Vastuullinen suunnitelma

Mikä on vastuullinen suunnitelma?

Vastuullinen suunnitelma on suunnitelma, joka noudattaa Internal Revenue Servicen (IRS) säännöksiä työntekijöiden yrityskulujen korvaamisesta, jossa korvauksia ei lasketa tuloiksi. Tämä tarkoittaa, että hyvityksistä ei peritä lähdeveroa tai W-2- raportointia. Näiden kulujen on kuitenkin liityttävä liiketoimintaan, jotta ne kuuluvat vastuullisen suunnitelman piiriin.

Kuinka vastuullinen suunnitelma toimii

Vastuullinen suunnitelma eroaa ei-kirjanpitosuunnitelmasta. Jos yrityksen korvaussuunnitelma ei noudata verovelvollisen suunnitelman IRS:n vaatimuksia, suunnitelma ei ole tilivelvollinen, ja kulukorvaus katsotaan osaksi työntekijän korvausta, joten se on pidätettävä ja se on raportoitava työntekijän W-2:ssa. muodossa.

Verohallinnon sääntöjen mukaan vastuullisen suunnitelman mukaan kulut korvataan, jos ne liittyvät liiketoimintaan ja niistä on asianmukaisesti kirjanpidossa. Lisäksi maksetut todelliset kustannukset ylittävät summat on palautettava yritykselle tietyn ajan kuluessa.

Työntekijöille aiheutuviin liiketoimintaan liittyviin kuluihin voivat kuulua esimerkiksi matkat, ateriat, majoitus, viihde tai kuljetus. Työntekijöiden on kirjattava kulut asianmukaisesti ja palautettava mahdolliset ylimääräiset korvaukset kohtuullisen ajan kuluessa.

Työnantajien ei tarvitse toimittaa suunnitelmansa tietoja IRS:lle, mutta heidän on pystyttävä osoittamaan, että he täyttävät vastuullisen suunnitelman vaatimukset.

Työnantajat voivat usein käyttää tiukempia tilivelvollisia suunnitelmavaatimuksia kuin IRS:n ilmoittama.

Vastuullisen suunnitelman vaatimukset

Vastuullisen suunnitelman edellytyksenä on, että ne liittyvät liiketoimintaan, että työntekijöiden kulut on asianmukaisesti kirjattu työnantajalleen kohtuullisesti ja oikea-aikaisesti ja että mahdolliset ylimääräiset korvaukset on palautettava työnantajalle kohtuullisessa ajassa.

Jotta kulut katsottaisiin liiketoimintaan liittyviksi, niiden on täytettävä (löyhästi) seuraavat vaatimukset: että kustannukset on syntyneet työsuhteen aikana ja että kaikki henkilökohtaisen kulun ja yrityskulun välillä sekoittuvat kulut on asianmukaisesti kirjattu kuten kulujen jakaminen työnantajan ja työntekijän kesken.

Yleinen esimerkki on henkilöauto, jota käytetään työmatkoilla: tällöin työntekijän voidaan odottaa ottavan huomioon henkilökohtaisen kuljetuksen ja työmatkakuljetuksen aikana kertyneet kilometrit jakaen kustannukset. asianmukaisesti.

Asianmukainen kirjanpito edellyttää yleensä kolmannen osapuolen vahvistusta sen osoittamiseksi, että työntekijöiden varat liittyivät liiketoimintaan. Kuitit ovat yleinen kolmannen osapuolen todisteiden muoto, jota työntekijät käyttävät todistaakseen rahoituspyyntöjensä laillisuuden.

Tästä säännöstä on kuitenkin poikkeuksia, mukaan lukien tapaukset, joissa majoituskustannukset ovat alle 75 dollaria, IRS:n päivärahastandardien mukainen ateriakorvaus ja kuljetuskustannukset, joiden osalta virallisen maksutositteen saaminen on vaikeaa, kuten taksit. , metrot ja linja-autot. Yleensä ylimääräisten korvausvarojen palauttamisen edellytyksenä on, että ne palautetaan työnantajalle 120 päivän kuluessa niiden maksamisesta.

##Kohokohdat

• Vastuullisia suunnitelmia ei veroteta, koska niitä ei pidetä työntekijöiden korvauksena.

• Kustannuksia voidaan pitää osana vastuullista suunnitelmaa vain, jos ne liittyvät liiketoimintaan, ne on raportoitu tarkasti ja jos ylimääräiset korvaukset palautetaan.

• Jos hyvitettyä kulua ei pidetä tilivelvollisena, se on verotuksen alainen IRS:n toimesta. Ylimääräiset varat on yleensä palautettava 120 päivän kuluessa.

• Vastuullinen suunnitelma on prosessi, jossa työntekijöille korvataan heidän työhön liittyvät kulut.