Ansvarlig plan
Hvad er en ansvarlig plan?
En ansvarlig plan er en plan, der følger Internal Revenue Service (IRS) regler for godtgørelse af arbejdstagere for forretningsudgifter, hvor godtgørelse ikke tælles som indkomst. Det betyder, at tilbagebetalinger ikke er underlagt kildeskat eller W-2- indberetning. Disse udgifter skal dog være forretningsrelaterede for at falde ind under en ansvarlig plan.
Hvordan en ansvarlig plan fungerer
En ansvarlig plan adskiller sig fra en ikke-ansvarlig plan. Hvis en virksomheds godtgørelsesplan ikke følger IRS-kravene til en ansvarlig plan, er planen ikke-ansvarlig, og godtgørelse for udgifter betragtes som en del af medarbejderens kompensation og er derfor underlagt tilbageholdelse og skal rapporteres på en medarbejders W-2 form.
I henhold til IRS-reglerne, i henhold til en ansvarlig plan, refunderes udgifter, hvis de er forretningsrelaterede og er tilstrækkeligt redegjort for. Derudover skal beløb, der er betalt ud over de faktiske omkostninger, returneres til virksomheden inden for en nærmere angivet tidsramme.
Forretningsrelaterede udgifter, som medarbejderne pådrager sig, kan omfatte ting som rejser, måltider, logi, underholdning eller transport. Medarbejdere er forpligtet til på passende vis at redegøre for udgifter med optegnelser og returnere enhver overskydende godtgørelse inden for en rimelig periode.
Arbejdsgivere er ikke forpligtet til at indsende detaljerne i deres plan til IRS, men de skal være i stand til at demonstrere, at de opfylder kravene i en ansvarlig plan.
Arbejdsgivere er ofte i stand til at bruge strengere krav til ansvarlig plan, end der er udsendt af IRS.
Krav til en ansvarlig plan
Kravene til en ansvarlig plan er, at de er forretningsrelaterede, at medarbejderudgifter er tilstrækkeligt afregnet til deres arbejdsgiver på en rimelig og rettidig måde, og at enhver overskydende godtgørelse skal returneres til arbejdsgiveren inden for en rimelig tidsfrist.
For at udgifter kan betragtes som forretningsrelaterede, skal de (løst) opfylde følgende krav: at omkostningerne skal afholdes i løbet af ansættelsen, og at enhver udgift, der blander sig mellem en personlig udgift og en virksomhedsudgift, er korrekt bogført som såsom at dele udgiften mellem arbejdsgiver og lønmodtager.
Et almindeligt eksempel er en personlig bil, der bruges til forretningsrejser: i et sådant tilfælde kan en medarbejder forventes at redegøre for de miles, der blev påløbet i løbet af deres personlige transport og arbejdsrelateret transport, og opdele omkostningerne passende.
Tilstrækkelig regnskabsføring er typisk underlagt tredjepartsbekræftelse med det formål at bevise, at medarbejdernes midler var forretningsrelaterede. Kvitteringer er en almindelig form for tredjepartsdokumentation, som medarbejdere vil bruge til at bevise legitimiteten af deres finansieringsanmodninger.
Der er dog undtagelser fra denne regel, herunder tilfælde af udgifter til ikke-logi, der beløber sig til mindre end $75, måltidsgodtgørelse, der falder inden for IRS-dagpengestandarder, og transportomkostninger, for hvilke det er vanskeligt at få et officielt bevis for betaling, såsom taxaer , undergrundsbaner og busser. Generelt er forventningen til tilbagebetaling af overskydende refusionsmidler, at sådanne midler returneres til arbejdsgiveren inden for 120 dage efter deres udbetaling.
##Højdepunkter
Regnskabspligtige planer er ikke underlagt beskatning, da de ikke betragtes som en form for arbejdskompensation.
Omkostninger kan kun betragtes som en del af en ansvarlig plan, hvis de er forretningsrelaterede, nøjagtigt rapporteret, og hvis overskydende godtgørelser returneres.
Hvis en tilbagebetalt omkostning anses for ikke-ansvarlig, så er den underlagt beskatning af IRS. Overskydende midler skal normalt returneres inden for 120 dage.
En ansvarlig plan er en proces med at godtgøre medarbejderne deres arbejdsrelaterede omkostninger.
