虑，则费用将得到报销。此外，支付的超出实际成本的金额必须在指定的时间范围内退还给公司。

员工发生的与业务相关的费用可能包括旅行、餐饮、住宿、娱乐或交通等费用。员工必须在记录中充分说明费用，并在合理的时间内退还任何超额报销。

雇主无需向 IRS 提交其计划的详细信息，但他们必须能够证明他们符合责任计划的要求。

雇主通常能够使用比 IRS 公布的更严格的问责计划要求。

问责计划的要求是它们与业务相关，员工费用以合理和及时的方式向雇主充分核算，并且任何超额报销必须在合理的时间内退还给雇主。

对于被视为与业务相关的费用，它们必须（大致）满足以下要求：这些费用必须在就业过程中发生，并且任何介于个人费用和业务费用之间的费用都应适当地记为这样，在雇主和雇员之间分摊费用。

一个常见的例子是用于商务旅行的私人汽车：在这种情况下，员工可能需要计算在个人交通和与工作相关的交通过程中产生的里程，分摊成本适当地。

为了证明员工的资金与业务相关，充分的会计通常需要第三方确认。收据是第三方证明的一种常见形式，员工将使用它来证明其资金请求的合法性。

但是，此规则也有例外情况，包括低于 75 美元的非住宿费用、符合 IRS 每日津贴标准的膳食报销以及难以获得官方付款证明的交通费用，例如出租车、地铁和公共汽车。一般来说，返还超额报销资金的预期是这些资金在支付后的 120 天内退还给雇主。

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