Ansvarsfull plan

Vad är en ansvarsfull plan?

En redovisningsskyldig plan är en plan som följer Internal Revenue Service (IRS) regler för att ersätta arbetstagare för affärskostnader där ersättning inte räknas som inkomst. Detta innebär att återbetalningar inte är föremål för källskatt eller W-2- rapportering. Dessa utgifter måste dock vara affärsrelaterade för att falla under en ansvarsfull plan.

Hur en ansvarsfull plan fungerar

En redovisningsskyldig plan skiljer sig från en icke redovisningsskyldig plan. Om ett företags ersättningsplan inte följer IRS-kraven för en redovisningsskyldig plan, är planen icke-ansvarig, och ersättning för utgifter anses vara en del av den anställdes ersättning och är därför föremål för innehållande och måste rapporteras på en anställds W-2 form.

Enligt IRS regler, enligt en ansvarsfull plan, är utgifter ersättning om de är affärsrelaterade och redovisas på ett adekvat sätt. Dessutom ska belopp som betalats ut över faktiska kostnader återlämnas till företaget inom en angiven tidsram.

Affärsrelaterade utgifter för anställda kan inkludera sådana saker som resor, måltider, logi, underhållning eller transport. Anställda är skyldiga att på ett adekvat sätt redovisa utgifter med register och att returnera eventuell överskjutande ersättning inom en rimlig tidsperiod.

Arbetsgivare är inte skyldiga att lämna in detaljerna om sin plan till IRS, men de måste kunna visa att de uppfyller kraven för en ansvarig plan.

Arbetsgivare kan ofta använda strängare krav på ansvarsplaner än vad som anges av IRS.

Krav för en ansvarsfull plan

Kraven för en redovisningsskyldig plan är att de är affärsrelaterade, att de anställdas utgifter redovisas på ett adekvat sätt för sin arbetsgivare på ett rimligt och i tid, och att eventuell överskjutande ersättning måste returneras till arbetsgivaren inom rimlig tid.

För att utgifter ska betraktas som affärsrelaterade måste de (löst) uppfylla följande krav: att kostnaderna måste uppkomma under anställningen, och att alla utgifter som blandas mellan en personlig utgift och en affärsutgift på lämpligt sätt redovisas som som att dela ut kostnaderna mellan arbetsgivaren och arbetstagaren.

Ett vanligt exempel är det med en personlig bil som används för affärsresor: i ett sådant fall kan en anställd förväntas redovisa de mil som åsamkats under sin personliga transport och arbetsrelaterade transporter, och dela upp kostnaderna på lämpligt sätt.

Adekvat redovisning är vanligtvis föremål för bekräftelse från tredje part i syfte att bevisa att anställdas medel var affärsrelaterade. Kvitton är en vanlig form av belägg från tredje part som anställda kommer att använda för att bevisa legitimiteten för sina finansieringsförfrågningar.

Det finns dock undantag från denna regel, inklusive fall av icke-logikostnader som uppgår till mindre än $75, måltidsersättning som faller inom IRS dagpenningsstandarder och transportkostnader för vilka det är svårt att få ett officiellt betalningsbevis, till exempel taxibilar , tunnelbanor och bussar. Generellt sett är förväntningarna på återbetalning av överskjutande ersättningsmedel att sådana medel återlämnas till arbetsgivaren inom 120 dagar efter utbetalningen.

##Höjdpunkter

– Ansvarsskyldiga planer är inte föremål för beskattning, eftersom de inte anses vara en form av arbetskompensation.

• Kostnader kan endast betraktas som en del av en ansvarig plan om de är affärsrelaterade, korrekt rapporterade och om överskjutande ersättningar returneras.

• Om en återbetald kostnad anses oansvarig, är den föremål för beskattning av IRS. Överskjutande medel måste i allmänhet returneras inom 120 dagar.

– En ansvarsfull plan är en process för att ersätta anställda för deras arbetsrelaterade kostnader.