Plano responsável
O que é um plano responsável?
Um plano responsável é um plano que segue os regulamentos do Internal Revenue Service (IRS) para reembolsar trabalhadores por despesas comerciais em que o reembolso não é contado como receita. Isso significa que os reembolsos não estão sujeitos a impostos retidos na fonte ou relatórios W-2 . No entanto, essas despesas devem ser relacionadas aos negócios para se enquadrarem em um plano responsável.
Como funciona um plano responsável
Um plano responsável difere de um plano não responsável. Se o plano de reembolso de uma empresa não seguir os requisitos do IRS para um plano responsável, o plano não é responsável e o reembolso de despesas é considerado parte da remuneração do funcionário e, portanto, está sujeito a retenção e deve ser relatado no W-2 de um funcionário Formato.
De acordo com as regras do IRS, sob um plano responsável, as despesas são reembolsadas se estiverem relacionadas ao negócio e forem adequadamente contabilizadas. Além disso, os valores pagos em excesso aos custos reais devem ser devolvidos à empresa dentro de um prazo especificado.
As despesas relacionadas aos negócios incorridas pelos funcionários podem incluir coisas como viagens, refeições, hospedagem, entretenimento ou transporte. Os funcionários são obrigados a contabilizar adequadamente as despesas com registros e devolver qualquer reembolso em excesso dentro de um período de tempo razoável.
Os empregadores não são obrigados a enviar os detalhes de seu plano ao IRS, mas devem ser capazes de demonstrar que atendem aos requisitos de um plano responsável.
Os empregadores geralmente podem utilizar requisitos de plano de prestação de contas mais rígidos do que os divulgados pelo IRS.
Requisitos para um plano responsável
Os requisitos para um plano responsável são que sejam relacionados aos negócios, que as despesas dos funcionários sejam adequadamente contabilizadas ao empregador de maneira razoável e oportuna e que qualquer reembolso excedente seja devolvido ao empregador dentro de um período de tempo razoável.
Para que as despesas sejam consideradas relacionadas aos negócios, elas devem (vagamente) atender aos seguintes requisitos: que os custos sejam incorridos no curso do emprego e que qualquer despesa que combine entre uma despesa pessoal e uma despesa comercial seja apropriadamente contabilizada como como dividir a despesa entre o empregador e o empregado.
Um exemplo comum é o de um carro pessoal usado para viagens de negócios: nesse caso, pode-se esperar que um funcionário contabiliza as milhas incorridas durante o transporte pessoal e o transporte relacionado ao trabalho, dividindo os custos adequadamente.
A contabilidade adequada geralmente está sujeita à confirmação de terceiros com o objetivo de provar que os fundos dos funcionários estavam relacionados aos negócios. Os recibos são uma forma comum de comprovação de terceiros que os funcionários usarão para provar a legitimidade de suas solicitações de financiamento.
No entanto, existem exceções a essa regra, incluindo casos de custos de não hospedagem que totalizam menos de US$ 75, reembolso de refeições que se enquadram nos padrões de diárias do IRS e custos de transporte para os quais é difícil obter um comprovante oficial de pagamento, como táxis , metrôs e ônibus. Em geral, a expectativa para a devolução dos fundos de reembolso excedentes é que esses fundos sejam devolvidos ao empregador em até 120 dias após o desembolso.
##Destaques
Os planos de prestação de contas não estão sujeitos a tributação, pois não são considerados uma forma de compensação trabalhista.
Os custos só podem ser considerados parte de um plano responsável se forem relacionados aos negócios, relatados com precisão e se os reembolsos em excesso forem devolvidos.
Se um custo reembolsado for considerado não imputável, fica sujeito a tributação pelo IRS. Os fundos em excesso geralmente devem ser devolvidos dentro de 120 dias.
Um plano responsável é um processo de reembolsar os funcionários por seus custos relacionados ao trabalho.
