Odpowiedzialny plan

Co to jest plan rozliczalny?

Plan rozliczalny to plan zgodny z przepisami Urzędu Skarbowego (IRS) dotyczący zwrotu pracownikom kosztów biznesowych, w którym zwrot nie jest liczony jako dochód. Oznacza to, że zwroty nie podlegają podatkowi u źródła ani sprawozdawczości W-2 . Jednak wydatki te muszą być związane z działalnością gospodarczą, aby podlegały rozliczanemu planowi.

Jak działa plan rozliczalny

Plan rozliczalny różni się od planu nieobjętego odpowiedzialnością. Jeśli plan zwrotu kosztów firmy nie jest zgodny z wymogami IRS dotyczącymi planu rozliczalnego, plan jest nieodpowiedzialny, a zwrot wydatków jest uważany za część wynagrodzenia pracownika, a zatem podlega potrąceniu i musi być zgłaszany na W-2 pracownika Formularz.

Zgodnie z zasadami IRS, w ramach planu rozliczalnego, wydatki podlegają zwrotowi, jeśli są związane z działalnością gospodarczą i są odpowiednio rozliczone. Ponadto wpłacone kwoty przekraczające rzeczywiste koszty muszą zostać zwrócone firmie w określonym terminie.

Wydatki związane z działalnością gospodarczą ponoszone przez pracowników mogą obejmować podróże, posiłki, zakwaterowanie, rozrywkę lub transport. Pracownicy są zobowiązani do odpowiedniego rozliczania wydatków z dokumentacją oraz do zwrotu wszelkich nadwyżek zwrotów w rozsądnym terminie.

Pracodawcy nie są zobowiązani do przekazywania szczegółów swojego planu do IRS, ale muszą być w stanie wykazać, że spełniają wymagania planu rozliczalnego.

Pracodawcy często są w stanie zastosować bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące planu rozliczalności niż te, które są ogłaszane przez IRS.

Wymagania dotyczące planu odpowiedzialnego

Wymogi dotyczące planu rozliczalnego są takie, że są one związane z działalnością gospodarczą, wydatki pracowników są odpowiednio rozliczane z pracodawcą w rozsądny i terminowy sposób, a wszelkie nadwyżki zwrotu muszą zostać zwrócone pracodawcy w rozsądnym terminie.

Aby wydatki można było uznać za związane z działalnością gospodarczą, muszą (luźno) spełniać następujące wymagania: koszty muszą zostać poniesione w trakcie zatrudnienia oraz że wszelkie wydatki, które łączą się z wydatkami osobistymi i biznesowymi, są odpowiednio rozliczane jako takie jak podział wydatków między pracodawcę i pracownika.

Typowym przykładem jest samochód osobowy używany do podróży służbowych: w takim przypadku pracownik może rozliczyć się z mil naliczonych podczas transportu osobistego i związanego z pracą, dzieląc koszty odpowiednio.

Prawidłowa księgowość jest zwykle przedmiotem potwierdzenia przez stronę trzecią w celu udowodnienia, że środki pracowników były związane z działalnością gospodarczą. Paragony są powszechną formą dowodu strony trzeciej, którą pracownicy będą wykorzystywać w celu udowodnienia zasadności swoich wniosków o finansowanie.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, w tym przypadki kosztów niezwiązanych z noclegiem, które wynoszą mniej niż 75 USD, zwrot kosztów posiłków mieszczący się w normach IRS na dietę oraz koszty transportu, w przypadku których uzyskanie oficjalnego dowodu wpłaty jest trudne, np. taksówki , metro i autobusy. Ogólnie rzecz biorąc, oczekiwanie na zwrot nadwyżek środków na zwrot środków polega na tym, że takie środki zostaną zwrócone pracodawcy w ciągu 120 dni od ich wypłaty.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Plany rozliczalne nie podlegają opodatkowaniu, ponieważ nie są uważane za formę rekompensaty pracowniczej.

• Koszty można uznać za część planu rozliczalnego tylko wtedy, gdy dotyczą one działalności biznesowej, są dokładnie zgłoszone i jeśli zwracane są nadwyżki.

• Jeśli zwrócony koszt zostanie uznany za nieodpowiadający, podlega opodatkowaniu przez IRS. Nadwyżki środków muszą być z reguły zwrócone w ciągu 120 dni.

• Plan rozliczalny to proces zwracania pracownikom kosztów związanych z pracą.