Rechenschaftspflichtiger Plan

Was ist ein verantwortungsvoller Plan?

Ein Accountable Plan ist ein Plan, der den Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) für die Erstattung von Arbeitnehmern für Geschäftsausgaben folgt, bei denen die Erstattung nicht als Einkommen gezählt wird. Dies bedeutet, dass Erstattungen nicht der Quellensteuer oder W-2- Meldung unterliegen. Diese Ausgaben müssen jedoch geschäftsbezogen sein, um unter einen verantwortungsvollen Plan zu fallen.

Wie ein verantwortungsvoller Plan funktioniert

Ein rechnungslegungspflichtiger Plan unterscheidet sich von einem nicht rechnungslegungspflichtigen Plan. Wenn der Vergütungsplan eines Unternehmens nicht den IRS-Anforderungen für einen rechnungspflichtigen Plan entspricht, ist der Plan nicht rechnungslegungspflichtig, und die Erstattung von Ausgaben wird als Teil der Vergütung des Mitarbeiters betrachtet und unterliegt daher der Einbehaltung und muss auf dem W-2 eines Mitarbeiters gemeldet werden bilden.

Gemäß den IRS-Regeln werden im Rahmen eines verantwortungsvollen Plans Ausgaben erstattet, wenn sie geschäftsbezogen sind und angemessen berücksichtigt werden. Darüber hinaus müssen über die tatsächlichen Kosten hinaus gezahlte Beträge innerhalb einer bestimmten Frist an das Unternehmen zurückgezahlt werden.

Geschäftsbezogene Ausgaben, die Mitarbeitern entstehen, können Dinge wie Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Bewirtung oder Transport umfassen. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die Ausgaben angemessen mit Aufzeichnungen abzurechnen und eine etwaige Überschusserstattung innerhalb einer angemessenen Frist zurückzuzahlen.

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die Einzelheiten ihres Plans dem IRS vorzulegen, aber sie müssen nachweisen können, dass sie die Anforderungen eines rechenschaftspflichtigen Plans erfüllen.

Arbeitgeber sind oft in der Lage, strengere Plananforderungen für die Rechenschaftspflicht anzuwenden, als vom IRS veröffentlicht werden.

Anforderungen für einen Accountable Plan

Die Anforderungen an einen rechenschaftspflichtigen Plan sind, dass sie geschäftsbezogen sind, dass Arbeitnehmerausgaben ihrem Arbeitgeber in angemessener und zeitnaher Weise angemessen in Rechnung gestellt werden und dass jede überschüssige Erstattung innerhalb eines angemessenen Zeitraums an den Arbeitgeber zurückgezahlt werden muss.

Damit Ausgaben als geschäftsbezogen gelten, müssen sie (ungefähr) die folgenden Anforderungen erfüllen: dass die Kosten im Rahmen der Beschäftigung angefallen sein müssen und dass alle Ausgaben, die zwischen einer persönlichen Ausgabe und einer geschäftlichen Ausgabe liegen, angemessen berücksichtigt werden so die Aufteilung der Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Ein gängiges Beispiel ist ein privater Pkw, der für Geschäftsreisen genutzt wird: In einem solchen Fall kann von einem Mitarbeiter erwartet werden, dass er die Kilometer, die er während seines persönlichen Transports und seines dienstlichen Transports angefallen ist, unter Aufteilung der Kosten abrechnen muss passend.

Eine angemessene Rechnungslegung unterliegt in der Regel einer Bestätigung durch Dritte, um nachzuweisen, dass die Gelder der Mitarbeiter geschäftsbezogen waren. Quittungen sind eine gängige Form der Nachweise durch Dritte, die Mitarbeiter verwenden, um die Legitimität ihrer Finanzierungsanfragen nachzuweisen.

Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel, einschließlich Fällen von Nichtunterbringungskosten, die sich auf weniger als 75 USD belaufen, Erstattung von Mahlzeiten, die den IRS-Tagesgeldstandards entsprechen, und Transportkosten, für die es schwierig ist, einen offiziellen Zahlungsnachweis zu erhalten, wie z. B. Taxis , U-Bahnen und Busse. Im Allgemeinen wird für die Rückzahlung überschüssiger Erstattungsmittel erwartet, dass diese Mittel innerhalb von 120 Tagen nach ihrer Auszahlung an den Arbeitgeber zurückgezahlt werden.

Höhepunkte

• Rechenschaftspflichtige Pläne unterliegen keiner Besteuerung, da sie nicht als eine Form der Arbeitnehmerentschädigung gelten.

• Kosten können nur dann als Teil eines verantwortungsvollen Plans betrachtet werden, wenn sie geschäftsbezogen sind, korrekt gemeldet werden und wenn überschüssige Erstattungen zurückgezahlt werden.

• Wenn erstattete Kosten als nicht nachweisbar gelten, unterliegen sie der Besteuerung durch den IRS. Überschüssige Gelder müssen in der Regel innerhalb von 120 Tagen zurückgezahlt werden.

• Ein Accountable Plan ist ein Verfahren zur Erstattung arbeitsbezogener Kosten an Mitarbeiter.