Piano responsabile
Che cos'è un piano responsabile?
Un piano responsabile è un piano che segue i regolamenti dell'Internal Revenue Service (IRS) per il rimborso dei lavoratori per le spese aziendali in cui il rimborso non viene conteggiato come reddito. Ciò significa che i rimborsi non sono soggetti a ritenute d'acconto o alla rendicontazione W-2 . Tuttavia, queste spese devono essere legate all'attività commerciale per rientrare in un piano responsabile.
Come funziona un piano responsabile
Un piano responsabile è diverso da un piano non responsabile. Se il piano di rimborso di un'azienda non segue i requisiti IRS per un piano responsabile, il piano non è responsabile e il rimborso delle spese è considerato parte della retribuzione del dipendente e pertanto è soggetto a trattenuta e deve essere segnalato sul W-2 di un dipendente modulo.
Secondo le regole dell'IRS, in base a un piano responsabile, le spese vengono rimborsate se sono legate all'attività e sono adeguatamente contabilizzate. Inoltre, gli importi pagati in eccesso rispetto ai costi effettivi devono essere restituiti all'azienda entro un termine stabilito.
Le spese aziendali sostenute dai dipendenti possono includere cose come viaggi, pasti, alloggio, intrattenimento o trasporto. I dipendenti sono tenuti a contabilizzare adeguatamente le spese con registrazioni e a restituire l'eventuale rimborso in eccesso entro un ragionevole periodo di tempo.
I datori di lavoro non sono tenuti a presentare i dettagli del loro piano all'IRS, ma devono essere in grado di dimostrare di soddisfare i requisiti di un piano responsabile.
I datori di lavoro sono spesso in grado di utilizzare requisiti del piano di responsabilità più severi rispetto a quelli pubblicati dall'IRS.
Requisiti per un piano responsabile
I requisiti per un piano responsabile sono che siano legati all'attività, che le spese dei dipendenti siano adeguatamente contabilizzate al datore di lavoro in modo ragionevole e tempestivo e che qualsiasi rimborso in eccesso debba essere restituito al datore di lavoro entro un ragionevole lasso di tempo.
Affinché le spese possano essere considerate legate all'attività, devono (vagamente) soddisfare i seguenti requisiti: che i costi devono essere sostenuti nel corso del rapporto di lavoro e che qualsiasi spesa che si mescola tra una spesa personale e una spesa aziendale sia adeguatamente contabilizzata come tale, dividendo la spesa tra datore di lavoro e lavoratore.
Un esempio comune è quello di un'auto personale che viene utilizzata per viaggi di lavoro: in tal caso, ci si può aspettare che un dipendente tenga conto dei chilometri percorsi durante il trasporto personale e di lavoro, suddividendo i costi appropriatamente.
Un'adeguata contabilità è in genere soggetta alla conferma di terze parti allo scopo di dimostrare che i fondi dei dipendenti erano legati all'attività. Le ricevute sono una forma comune di prova di terze parti che i dipendenti utilizzeranno per dimostrare la legittimità delle loro richieste di finanziamento.
Tuttavia, ci sono eccezioni a questa regola, inclusi i casi di spese non di alloggio che ammontano a meno di $ 75, il rimborso del pasto che rientra negli standard IRS per diem e i costi di trasporto per i quali è difficile ottenere una prova ufficiale del pagamento, come i taxi , metropolitane e autobus. In generale, l'aspettativa per la restituzione dei fondi di rimborso in eccesso è che tali fondi siano restituiti al datore di lavoro entro 120 giorni dalla loro erogazione.
Mette in risalto
I piani contabili non sono soggetti a tassazione, in quanto non sono considerati una forma di compenso dei lavoratori.
I costi possono essere considerati parte di un piano responsabile solo se sono legati all'attività, riportati accuratamente e se i rimborsi in eccesso vengono restituiti.
Se un costo rimborsato è considerato non responsabile, è soggetto a tassazione da parte dell'IRS. I fondi in eccesso devono generalmente essere restituiti entro 120 giorni.
Un piano responsabile è un processo di rimborso dei dipendenti per i costi legati al lavoro.
