Ábyrg áætlun
Hvað er ábyrg áætlun?
Ábyrg áætlun er áætlun sem fylgir reglum ríkisskattstjóra (IRS) um endurgreiðslu starfsmanna vegna viðskiptakostnaðar þar sem endurgreiðsla er ekki talin til tekna. Þetta þýðir að endurgreiðslur eru ekki háðar staðgreiðsluskatti eða W-2 skýrslugerð. Hins vegar verða þessi gjöld að vera viðskiptatengd til að falla undir ábyrgðaráætlun.
Hvernig ábyrg áætlun virkar
Ábyrgð áætlun er frábrugðin óábyrg áætlun. Ef endurgreiðsluáætlun fyrirtækis fylgir ekki kröfum IRS um ábyrgðaráætlun er áætlunin óábyrg og endurgreiðsla vegna kostnaðar telst hluti af bótum starfsmannsins og er því háð staðgreiðslu og verður að tilkynna það á W-2 starfsmanns. formi.
Samkvæmt reglum IRS, samkvæmt ábyrgðaráætlun, eru útgjöld endurgreidd ef þau eru viðskiptatengd og nægjanlega gerð grein fyrir þeim. Jafnframt ber að skila fjárhæðum sem greiddar eru umfram raunkostnað til félagsins innan tiltekins tímamarks.
Viðskiptatengdur kostnaður sem starfsmenn stofna til geta falið í sér hluti eins og ferðalög, máltíðir, gistingu, skemmtun eða flutninga. Starfsmönnum ber að gera nægjanlega grein fyrir útgjöldum með skrám og skila umfram endurgreiðslu innan hæfilegs tíma.
Vinnuveitendur þurfa ekki að leggja fram upplýsingar um áætlun sína til IRS, en þeir verða að geta sýnt fram á að þeir uppfylli kröfur ábyrgðaráætlunar.
Vinnuveitendur geta oft nýtt sér strangari kröfur um ábyrgðaráætlun en IRS hefur sett fram.
Kröfur um ábyrga áætlun
Skilyrði fyrir ábyrgðaráætlun eru að þau séu viðskiptatengd, að útgjöld starfsmanna séu nægjanlega færð fyrir vinnuveitanda á sanngjarnan og tímanlegan hátt og að umfram endurgreiðslu verði skilað til vinnuveitanda innan hæfilegs tíma.
Til þess að útgjöld teljist viðskiptatengd verða þau (lauslega) að uppfylla eftirfarandi kröfur: að kostnaður verði að falla til í starfi og að hvers kyns kostnaður sem blandar saman persónulegum kostnaði og viðskiptakostnaði sé færður á viðeigandi hátt sem eins og að skipta kostnaði á milli vinnuveitanda og launþega.
Algengt dæmi er persónulegur bíll sem notaður er í viðskiptaferðum: í slíku tilviki má ætla að starfsmaður geri grein fyrir þeim mílum sem þeir hafa fallið á meðan á persónulegum flutningum og vinnutengdum flutningum stóð, skipti kostnaði viðeigandi.
Fullnægjandi bókhald er venjulega háð staðfestingu þriðja aðila í þeim tilgangi að sanna að fjármunir starfsmanna hafi verið viðskiptatengdir. Kvittanir eru algengt form sönnunargagna frá þriðja aðila sem starfsmenn munu nota til að sanna réttmæti fjármögnunarbeiðna sinna.
Hins vegar eru undantekningar frá þessari reglu, þar á meðal tilvik um kostnað sem ekki er gisting sem nemur minna en $75, máltíðarendurgreiðslu sem fellur undir IRS dagpeningastaðla og flutningskostnað sem erfitt er að fá opinbera sönnun fyrir greiðslu fyrir, svo sem leigubíla , neðanjarðarlestir og rútur. Almennt er gert ráð fyrir því að umframgreiðslur skili sér til launagreiðanda innan 120 daga frá útgreiðslu þeirra.
##Hápunktar
Ábyrgðaráætlanir eru ekki skattskyldar, þar sem þær eru ekki taldar eins konar bætur starfsmanna.
Kostnaður getur aðeins talist hluti af ábyrgðaráætlun ef hann er viðskiptatengdur, nákvæmlega greindur og ef umfram endurgreiðslur eru skilaðar.
Ef endurgreiddur kostnaður er talinn óábyrgur, þá er hann skattlagður af IRS. Umframfé verður að jafnaði að skila innan 120 daga.
Ábyrg áætlun er ferli til að endurgreiða starfsmönnum vinnutengdan kostnað þeirra.
