Plan non responsable
Qu'est-ce qu'un plan non comptable ?
La TaxCuts and Jobs Act (TCJA) de 2017 a éliminé les déductions détaillées pour les employés qui engagent des dépenses non remboursées pour les activités de l'entreprise de 2018 à 2025. Auparavant , les employés pouvaient déduire les dépenses personnelles pour des choses comme le nettoyage des uniformes et les frais des organisations professionnelles.
Les entreprises peuvent compenser la perte de cette déduction pour leurs salariés en mettant en place un régime non comptable, qui est un moyen d'octroyer aux salariés une indemnité pour frais professionnels ou déplacements qui n'a pas à être justifiée auprès d'un employeur.
L'argent fourni aux employés dans le cadre d'un plan non responsable est considéré comme un revenu imposable et doit apparaître sur le W-2 de l'employé.
Aussi connus sous le nom de régime d'allocation, les régimes non responsables diffèrent des régimes responsables en ce que ce dernier oblige les employés à fournir une comptabilité adéquate pour recevoir un remboursement. Étant donné que l'argent reçu par les employés dans le cadre d'un plan responsable est destiné au remboursement de l'argent dépensé pour des dépenses liées à l'entreprise, il n'est pas imposable .
Comment fonctionne le plan non responsable
Alors que l'argent donné aux employés dans le cadre d'un plan non responsable est censé être dépensé pour des dépenses professionnelles, telles que des voyages, des repas ou des divertissements, le bénéficiaire peut le dépenser comme il l'entend. Par exemple, si un employeur devait donner à un employé 500 $ pour couvrir le coût des repas lors d'un voyage d'affaires, dans le cadre d'un plan non responsable, l'employé pourrait manger des aliments bon marché pour chaque repas et empocher les économies.
En ce qui concerne l'Internal Revenue Service (IRS), cependant, c'est une compensation qui est versée en plus du salaire ou des salaires. En tant que tel, il est imposé comme un revenu. Les employeurs peuvent utiliser un plan non comptable pour certains postes de dépenses et un plan comptable pour d'autres dépenses .
Plan non responsable : dépenses et taxes
Toute dépense de dépenses liées à l'entreprise dans un plan non comptable peut être réclamée en tant que déduction détaillée diverse par le destinataire sur son formulaire 1040. Ces dépenses sont soumises à une limite de 2 % qui stipule que les déclarants qui détaillent ne peuvent déduire que la partie des dépenses qui dépasse 2 % de leur revenu brut ajusté (AGI).
Selon les règles de l'IRS, les dépenses doivent être à la fois ordinaires et nécessaires pour être déductibles ; sinon, l'IRS peut les refuser ou les considérer comme "somptueux" et également ne pas les autoriser, bien que cela soit rarement appliqué .
Dans le contexte des plans non responsables, "ordinaire et nécessaire" a une définition plus laxiste selon le contexte. "Ordinaire" signifie simplement quelque chose qui est généralement nécessaire dans le fonctionnement d'une entreprise. « Nécessaire » signifie simplement qu'un élément est approprié et utile dans le fonctionnement d'une entreprise .
Plan non comptable vs plan responsable
Dans un plan responsable, l'employé doit justifier de la dépense et de son objectif, de son montant et du fait qu'elle a été engagée dans le cadre de l'activité commerciale de l'entreprise. Les dépenses comptables du régime ne sont pas considérées comme un revenu imposable. Toute avance non utilisée doit être restituée à l'entreprise en temps opportun (comme spécifié par l'IRS).
Points forts
Les entreprises qui souhaitent continuer à donner à leurs employés les moyens de payer des dépenses telles que le nettoyage des uniformes ou les cotisations à une organisation professionnelle peuvent mettre en place un plan responsable ou non responsable.
Un plan non comptable est utile pour les entreprises qui ne souhaitent pas pré-autoriser les dépenses des employés.
Auparavant, les employés pouvaient déduire les dépenses liées à l'entreprise de leurs impôts, mais la loi sur les réductions d'impôts et l'emploi a éliminé ces déductions détaillées jusqu'en 2025 au moins .
