Plan responsable
¿Qué es un plan responsable?
Un plan contable es un plan que sigue las normas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para reembolsar a los trabajadores los gastos comerciales en los que el reembolso no se cuenta como ingreso. Esto significa que los reembolsos no están sujetos a retención de impuestos o informes W-2 . Sin embargo, estos gastos deben estar relacionados con el negocio para que se incluyan en un plan contable.
Cómo funciona un plan responsable
Un plan contable difiere de un plan no contable. Si el plan de reembolso de una empresa no cumple con los requisitos del IRS para un plan contable, el plan no es contable y el reembolso de los gastos se considera parte de la compensación del empleado y, por lo tanto, está sujeto a retención y debe informarse en el formulario W-2 del empleado. forma.
De acuerdo con las reglas del IRS, bajo un plan contable, los gastos se reembolsan si están relacionados con el negocio y se contabilizan adecuadamente. Además, las cantidades pagadas por encima de los costos reales deben devolverse a la empresa dentro de un plazo especÃfico.
Los gastos relacionados con el negocio incurridos por los empleados pueden incluir cosas como viajes, comidas, alojamiento, entretenimiento o transporte. Los empleados deben contabilizar adecuadamente los gastos con registros y devolver cualquier reembolso en exceso dentro de un perÃodo de tiempo razonable.
Los empleadores no están obligados a presentar los detalles de su plan al IRS, pero deben poder demostrar que cumplen con los requisitos de un plan responsable.
Los empleadores a menudo pueden utilizar requisitos de planes contables más estrictos que los publicados por el IRS.
Requisitos para un plan responsable
Los requisitos para un plan contable son que estén relacionados con el negocio, que los gastos de los empleados se contabilicen adecuadamente a su empleador de manera razonable y oportuna, y que cualquier reembolso en exceso debe devolverse al empleador dentro de un perÃodo de tiempo razonable.
Para que los gastos se consideren relacionados con el negocio, deben cumplir (en términos generales) los siguientes requisitos: que los costos se incurran en el curso del empleo y que cualquier gasto que se mezcle entre un gasto personal y un gasto comercial se contabilice adecuadamente como tal, dividiendo el gasto entre el empleador y el empleado.
Un ejemplo común es el de un automóvil personal que se usa para viajes de negocios: en tal caso, se puede esperar que un empleado rinda cuentas de las millas incurridas durante el curso de su transporte personal y transporte relacionado con el trabajo, dividiendo los costos adecuadamente.
La contabilidad adecuada generalmente está sujeta a la confirmación de un tercero con el fin de probar que los fondos de los empleados estaban relacionados con el negocio. Los recibos son una forma común de verificación de terceros que los empleados utilizarán para demostrar la legitimidad de sus solicitudes de financiación.
Sin embargo, hay excepciones a esta regla, incluidos los casos de costos no relacionados con el alojamiento que ascienden a menos de $75, el reembolso de comidas que se encuentra dentro de los estándares de viáticos del IRS y los costos de transporte para los cuales es difÃcil obtener un comprobante oficial de pago, como los taxis. , subterráneos y autobuses. En general, la expectativa para la devolución de los fondos de reembolso en exceso es que dichos fondos se devuelvan al empleador dentro de los 120 dÃas posteriores a su desembolso.
Reflejos
Los planes contables no están sujetos a impuestos, ya que no se consideran una forma de compensación para trabajadores.
Los costos solo se pueden considerar parte de un plan contable si están relacionados con el negocio, se informan con precisión y si se devuelven los reembolsos en exceso.
Si un costo reembolsado se considera no contabilizable, entonces está sujeto a impuestos por parte del IRS. Los fondos en exceso generalmente deben devolverse dentro de los 120 dÃas.
Un plan contable es un proceso de reembolso a los empleados por sus costos relacionados con el trabajo.
